PAGE船廠質(zhì)檢部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)船廠質(zhì)檢部檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于船廠質(zhì)檢部在工作中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：質(zhì)檢部檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映質(zhì)檢工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：對(duì)涉及船廠機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.質(zhì)量體系文件類：包括質(zhì)量管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等。2.質(zhì)檢報(bào)告類：各類產(chǎn)品的質(zhì)檢報(bào)告、檢驗(yàn)記錄等。3.設(shè)備儀器檔案類：質(zhì)檢設(shè)備、儀器的采購(gòu)合同、使用說(shuō)明書(shū)、維護(hù)記錄等。4.人員資質(zhì)檔案類：質(zhì)檢人員的資質(zhì)證書(shū)、培訓(xùn)記錄、考核檔案等。5.外來(lái)文件類：上級(jí)部門、客戶等發(fā)來(lái)的與質(zhì)檢工作相關(guān)的文件。6.其他檔案類：如會(huì)議記錄、工作總結(jié)、技術(shù)交流資料等。（二）檔案編號(hào)1.質(zhì)量體系文件類：按照文件的類別和版本號(hào)進(jìn)行編號(hào)，如“QM012023”，其中“QM”表示質(zhì)量體系文件，“01”表示文件類別，‘2023’表示版本號(hào)。2.質(zhì)檢報(bào)告類：按照?qǐng)?bào)告的年份、編號(hào)順序進(jìn)行編號(hào)，如“ZB2023001”，其中“ZB”表示質(zhì)檢報(bào)告，“2023”表示年份，“001”表示報(bào)告編號(hào)。3.設(shè)備儀器檔案類：按照設(shè)備儀器的名稱和購(gòu)置年份進(jìn)行編號(hào)，如“SJ202201”，其中“SJ”表示設(shè)備儀器，“2022”表示購(gòu)置年份，“01”表示設(shè)備儀器序號(hào)。4.人員資質(zhì)檔案類：按照人員姓名和檔案類別進(jìn)行編號(hào)，如“RYZZ張三”，其中“RY”表示人員資質(zhì)檔案，“ZZ”表示資質(zhì)類別，“張三”表示人員姓名。5.外來(lái)文件類：按照文件的來(lái)文單位和文件編號(hào)進(jìn)行編號(hào)，如“WLXX公司2023002”，其中“WL”表示外來(lái)文件，“XX公司”表示來(lái)文單位，“2023”表示年份，“002”表示文件編號(hào)。6.其他檔案類：按照檔案的類別和形成時(shí)間進(jìn)行編號(hào)，如“QT2023003”，其中“QT”表示其他檔案，“2023”表示年份，“003”表示檔案編號(hào)。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各崗位人員應(yīng)及時(shí)將工作中形成的各類文件、資料、記錄等移交至檔案管理人員。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)各崗位的檔案收集情況進(jìn)行檢查，確保檔案的及時(shí)收集。3.對(duì)于外來(lái)文件，由接收部門及時(shí)將文件移交至檔案管理人員，并進(jìn)行登記。（二）檔案整理1.檔案管理人員收到檔案后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案目錄。3.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，確保檔案的整齊、規(guī)范。4.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性。四、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，按照檔案編號(hào)順序排列存放。2.檔案管理人員應(yīng)建立檔案歸檔臺(tái)賬，記錄檔案的歸檔時(shí)間、編號(hào)、名稱等信息。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)路徑進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立電子檔案目錄。（二）檔案保管1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全。4.對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份措施，防止檔案丟失或損壞。5.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并進(jìn)行登記。五、檔案查閱與借閱（一）檔案查閱1.本部門人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理人員處查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。4.查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字。（二）檔案借閱1.外單位人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)船廠主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱檔案時(shí)，應(yīng)與檔案管理人員簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確借閱期限、借閱范圍、保密責(zé)任等事項(xiàng)。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。5.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案借閱登記表》上簽字。六、檔案保密與安全（一）檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及船廠機(jī)密的檔案，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行登記，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)報(bào)告。3.對(duì)檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行加密處理，防止檔案信息泄露。4.對(duì)離職人員的檔案進(jìn)行清理，收回其借閱的檔案，并進(jìn)行保密提醒。（二）檔案安全1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫(kù)房的安全。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)措施，定期進(jìn)行演練。4.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。七、檔案銷毀（一）銷毀范圍1.已過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案。2.因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因不再使用的檔案。3.經(jīng)鑒定確屬無(wú)效或錯(cuò)誤的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定評(píng)估，提出銷毀意見(jiàn)，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、船廠主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。4.檔案銷毀完畢后，應(yīng)在《檔案銷毀登記表》上記錄銷毀時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。5.對(duì)電子檔案的銷毀，應(yīng)采用專業(yè)的銷毀軟件進(jìn)行徹底刪除，并進(jìn)行數(shù)據(jù)覆蓋，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立船廠質(zhì)檢部檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案信息錄入：將紙質(zhì)檔案中的信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案檢索查詢：通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索和查詢。3.檔案借閱管理：在檔案管理信息系統(tǒng)中辦理檔案借閱手續(xù)，記錄借閱情況。4.檔案統(tǒng)計(jì)分析：利用檔案管理信息系統(tǒng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為管理決策提供支持。（三）信息化安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的操作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其操作技能和安全意識(shí)。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本職責(zé)1.負(fù)責(zé)質(zhì)檢部檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等工作。2.建立健全檔案管理制度，完善檔案管理流程。3.對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議。4.協(xié)助船廠其他部門做好檔案管理工作。（二）檔案管理人員具體職責(zé)1.檔案收集與整理職責(zé)定期檢查各崗位檔案收集情況，督促及時(shí)移交檔案。按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集的檔案進(jìn)行分類整理，確保檔案整齊規(guī)范。2.檔案歸檔與保管職責(zé)及時(shí)將整理好的檔案歸檔，建立檔案歸檔臺(tái)賬。負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，確保檔案安全。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.檔案查閱與借閱職責(zé)受理檔案查閱、借閱申請(qǐng)，辦理相關(guān)手續(xù)。按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，監(jiān)督查閱、借閱過(guò)程。4.檔案保密與安全職責(zé)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，防止檔案信息泄露。