PAGE單位文件檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)單位文件檔案管理，確保文件檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于單位內(nèi)部各部門形成的各類文件檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：?jiǎn)挝晃募n案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：文件檔案應(yīng)如實(shí)反映單位各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：涵蓋單位工作的各個(gè)方面，包括但不限于行政、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)等，確保文件檔案的全面性。4.保密性原則：對(duì)涉及單位機(jī)密、商業(yè)秘密等重要文件檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化文件檔案管理流程，提高檢索效率，方便單位內(nèi)部人員查閱和使用。二、文件檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善單位文件檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定單位各類文件檔案。3.建立文件檔案檢索系統(tǒng)，提供檔案查閱服務(wù)。4.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清理和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和安全性。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作，并按規(guī)定時(shí)間移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)文件材料的管理，確保文件材料的及時(shí)形成和妥善保管。3.嚴(yán)格執(zhí)行文件檔案管理制度，配合檔案管理部門做好相關(guān)工作。三、文件的形成與收集（一）文件形成要求1.文件內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，表述準(zhǔn)確、清晰。2.各類文件應(yīng)具備明確的主題、文號(hào)、日期、發(fā)文部門等要素。3.文件格式應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，采用標(biāo)準(zhǔn)的紙張、字體和排版要求。（二）文件收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本單位工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本單位形成的各類公文，包括請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、決定、通知、通報(bào)等。3.會(huì)議文件，如會(huì)議通知、議程、紀(jì)要、決議等。4.業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件，如合同、協(xié)議、報(bào)表、記錄等。5.財(cái)務(wù)文件，如預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告等。6.人事文件，如招聘、考核、任免、獎(jiǎng)懲等相關(guān)材料。7.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（三）文件收集時(shí)間1.一般文件應(yīng)在形成后一周內(nèi)收集齊全，并移交本部門檔案管理人員。2.重要文件、緊急文件應(yīng)及時(shí)收集，確保不延誤工作。3.會(huì)議文件應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后三個(gè)工作日內(nèi)收集整理完畢。四、文件的整理與歸檔（一）整理要求1.按照文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，確保同一類文件集中存放。2.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.去除文件中的金屬物，如訂書釘、回形針等，保持文件的整潔。4.破損或褪色的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保文件的可讀性。（二）歸檔流程1.各部門檔案管理人員對(duì)收集的文件進(jìn)行初步整理，編制文件目錄。2.將整理好的文件移交單位檔案管理部門，檔案管理部門進(jìn)行再次審核和整理。3.按照檔案分類方案，將文件歸入相應(yīng)的檔案類別，并編制檔案索引。4.將歸檔后的文件裝入檔案盒或檔案柜，填寫檔案盒標(biāo)簽和檔案柜標(biāo)識(shí)。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒、檔案柜等裝具，確保檔案的安全存放。2.檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括單位重要的文件、法規(guī)性文件、年度總結(jié)、財(cái)務(wù)決算等。3.長(zhǎng)期保管的檔案期限為10年至50年，主要包括一般性文件、業(yè)務(wù)檔案等。4.短期保管的檔案期限為1年至10年，主要包括臨時(shí)性文件、事務(wù)性文件等。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)檢查情況應(yīng)進(jìn)行記錄，并存檔備查。六、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.單位內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.涉及單位機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案的查閱，需經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外單位人員查閱檔案，需持單位介紹信，并經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人員憑批準(zhǔn)后的《檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容，如需復(fù)制，需經(jīng)檔案管理部門同意。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)和清點(diǎn)。（三）借閱管理1.單位內(nèi)部人員借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，借閱期限一般不超過兩周。2.外單位人員借閱檔案，需經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確借閱期限、歸還時(shí)間、保密責(zé)任等事項(xiàng)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損。4.借閱期滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如需延期，需辦理續(xù)借手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案管理部門按照批準(zhǔn)的銷毀清單進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并存檔備查。3.銷毀檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無法恢復(fù)，如粉碎、焚燒等。八、電子文件檔案管理（一）電子文件形成與收集1.單位各部門應(yīng)按照電子文件管理要求，及時(shí)形成和收集電子文件。2.電子文件應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)格式，確保文件內(nèi)容完整、可讀。3.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管。（二）電子文件整理與歸檔1.電子文件應(yīng)按照分類方案進(jìn)行整理，建立電子文件目錄。2.歸檔后的電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在專門的電子檔案管理系統(tǒng)中，確保文件的安全和可檢索。3.電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步歸檔，保持兩者的一致性。（三）電子文件保管與利用1.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備安全