PAGE勞動者建立檔案管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范本公司/組織勞動者檔案的管理，確保檔案資料的真實(shí)、完整、安全和有效利用，維護(hù)勞動者的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織全體勞動者檔案的管理，包括在職員工、離職員工以及退休員工等各類人員的檔案。（三）管理原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映勞動者的實(shí)際情況，保證信息的準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露，保護(hù)勞動者隱私。4.規(guī)范有序原則：建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程，保證檔案管理工作有條不紊地進(jìn)行。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.身份證復(fù)印件：清晰反映勞動者的姓名、性別、出生日期、民族、住址等基本身份信息。2.學(xué)歷證書復(fù)印件：包括最高學(xué)歷的畢業(yè)證書、學(xué)位證書等，證明勞動者的教育背景。3.職業(yè)資格證書復(fù)印件：如專業(yè)技能證書、從業(yè)資格證書等，體現(xiàn)勞動者的專業(yè)能力和資質(zhì)。（二）入職相關(guān)材料1.入職申請表：詳細(xì)記錄勞動者的求職意向、工作經(jīng)歷、聯(lián)系方式等信息，作為入職的初始資料。2.勞動合同：明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，是勞動關(guān)系的重要依據(jù)。3.入職體檢報(bào)告：確保勞動者身體健康，符合崗位工作要求。（三）工作經(jīng)歷記錄1.工作履歷表：按時(shí)間順序記錄勞動者在本公司/組織及其他單位的工作經(jīng)歷，包括職位、工作時(shí)間、工作職責(zé)等。2.績效考核記錄：反映勞動者在各考核周期內(nèi)的工作表現(xiàn)和業(yè)績情況。3.培訓(xùn)記錄：記錄勞動者參加的各類內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)課程及培訓(xùn)成果。（四）薪酬福利相關(guān)1.工資發(fā)放記錄：包含每月工資條、獎金發(fā)放明細(xì)等，體現(xiàn)勞動者的收入情況。2.社保繳納記錄：詳細(xì)記錄公司/組織為勞動者繳納社會保險(xiǎn)的情況，包括險(xiǎn)種、繳費(fèi)基數(shù)、繳費(fèi)時(shí)間等。3.福利享受記錄：如年假、病假、婚假、產(chǎn)假等各類假期的申請和批準(zhǔn)記錄，以及其他福利的發(fā)放情況。（五）獎懲記錄1.獎勵記錄：記錄勞動者獲得的公司/組織內(nèi)部獎勵、上級表彰、社會榮譽(yù)等情況，包括獎勵名稱、頒發(fā)時(shí)間、獎勵原因等。2.處罰記錄：記載勞動者因違反公司/組織規(guī)章制度而受到的警告、罰款、降職、辭退等處罰情況，包括處罰事由、處罰依據(jù)、處罰時(shí)間等。（六）離職相關(guān)材料1.離職申請表：勞動者提出離職申請時(shí)填寫的表格，說明離職原因、離職時(shí)間等信息。2.離職交接清單：記錄勞動者離職時(shí)與公司/組織各部門的工作交接情況，確保工作順利過渡。3.離職證明：由公司/組織出具的證明勞動者已與本單位解除勞動關(guān)系的文件。三、檔案建立與收集（一）建立流程1.新員工入職時(shí)，人力資源部門負(fù)責(zé)發(fā)放入職檔案材料清單，告知員工需要提交的各類資料，并指導(dǎo)員工填寫相關(guān)表格。2.員工應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將個(gè)人基本信息、學(xué)歷證書、職業(yè)資格證書等材料提交至人力資源部門。人力資源部門對提交的材料進(jìn)行初步審核，確保材料真實(shí)、完整。3.對于入職申請表、勞動合同等入職相關(guān)材料，由人力資源部門按照規(guī)定流程辦理簽署手續(xù)，并及時(shí)歸檔。4.員工入職后，所在部門負(fù)責(zé)收集其工作經(jīng)歷記錄、績效考核記錄、培訓(xùn)記錄等資料，并定期整理后移交至人力資源部門。5.薪酬福利部門負(fù)責(zé)提供工資發(fā)放記錄、社保繳納記錄等薪酬福利相關(guān)材料，按時(shí)送交人力資源部門歸檔。6.行政部門負(fù)責(zé)收集員工的獎懲記錄，并及時(shí)反饋給人力資源部門進(jìn)行整理歸檔。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保資料收集的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.收集的檔案資料應(yīng)原件清晰、完整，復(fù)印件需注明“與原件一致”并加蓋公司/組織公章或相關(guān)部門印章。3.對于電子文檔形式的檔案資料，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、檔案整理與分類（一）整理原則1.按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和類別進(jìn)行分類整理，便于查找和管理。2.遵循檔案形成的時(shí)間順序，保持檔案的連貫性和系統(tǒng)性。3.對每份檔案資料進(jìn)行編號，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。（二）分類方法1.個(gè)人基本信息類：按照身份證號碼順序排列，將身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、職業(yè)資格證書復(fù)印件等資料依次裝訂在一起。2.入職相關(guān)材料類：按照入職時(shí)間順序排列，將入職申請表、勞動合同、入職體檢報(bào)告等資料整理成冊。3.工作經(jīng)歷記錄類：按照工作時(shí)間先后順序，將工作履歷表、績效考核記錄、培訓(xùn)記錄等資料分類存放。