PAGE就業(yè)局檔案管理制度范本一、總則（一）目的為了加強(qiáng)就業(yè)局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在就業(yè)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于就業(yè)局各科室、下屬事業(yè)單位及全體工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案由就業(yè)局綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，任何科室和個(gè)人不得擅自留存、銷毀檔案。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映就業(yè)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.完整系統(tǒng)原則：保證檔案的齊全完整，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，形成系統(tǒng)的檔案體系。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定和銷毀就業(yè)局各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.積極開發(fā)檔案信息資源，為就業(yè)工作提供檔案利用服務(wù)，編制檔案檢索工具和參考資料。4.指導(dǎo)各科室和下屬事業(yè)單位的檔案工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。5.做好檔案庫房的管理工作，配備必要的設(shè)施設(shè)備，確保檔案存放環(huán)境符合要求。（二）各科室及下屬事業(yè)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室及下屬事業(yè)單位在工作中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料齊全完整。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室及下屬事業(yè)單位檔案工作的日常管理，按照規(guī)定時(shí)間將整理好的檔案移交綜合檔案室。3.配合綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，保證檔案整理規(guī)范、排列有序。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。4.積極開展檔案利用工作，熱情接待查閱、借閱檔案的人員，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，及時(shí)提供所需檔案。5.嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，確保檔案信息安全。6.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)備的維護(hù)和管理，保證設(shè)備正常運(yùn)行。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與就業(yè)工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本局制定的各類政策文件、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.就業(yè)工作中形成的各類業(yè)務(wù)檔案，包括就業(yè)登記、失業(yè)登記、職業(yè)介紹、職業(yè)培訓(xùn)、創(chuàng)業(yè)扶持等方面的材料。4.本局召開的各類會(huì)議的文件、記錄、紀(jì)要等。5.本局工作人員在工作中形成的重要文件、報(bào)告、調(diào)研材料等。6.本局與其他單位簽訂的合同、協(xié)議等文件。7.反映本局工作活動(dòng)的照片、音像等資料。8.其他與就業(yè)工作有關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各科室及下屬事業(yè)單位應(yīng)及時(shí)將工作中形成的文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造。3.對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行初步整理，剔除無關(guān)的材料，確保材料的真實(shí)性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的規(guī)范要求，便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、編號(hào)、日期、保管期限等內(nèi)容。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)明檔案的類別、編號(hào)等信息。四、檔案的保管（一）庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地點(diǎn)。2.庫房面積應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量和未來發(fā)展需要合理確定，保證檔案有足夠的存放空間。3.庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防盜報(bào)警設(shè)備等，確保檔案保管環(huán)境安全可靠。（二）檔案存放1.按照檔案的分類和編號(hào)順序，將檔案整齊排列在檔案架上，便于查找和管理。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于定期鑒定和銷毀。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)選擇安全可靠的設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）庫房管理1.建立庫房管理制度，明確庫房管理人員的職責(zé)和工作流程。2.庫房管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，如有問題及時(shí)處理。3.保持庫房清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、害蟲等對(duì)檔案造成損害。4.嚴(yán)格控制庫房的溫濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。5.做好庫房的安全保衛(wèi)工作，非庫房管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫房。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合就業(yè)局的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的觀點(diǎn)，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的保存價(jià)值。3.嚴(yán)格掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各科室業(yè)務(wù)骨干等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每一份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，確定其保存價(jià)值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進(jìn)行比較，分析其在內(nèi)容、形式、價(jià)值等方面的異同，確定其保存價(jià)值。3.效益評(píng)估法：從檔案對(duì)就業(yè)工作的利用價(jià)值、社會(huì)效益等方面進(jìn)行評(píng)估，確定其保存價(jià)值。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映就業(yè)局主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)就業(yè)工作有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種。凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)就業(yè)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案編制銷毀清冊，注明檔案的題名、編號(hào)、日期、保管期限等內(nèi)容。2.銷毀清冊經(jīng)就業(yè)局領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、其他單位因工作需要查閱檔案。3.公民、法人和其他組織因合法權(quán)益受到侵害，需要查閱相關(guān)檔案作為證據(jù)的。（二）利用方式1.查閱：本局工作人員可直接到綜合檔案室查閱檔案，填寫查閱登記表，經(jīng)綜合檔案室管理人員同意后，在指定地點(diǎn)查閱。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人簽字、綜合檔案室負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：對(duì)檔案內(nèi)容有特殊需要的，可申請(qǐng)復(fù)制檔案。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)制，并加蓋檔案復(fù)制專用章。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、抽取、污損、銷毀檔案。2.查閱、借閱檔案人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。如需引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室管理人員同意。3.查閱、借閱檔案人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告綜合檔案室，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立就業(yè)局檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化檔案采集1.對(duì)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.按照檔案整理的要求，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。3.將數(shù)字化檔案存儲(chǔ)到安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）檔案管理信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案的題名、編號(hào)、日期、保管期限、內(nèi)容摘要等。2.檢索功能：提供多種檢索方式，如按題名、編號(hào)、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理功能：實(shí)現(xiàn)檔案借閱的在線申請(qǐng)、審批、登記等功能，對(duì)借閱情況進(jìn)行跟蹤管理。4.統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理功能：設(shè)置用戶權(quán)限，對(duì)檔案信息進(jìn)行加密處理，防止檔案信息泄露。（四）信息化管理要求1.加強(qiáng)