PAGE勞動法關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司員工檔案轉(zhuǎn)移工作，確保檔案轉(zhuǎn)移符合《勞動法》及相關(guān)法律法規(guī)要求，保障員工合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工檔案的轉(zhuǎn)移管理，包括員工入職、離職、內(nèi)部調(diào)動等情況下的檔案轉(zhuǎn)移。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵循《勞動法》及相關(guān)法律法規(guī)關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移的規(guī)定，確保檔案轉(zhuǎn)移工作合法、有序進(jìn)行。2.準(zhǔn)確及時原則：保證檔案信息準(zhǔn)確無誤，及時辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)，避免因延誤導(dǎo)致員工權(quán)益受損。3.保密安全原則：對員工檔案信息嚴(yán)格保密，確保檔案在轉(zhuǎn)移過程中的安全，防止檔案信息泄露。二、檔案內(nèi)容及管理職責(zé)（一）檔案內(nèi)容員工檔案應(yīng)包含以下資料：1.個人基本信息：包括姓名、性別、出生日期、身份證號碼、聯(lián)系方式等。2.學(xué)歷學(xué)位證書：最高學(xué)歷及學(xué)位的證明文件。3.工作經(jīng)歷：以往工作單位、職位、工作時間等信息。4.勞動合同：與公司及以往工作單位簽訂的勞動合同。5.社會保險繳納記錄：員工社會保險繳納情況的相關(guān)證明。6.培訓(xùn)記錄：參加公司內(nèi)外培訓(xùn)的相關(guān)資料。7.績效考核記錄：員工績效考核結(jié)果及相關(guān)評價。8.獎懲記錄：公司給予員工的獎勵與處罰情況。9.其他相關(guān)資料：如職業(yè)資格證書、健康證明等。（二）管理職責(zé)1.人力資源部門負(fù)責(zé)員工檔案的建立、整理、保管及轉(zhuǎn)移工作。審核檔案轉(zhuǎn)移申請，確保申請符合法律法規(guī)及公司規(guī)定。及時更新檔案信息，保證檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。2.各部門協(xié)助人力資源部門做好員工檔案信息的收集與更新工作。在員工入職、離職、內(nèi)部調(diào)動等情況發(fā)生時，及時通知人力資源部門辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)。3.檔案管理人員嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定保管員工檔案，確保檔案安全。辦理檔案轉(zhuǎn)移的具體操作，確保轉(zhuǎn)移過程準(zhǔn)確無誤。三、入職檔案轉(zhuǎn)移（一）入職前準(zhǔn)備1.新員工應(yīng)在入職前向人力資源部門提交個人檔案資料，包括但不限于學(xué)歷學(xué)位證書、身份證復(fù)印件、工作經(jīng)歷證明等。2.人力資源部門對新員工提交的檔案資料進(jìn)行初步審核，核對資料的真實(shí)性與完整性。（二）檔案接收1.對于符合入職要求的新員工，人力資源部門接收其檔案，并進(jìn)行編號登記。2.將新員工檔案資料錄入公司檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案信息一致。（三）檔案整理與歸檔1.檔案管理人員對接收的新員工檔案進(jìn)行整理，按照檔案內(nèi)容分類歸檔。2.將整理好的檔案存入專門的檔案柜或檔案庫，確保檔案存放有序且易于查找。四、離職檔案轉(zhuǎn)移（一）離職申請時的檔案告知1.員工提出離職申請時，人力資源部門應(yīng)告知其檔案轉(zhuǎn)移的相關(guān)事宜，包括轉(zhuǎn)移流程、所需資料等。2.提醒員工確認(rèn)個人檔案信息是否準(zhǔn)確無誤，如有需要及時更新。（二）離職手續(xù)辦理中的檔案審核1.在辦理離職手續(xù)過程中，人力資源部門對員工檔案進(jìn)行全面審核，確保檔案資料完整無遺漏。2.核對員工社會保險、公積金等繳納情況是否與檔案記錄一致，如有欠費(fèi)或其他問題，及時通知員工處理。（三）檔案轉(zhuǎn)移辦理1.對于符合離職條件且檔案審核通過的員工，人力資源部門按照以下方式辦理檔案轉(zhuǎn)移：如員工前往新單位工作且新單位要求接收檔案，人力資源部門開具檔案轉(zhuǎn)移介紹信，注明員工基本信息、工作經(jīng)歷、檔案存放期限等內(nèi)容。將員工檔案密封后，通過機(jī)要通信或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)等方式轉(zhuǎn)至新單位。同時，在公司檔案管理系統(tǒng)中更新員工檔案狀態(tài)為“已轉(zhuǎn)出”，并記錄檔案轉(zhuǎn)移的日期、接收單位等信息。2.如員工離職后暫無接收單位，人力資源部門將員工檔案暫存于當(dāng)?shù)厝瞬攀袌龌蚓邆錂n案保管資質(zhì)的機(jī)構(gòu)，并告知員工檔案存放地點(diǎn)及查詢方式。3.員工應(yīng)在離職后[X]個工作日內(nèi)辦理完畢檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)，如因特殊原因未能及時辦理，需向人力資源部門說明情況并申請延期。