4.薪酬福利相關(guān)類：按照時(shí)間順序，將工資發(fā)放記錄、社保繳納記錄、福利享受記錄等資料整理歸檔。5.獎懲記錄類：將獎勵記錄和處罰記錄分別整理，按照時(shí)間順序排列。6.離職相關(guān)材料類：按照離職時(shí)間順序，將離職申請表、離職交接清單、離職證明等資料整理保存。（三）檔案編號規(guī)則1.檔案編號采用數(shù)字編碼方式，共[X]位數(shù)字。2.前[X]位數(shù)字表示檔案類別代碼，具體如下：01：個(gè)人基本信息類02：入職相關(guān)材料類03：工作經(jīng)歷記錄類04：薪酬福利相關(guān)類05：獎懲記錄類06：離職相關(guān)材料類3.中間[X]位數(shù)字表示年份，如2023年表示為23。4.后[X]位數(shù)字為順序號，從0001開始依次遞增，用于區(qū)分同一類別、同一年份的不同檔案。例如，編號為01230010的檔案表示個(gè)人基本信息類檔案，形成于2023年，是該類別該年份的第10份檔案。五、檔案存儲與保管（一）存儲方式1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案存儲設(shè)備，如檔案柜、貨架、防潮箱等，確保檔案存放安全、有序。2.檔案應(yīng)按照類別、年份、編號順序依次存放，便于查找和管理。3.對于電子檔案，應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜范圍內(nèi)，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)措施。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。4.對檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，提高其檔案管理知識和技能，確保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.勞動者本人有權(quán)查閱自己的檔案，但應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，填寫查閱申請表。2.公司/組織內(nèi)部因工作需要查閱檔案的，應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)。查閱內(nèi)容應(yīng)僅限于與工作相關(guān)的部分，不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.外部單位因工作需要查閱檔案的，必須持有單位介紹信，并經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案管理部門應(yīng)指定專人陪同查閱，查閱過程中不得將檔案帶離指定場所，不得擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。（二）借閱流程1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱原因、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后將檔案借出，并在借閱登記本上記錄借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。如需復(fù)印檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如因工作需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）查閱與借閱記錄檔案管理部門應(yīng)建立查閱與借閱記錄臺賬，詳細(xì)記錄查閱與借閱的時(shí)間、人員、檔案名稱、查閱內(nèi)容、借閱期限等信息。查閱與借閱記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.對涉及勞動者個(gè)人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密。檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.限制檔案查閱和借閱范圍，嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行操作，防止檔案信息泄露。3.在檔案整理、存儲、傳輸?shù)冗^程中，采取加密、備份等技術(shù)手段，確保檔案信息的安全。4.對檔案庫房安裝監(jiān)控設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)控檔案庫房的情況，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全防范措施，配備必要的消防器材、防盜設(shè)備等，確保檔案庫房的安全。2.定期對檔案存儲設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致檔案損壞或丟失。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確在火災(zāi)、水災(zāi)、地震等突發(fā)事件發(fā)生時(shí)的應(yīng)急處置措施，確保檔案能夠得到及時(shí)有效的保護(hù)。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案超過保存期限且已無保存價(jià)值的，可進(jìn)行銷毀。2.因公司/組織改制、重組等原因，需要對部分檔案進(jìn)行清理銷毀的，應(yīng)按照規(guī)定程序辦理。3.檔案因保管不善等原因造成損壞、丟失，無法修復(fù)或查找的，經(jīng)批準(zhǔn)后可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行清查，確定需要銷毀的檔案清單，并填寫檔案銷毀申請表，注明檔案名稱、編號、形成時(shí)間、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用合適的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保