PAGE體制檔案室管理制度匯編一、總則（一）目的為加強體制檔案室的管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本管理制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織體制檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：體制檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則：檔案應如實反映公司/組織的各項活動和歷史面貌。3.完整性原則：保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和資料。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，滿足公司/組織各項工作對檔案的需求。二、檔案收集（一）收集范圍1.公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.上級機關頒發(fā)的與本公司/組織有關的文件、指示、規(guī)定等。3.下級單位報送的重要文件、報告、統(tǒng)計報表等。4.公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、往來信函等。5.公司/組織內(nèi)部的規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃、總結等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案收集工作，確保檔案材料及時、準確地收集齊全。2.收集的檔案材料應保持其原始性和完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對重要的檔案材料，應及時進行備份，以防丟失。（三）收集時間1.各類文件材料應在形成后及時收集歸檔，一般應在次年上半年完成上一年度檔案的收集工作。2.對于重大活動、項目等形成的檔案，應在活動結束或項目完成后一個月內(nèi)完成收集歸檔。三、檔案整理（一）分類標準1.按照公司/組織的職能和業(yè)務范圍，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術類、產(chǎn)品類、科研項目類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、人事檔案類等十大類。2.每大類下再根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和特點進行細分，形成二級、三級類目。（二）整理方法1.文書檔案的整理：按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類、編號、編目、裝訂，編制案卷目錄。2.科技檔案的整理：按照項目、專業(yè)、階段等進行分類，建立項目檔案卷冊，編制卷內(nèi)目錄和備考表。3.會計檔案的整理：按照會計憑證、賬簿、報表等類別進行分類裝訂，編制會計檔案目錄。4.人事檔案的整理：按照干部檔案管理規(guī)定進行分類整理，建立個人檔案卷冊，編制檔案目錄。（三）整理要求1.整理后的檔案應分類清楚、編號準確、編目規(guī)范、裝訂整齊，便于保管和利用。2.檔案的分類應保持相對穩(wěn)定，確需調(diào)整時，應進行必要的說明和記錄。3.對破損、褪色的檔案材料應進行修復或復制，確保檔案的質(zhì)量。四、檔案保管（一）保管場所1.檔案室應選擇干燥、通風、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的房間作為保管場所。2.檔案室應配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等，確保檔案存放有序。（二）保管措施1.建立檔案庫房管理制度，定期對檔案庫房進行檢查和維護，確保檔案保管環(huán)境符合要求。2.對檔案進行分類存放，不同類別的檔案應分開存放，避免相互混淆。3.對重要的檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。4.定期對檔案進行清點和核對，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準確無誤。（三）安全管理1.加強檔案室的安全保衛(wèi)工作，配備必要的安全設施，如監(jiān)控設備、防盜報警裝置等。2.嚴格控制檔案室的人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入檔案室。3.制定檔案安全應急預案，定期進行演練，確保在突發(fā)情況下能夠及時有效地保護檔案安全。五、檔案鑒定（一）鑒定原則1.根據(jù)國家有關檔案鑒定的規(guī)定和標準，結合公司/組織的實際情況，對檔案進行科學、合理的鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判斷檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成，負責對檔案進行鑒定工作。（三）鑒定方法1.定期鑒定：每年對檔案進行一次全面鑒定，確定檔案的存毀。2.隨時鑒定：對已到保管期限或發(fā)現(xiàn)失去保存價值的檔案，及時進行鑒定處理。（四）鑒定標準1.對反映公司/組織主要職能活動、歷史面貌、具有重要憑證和參考價值的檔案，應予以保存。2.對保管期限已滿、確無保存價值的檔案，應按照規(guī)定進行銷毀。3.對介于兩者之間的檔案，應根據(jù)實際情況進行妥善處理。六、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等工作情況。3.檔案庫房的面積、設備設施等情況。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的各項數(shù)據(jù)進行詳細記錄。weekly/monthly/quarterly/yearlybasis.2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行匯總和分析，形成統(tǒng)計報表。（三）統(tǒng)計要求1.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應真實、準確、完整，不得虛報、瞞報、漏報。2.統(tǒng)計報表應及時報送公司/組織領導和相關部門，為檔案管理決策提供依據(jù)。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱與本公司/組織有關的檔案，須經(jīng)公司/組織領導批準。3.個人因特殊原因需要查閱本人檔案，須經(jīng)所在部門負責人同意。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應根據(jù)利用者的需求，提供相應的檔案供其查閱。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經(jīng)批準后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：利用者如需復制檔案，應填寫復制申請表，經(jīng)批準后由檔案管理人員進行復制。復制的檔案應加蓋檔案室印章，并注明用途。（三）利用要求1.利用者應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、批注等。2.利用者應嚴格遵守檔案保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。3.利用結束后，利用者應及時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時處理。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用及管理。2.提高檔案管理工作效率和服務質(zhì)量，為公司/組織各項工作提供便捷高效的檔案信息支持。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機設備、存儲設備、網(wǎng)絡設備等硬件設施，確保檔案信息化管理工作的順利開展。2.建立檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案進行數(shù)字化錄入，確保檔案信息的準確、完整。3.開發(fā)或選用適合本公司/組織的檔案信息管理軟件，實現(xiàn)檔案的分類管理、檢索查詢、借閱審批、統(tǒng)計分析等功能。4.加強檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶權限管理等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.定期對檔案信息進行維護和更新，保證檔案數(shù)據(jù)的時效性和準確性。3.加強對檔案信息化管理工作的數(shù)