PAGE實(shí)驗(yàn)室文件檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室文件檔案管理，確保文件檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，提高實(shí)驗(yàn)室工作效率，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本實(shí)驗(yàn)室實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本實(shí)驗(yàn)室所有文件檔案的管理，包括但不限于實(shí)驗(yàn)報(bào)告、技術(shù)資料、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、儀器設(shè)備檔案、人員檔案等。（三）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)實(shí)驗(yàn)室文件檔案的統(tǒng)一管理，制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱、利用和銷毀等工作。2.各部門負(fù)責(zé)本部門文件檔案的形成、積累和整理工作，并按照規(guī)定定期向檔案管理部門移交。各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案管理工作的第一責(zé)任人，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理。二、文件檔案的收集與整理（一）收集范圍1.實(shí)驗(yàn)室開展各項(xiàng)實(shí)驗(yàn)活動(dòng)所形成的實(shí)驗(yàn)報(bào)告、原始記錄、數(shù)據(jù)圖表等。2.實(shí)驗(yàn)室引進(jìn)的新技術(shù)、新方法、新設(shè)備的相關(guān)資料，包括技術(shù)協(xié)議、操作手冊(cè)、說(shuō)明書等。3.國(guó)家和行業(yè)發(fā)布的與實(shí)驗(yàn)室業(yè)務(wù)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、法律法規(guī)等文件。4.實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備的采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、維修記錄、校準(zhǔn)證書等檔案。5.實(shí)驗(yàn)室人員的基本信息、培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)、科研成果等檔案。6.實(shí)驗(yàn)室對(duì)外交流合作的文件，如合作協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、學(xué)術(shù)論文等。7.其他與實(shí)驗(yàn)室工作相關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的文件資料，并確保其真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.對(duì)于外來(lái)文件，如上級(jí)部門下發(fā)的文件、合作單位提供的資料等，應(yīng)及時(shí)登記并移交檔案管理部門。3.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。（三）整理原則1.遵循文件資料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照文件資料的類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理，便于查找和利用。3.同一類文件資料應(yīng)保持相對(duì)集中，避免分散存放。（四）整理方法1.分類將文件資料分為實(shí)驗(yàn)報(bào)告類、技術(shù)資料類、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類、儀器設(shè)備檔案類、人員檔案類、對(duì)外交流合作類等類別。每類再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如實(shí)驗(yàn)報(bào)告類可分為化學(xué)實(shí)驗(yàn)報(bào)告、物理實(shí)驗(yàn)報(bào)告等；儀器設(shè)備檔案類可分為大型儀器檔案、小型儀器檔案等。2.編號(hào)為便于管理和查找，對(duì)每一份文件資料進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)具有唯一性，可采用順序號(hào)、分類號(hào)等方式進(jìn)行編制。例如，實(shí)驗(yàn)報(bào)告類文件編號(hào)可采用“實(shí)驗(yàn)報(bào)告年份流水號(hào)”的形式，如“實(shí)驗(yàn)報(bào)告2023001”。3.編目編制文件資料的目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。目錄應(yīng)打印或手寫清晰，并裝訂成冊(cè)。三、文件檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的文件資料整理完畢，并移交檔案管理部門歸檔。2.對(duì)于一些時(shí)效性較強(qiáng)的文件資料，應(yīng)在文件產(chǎn)生后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的文件資料按照檔案管理部門的要求進(jìn)行分類、編號(hào)、編目后，填寫《文件檔案移交清單》，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨文件資料一并移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的文件資料進(jìn)行核對(duì)、檢查，確認(rèn)無(wú)誤后，在《文件檔案移交清單》上簽字蓋章，并將文件資料存入檔案庫(kù)房。四、文件檔案的保管（一）保管場(chǎng)所及設(shè)施1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并根據(jù)檔案的類別、保管期限等進(jìn)行合理存放。3.庫(kù)房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持庫(kù)房?jī)?nèi)溫度在14℃24℃之間，相對(duì)濕度在45%60%之間。（二）保管期限1.文件檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案主要包括實(shí)驗(yàn)室的重要法規(guī)性文件存檔、年度總結(jié)、重要會(huì)議記錄、重大科研項(xiàng)目資料、涉及實(shí)驗(yàn)室權(quán)益的文件等。長(zhǎng)期保管的檔案期限為15年至50年，主要包括實(shí)驗(yàn)室的一般性技術(shù)文件、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、儀器設(shè)備檔案等。短期保管的檔案期限為1年至15年，主要包括臨時(shí)性文件、一般業(yè)務(wù)資料等。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)文件檔案的性質(zhì)、重要程度等確定其保管期限，并在檔案目錄中注明。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.電子文件檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫(kù)房。五、文件檔案的借閱與利用（一）借閱范圍1.因工作需要，本實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部人員可借閱與本人工作相關(guān)的文件檔案。2.外單位因合作、交流等原因需要查閱本實(shí)驗(yàn)室文件檔案的，須經(jīng)實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）借閱程序1.內(nèi)部人員借閱文件檔案時(shí)，應(yīng)填寫《文件檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外單位人員借閱文件檔案時(shí)，應(yīng)持單位介紹信，填寫《文件檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合借閱條件的，向借閱人提供所需文件檔案，并在《文件檔案借閱登記冊(cè)》上登記借閱人姓名、單位、借閱文件檔案名稱、編號(hào)、借閱日期、歸還日期等信息。（三）借閱期限1.內(nèi)部人員借閱文件檔案一般不得超過(guò)兩周，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.外單位人員借閱文件檔案一般不得超過(guò)一周，如需延期使用，須重新辦理審批手續(xù)。（四）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄、銷毀文件檔案內(nèi)容。2.借閱人應(yīng)按時(shí)歸還借閱的文件檔案，如因特殊原因不能按時(shí)歸還的，應(yīng)提前向檔案管理部門說(shuō)明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人歸還文件檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（五）文件檔案的利用1.檔案管理部門應(yīng)積極為實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部人員和外單位提供文件檔案利用服務(wù)，根據(jù)利用需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需文件檔案。2.鼓勵(lì)實(shí)驗(yàn)室人員充分利用文件檔案開展科研、教學(xué)、管理等工作，提高工作效率和質(zhì)量。3.對(duì)于涉及實(shí)驗(yàn)室機(jī)密的文件檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，限制查閱和使用范圍。六、文件檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)已到保管期限或失去保存價(jià)值的文件檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、慎重決定的原則，充分考慮文件檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和潛在價(jià)值。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)文件檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組根據(jù)文件檔案的保管期限、內(nèi)容性質(zhì)、利用情況等，對(duì)文件檔案進(jìn)行逐份審查，確定其是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)于涉及重要?dú)v史事件、重大科研成果、關(guān)鍵技術(shù)資料等具有重要價(jià)值的文件檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。3.對(duì)于已失去保存價(jià)值的文件檔案，應(yīng)填寫《文件檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明文件檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)檔案鑒定小組審核、實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。（四）銷毀程序1.檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施文件檔案的銷毀工作，銷毀時(shí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程的安全、徹底。2.采用焚燒、粉碎等方式對(duì)文件檔案進(jìn)行銷毀，銷