PAGE醫(yī)院總務(wù)科檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院總務(wù)科檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在總務(wù)科各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院總務(wù)科在日常工作中形成的各類檔案，包括但不限于設(shè)備采購(gòu)與管理檔案、物資采購(gòu)與庫(kù)存檔案、后勤維修檔案、基建檔案、能源管理檔案等。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：總務(wù)科檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映總務(wù)科的工作實(shí)際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）總務(wù)科科長(zhǎng)職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)總務(wù)科檔案管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和目標(biāo)。2.監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行情況，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題，保障檔案管理工作的順利開(kāi)展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等具體工作。2.按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，建立健全檔案檢索體系。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)檔案的信息化管理工作，將檔案信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速查詢和利用。5.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（三）各科室兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交總務(wù)科檔案管理人員。2.協(xié)助檔案管理人員做好檔案的清查、核對(duì)等工作。3.按照檔案管理要求，規(guī)范本科室檔案的形成和保管。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.設(shè)備采購(gòu)與管理檔案：包括設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備維護(hù)記錄、設(shè)備報(bào)廢處理文件等。2.物資采購(gòu)與庫(kù)存檔案：物資采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)合同、物資入庫(kù)單、物資庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表、物資領(lǐng)用記錄等。3.后勤維修檔案：維修申請(qǐng)單、維修工單、維修材料清單、維修費(fèi)用結(jié)算單等。4.基建檔案：基建項(xiàng)目立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工承包合同、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.能源管理檔案：能源消耗統(tǒng)計(jì)報(bào)表、能源設(shè)備運(yùn)行記錄、節(jié)能措施與效果評(píng)估文件等。6.其他與總務(wù)科工作相關(guān)的文件、資料、圖表等。（二）收集要求1.各科室兼職檔案員應(yīng)及時(shí)將本科室形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范后移交總務(wù)科檔案管理人員。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)一式兩份，一份留存本科室，一份移交總務(wù)科檔案管理人員。3.檔案材料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容，將檔案分為設(shè)備管理類、物資管理類、后勤維修類、基建類、能源管理類等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便快速查找檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案管理人員對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行審核，檢查檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.對(duì)審核合格的檔案材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。3.將整理好的檔案材料按照類別和保管期限進(jìn)行歸檔，存入檔案庫(kù)房。（二）保管期限1.永久保管：反映醫(yī)院總務(wù)科主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)醫(yī)院工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種。定期保管的檔案在保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定可以銷毀的，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。五、檔案的利用（一）利用范圍1.醫(yī)院內(nèi)部各科室因工作需要查閱檔案。2.醫(yī)院外部相關(guān)單位因工作需要查閱檔案，須經(jīng)醫(yī)院相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)。3.涉及醫(yī)院總務(wù)科工作的審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等部門(mén)查閱檔案。（二）利用程序1.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交總務(wù)科科長(zhǎng)審批。3.檔案管理人員根據(jù)審批意見(jiàn)，提供相應(yīng)的檔案供查閱，并做好查閱登記工作。4.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、利用目的等，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由總務(wù)科科長(zhǎng)擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理人員和相關(guān)科室負(fù)責(zé)人為成員。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見(jiàn)。2.填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)總務(wù)科科長(zhǎng)審核，報(bào)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案管理人員按照批準(zhǔn)的銷毀清單，對(duì)檔案進(jìn)行銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽字。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立醫(yī)院總務(wù)科檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)檔案信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，保證檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。（三）系統(tǒng)安