PAGE職業(yè)技能所檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)職業(yè)技能所檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本職業(yè)技能所全體員工及與職業(yè)技能所業(yè)務(wù)相關(guān)的各類檔案管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是職業(yè)技能所在開展職業(yè)技能培訓(xùn)、鑒定、考核、指導(dǎo)等業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：職業(yè)技能所檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，如實(shí)反映職業(yè)技能所的業(yè)務(wù)活動(dòng)和歷史發(fā)展。3.完整性原則：全面收集和保存職業(yè)技能所各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置設(shè)立專門的檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)職業(yè)技能所檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本職業(yè)技能所檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限的檔案提出處置意見。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案的實(shí)體安全。6.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，辦理檔案的借閱、查閱、復(fù)制等手續(xù)，為職業(yè)技能所各項(xiàng)工作提供檔案服務(wù)。7.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。8.對(duì)職業(yè)技能所各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，確保檔案管理工作的規(guī)范有序開展。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.培訓(xùn)檔案類：包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、學(xué)員名單、培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)等。2.鑒定檔案類：涵蓋鑒定大綱、鑒定試卷、考生信息、鑒定成績(jī)、證書發(fā)放記錄等。3.師資檔案類：有教師個(gè)人簡(jiǎn)歷、教學(xué)資質(zhì)證明、教學(xué)成果、培訓(xùn)經(jīng)歷等。4.設(shè)備檔案類：包含設(shè)備購(gòu)置合同、設(shè)備清單、設(shè)備維護(hù)記錄、設(shè)備報(bào)廢處理等。5.業(yè)務(wù)往來(lái)檔案類：涉及與上級(jí)主管部門、合作單位、學(xué)員及家長(zhǎng)等的往來(lái)文件、協(xié)議、信函等。6.行政檔案類：如職業(yè)技能所的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、人事檔案等。（二）檔案編號(hào)1.采用年度流水號(hào)與分類號(hào)相結(jié)合的編號(hào)方式。2.年度流水號(hào)：以四位數(shù)字表示年份，如“2023”。3.分類號(hào)：根據(jù)檔案分類設(shè)置相應(yīng)的字母代碼，如培訓(xùn)檔案類用“A”表示，鑒定檔案類用“B”表示等。4.編號(hào)示例：“2023A001”表示2023年的第一份培訓(xùn)檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.職業(yè)技能所各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件、資料、記錄等。2.上級(jí)主管部門下發(fā)的與職業(yè)技能所相關(guān)的文件、通知、規(guī)定等。3.職業(yè)技能所與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目資料等。4.職業(yè)技能所員工個(gè)人在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、報(bào)告、總結(jié)等。5.職業(yè)技能所舉辦的各類培訓(xùn)、鑒定、考核等活動(dòng)中產(chǎn)生的相關(guān)資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地收集上來(lái)。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，格式規(guī)范。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其存儲(chǔ)格式的通用性和可讀性，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的檔案資料進(jìn)行分類。2.組卷：將同一類別的檔案資料按照一定的原則和方法進(jìn)行組卷，每卷厚度適中，一般不超過(guò)2厘米。3.編目：對(duì)每卷檔案進(jìn)行編號(hào)、編制目錄，目錄應(yīng)包括案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、頁(yè)數(shù)、備注等內(nèi)容。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案的整齊牢固。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理室應(yīng)具備良好的保管條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。2.檔案管理室應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映職業(yè)技能所主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)職業(yè)技能所和國(guó)家具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。3.長(zhǎng)期保管的檔案：主要是反映職業(yè)技能所一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)職業(yè)技能所工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：是反映職業(yè)技能所短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)職業(yè)技能所工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已到保管期限的檔案，經(jīng)鑒定小組審核后，確定是否仍需繼續(xù)保存。3.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀處理。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組提出檔案銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的名稱、年度、保管期限、數(shù)量等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)職業(yè)技能所負(fù)責(zé)人審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀過(guò)程中應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。5.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案的利用（一）利用范圍1.職業(yè)技能所內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級(jí)主管部門、相關(guān)單位因工作需要查閱職業(yè)技能所檔案。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等因辦案需要查閱職業(yè)技能所檔案。（二）利用方式1.查閱：?jiǎn)T工可在檔案管理室查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助，確保查閱工作順利進(jìn)行。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、用途等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。3.復(fù)制：如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明“復(fù)制件”字樣。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理室進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。3.借閱檔案應(yīng)按時(shí)歸還，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行利用，不得泄露檔案信息。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，將檔案轉(zhuǎn)化為電子文件進(jìn)行存儲(chǔ)。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合職業(yè)技能所檔案管理的信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立健全檔案信息化數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化數(shù)據(jù)的管理，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門職業(yè)技能所辦公室負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案管理部門的工作開展情況。3.檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。4.檔案信息化管理工作的進(jìn)展情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年組織一次全面的檔案管理工作檢查，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行綜合評(píng)估。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)