五、內(nèi)部調(diào)動檔案轉(zhuǎn)移（一）調(diào)動申請時的檔案說明1.員工提出內(nèi)部調(diào)動申請時，人力資源部門向其說明檔案轉(zhuǎn)移的相關(guān)要求和流程。2.告知員工需提前整理個人檔案，確保檔案資料清晰、完整。（二）調(diào)動審批過程中的檔案審核1.在內(nèi)部調(diào)動審批過程中，人力資源部門對員工檔案進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核員工工作經(jīng)歷、績效考核等與調(diào)動崗位相關(guān)的信息。2.如發(fā)現(xiàn)檔案信息與調(diào)動申請不符或存在疑問，及時與員工溝通核實(shí)。（三）檔案轉(zhuǎn)移操作1.經(jīng)審批同意內(nèi)部調(diào)動的員工，人力資源部門根據(jù)調(diào)動后的工作部門調(diào)整檔案存放位置。2.如調(diào)動涉及不同分公司或部門之間的檔案轉(zhuǎn)移，按照與離職檔案轉(zhuǎn)移類似的方式辦理，確保檔案順利交接。六、檔案查詢與借閱（一）查詢規(guī)定1.員工本人有權(quán)查詢自己的檔案信息，需填寫檔案查詢申請表，注明查詢原因及內(nèi)容。2.人力資源部門在收到查詢申請后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)安排檔案管理人員協(xié)助員工查詢，并提供相關(guān)檔案資料復(fù)印件。3.員工查詢檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出公司或進(jìn)行拍照、復(fù)印等違規(guī)操作。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱員工檔案的，需填寫檔案借閱申請表，注明借閱原因、借閱期限等內(nèi)容。2.借閱申請經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及人力資源部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。3.檔案借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。借閱期限屆滿后，應(yīng)及時歸還檔案，如需延期借閱，需重新辦理申請手續(xù)。4.檔案管理人員應(yīng)對借閱檔案進(jìn)行跟蹤管理，確保檔案按時歸還，并檢查歸還檔案的完整性與安全性。七、檔案保管與保密（一）保管要求1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮設(shè)施等，確保檔案安全存放。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和整理，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況及時報告并采取相應(yīng)措施。3.按照檔案保管期限的規(guī)定，對不同類型的檔案進(jìn)行分類保管，確保檔案存放有序且易于查找。（二）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)對員工檔案信息嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。2.在檔案轉(zhuǎn)移、查詢、借閱等過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。3.對涉及員工個人隱私的檔案信息，如健康狀況、獎懲記錄等，應(yīng)采取特殊的保密措施。4.如因工作需要必須提供檔案信息的，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行審批，并確保信息提供的范圍和方式符合保密要求。八、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)員工檔案的電子化管理。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能，提高檔案管理工作效率。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時將員工檔案信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，并確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.根據(jù)員工檔案信息的變化，及時更新系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案信息一致。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門定期對檔案轉(zhuǎn)移制度的執(zhí)行情況進(jìn)行內(nèi)部檢查，確保檔案轉(zhuǎn)移工作符合規(guī)定要求。2.檢查內(nèi)容包括檔案轉(zhuǎn)移流程的執(zhí)行情況、檔案資料的完整性與準(zhǔn)確性、檔案保管與保密措施的落實(shí)情況等。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改，并記錄整改情況。（二）外部監(jiān)督1.接受勞動行政