PAGE高校學(xué)生檔案補辦流程制度一、總則（一）目的為規(guī)范高校學(xué)生檔案補辦工作流程，確保檔案的真實性、完整性和有效性，維護學(xué)生的合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及教育行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校所有需要補辦學(xué)生檔案的情況，包括但不限于因檔案材料遺失、損壞、轉(zhuǎn)檔過程中出現(xiàn)問題等原因?qū)е碌臋n案補辦需求。（三）基本原則1.真實性原則：檔案補辦過程中所涉及的各類材料必須真實可靠，如實反映學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活及其他相關(guān)情況。2.完整性原則：確保補辦后的檔案涵蓋學(xué)生在校期間應(yīng)有的各類重要材料，不得遺漏關(guān)鍵信息。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進行檔案補辦操作，保證檔案格式、內(nèi)容填寫等符合要求。4.保密性原則：對學(xué)生檔案中的個人隱私信息予以嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案補辦申請與受理（一）申請條件學(xué)生發(fā)現(xiàn)檔案存在遺失、損壞等情況，且有需要補辦檔案以滿足就業(yè)、升學(xué)、政審等相關(guān)需求時，可提出檔案補辦申請。（二）申請材料1.學(xué)生本人填寫的《高校學(xué)生檔案補辦申請表》，需詳細(xì)說明檔案遺失或損壞的情況及申請補辦的原因，并簽字確認(rèn)。2.學(xué)生本人有效身份證件復(fù)印件。（三）申請流程1.學(xué)生向所在學(xué)院提交檔案補辦申請材料。2.學(xué)院對申請材料進行初步審核，核實學(xué)生身份及申請情況的真實性。如審核通過，在申請表上簽署意見并加蓋學(xué)院公章，將申請材料報送至學(xué)校檔案館。3.學(xué)校檔案館收到學(xué)院報送的申請材料后，再次進行審核。如審核無誤，予以受理，并向?qū)W生出具《檔案補辦受理通知書》，明確告知學(xué)生檔案補辦的流程、所需材料及預(yù)計辦理時間等信息。三、檔案材料補辦（一）入學(xué)材料1.錄取通知書：學(xué)生可聯(lián)系招生辦公室，申請復(fù)印錄取通知書存根，并加蓋招生辦公室公章。2.考生報名登記表：前往招生辦公室查找原始報名登記表，復(fù)印后加蓋公章。3.體檢表：到學(xué)校校醫(yī)院或當(dāng)年負(fù)責(zé)招生體檢的醫(yī)療機構(gòu)，申請復(fù)印原始體檢表，并加蓋醫(yī)院公章。（二）學(xué)籍材料1.學(xué)籍登記表：從學(xué)校教務(wù)處學(xué)籍管理系統(tǒng)中查詢并打印學(xué)生本人的學(xué)籍登記表，加蓋教務(wù)處公章。成績單：學(xué)生可登錄學(xué)校教務(wù)處成績查詢系統(tǒng)，打印成績單，并由教務(wù)處審核后加蓋成績專用章。如因特殊原因無法從系統(tǒng)獲取，可由教務(wù)處根據(jù)原始成績記錄重新出具成績單并蓋章。3.畢業(yè)生登記表：向?qū)W校檔案館申請查閱畢業(yè)生登記表原始存檔，復(fù)印后加蓋檔案館公章。如畢業(yè)生登記表遺失，學(xué)生需填寫《畢業(yè)生登記表補辦申請表》，由學(xué)院審核后報教務(wù)處批準(zhǔn)，重新填寫并加蓋相關(guān)部門公章。（三）黨團組織材料1.入黨申請書：學(xué)生黨員可向所在黨組織申請復(fù)印本人入黨申請書，并加蓋黨組織公章。2.入黨志愿書：由學(xué)生黨員所在黨組織負(fù)責(zé)查找原始入黨志愿書，復(fù)印后加蓋黨組織公章。3.團組織關(guān)系證明：學(xué)生可向所在學(xué)院團委申請開具團組織關(guān)系證明，說明入團時間、入團地點等信息，并加蓋團委公章。（四）獎懲材料1.獲獎證書：學(xué)生可向?qū)W校相關(guān)職能部門或?qū)W院申請復(fù)印本人獲獎證書原件，并加蓋頒發(fā)部門公章。如獲獎證書遺失，可由頒發(fā)部門出具獲獎證明材料。2.處分決定：對于受到處分的學(xué)生，學(xué)校檔案館保存有原始處分決定文件。如需補辦，可申請復(fù)印并加蓋檔案館公章。（五）其他材料1.實習(xí)鑒定：學(xué)生可聯(lián)系實習(xí)單位，由實習(xí)單位出具實習(xí)鑒定材料，并加蓋單位公章。2.就業(yè)推薦表：向?qū)W校就業(yè)指導(dǎo)中心申請補辦就業(yè)推薦表，就業(yè)指導(dǎo)中心根據(jù)學(xué)生原始信息重新出具并蓋章。（六）材料審核1.學(xué)生將補辦的各類檔案材料提交至學(xué)院。2.學(xué)院對材料的真實性、完整性進行審核，重點檢查材料的簽字、蓋章等是否齊全規(guī)范。審核通過后，在材料上加蓋學(xué)院公章，并將材料報送至學(xué)校檔案館。3.學(xué)校檔案館對報送的檔案材料進行最終審核，確保所有材料符合要求。如發(fā)現(xiàn)問題，及時通知學(xué)生或相關(guān)部門進行整改。四、檔案整理與裝訂（一）整理要求1.按照檔案材料的類別和時間順序進行排列，確保材料的邏輯性和連貫性。2.去除材料上的訂書釘、回形針等金屬物品，保持材料的整潔。3.對破損或褶皺的材料進行修復(fù)或平整處理，保證材料的完整性。（二）裝訂方法1.使用專業(yè)的檔案裝訂設(shè)備和材料，如檔案裝訂機、線繩、封皮等。2.將整理好的檔案材料左側(cè)對齊，采用三孔一線的方式進行裝訂，確保裝訂牢固、整齊。3.在檔案封皮上填寫學(xué)生姓名、學(xué)號、專業(yè)、班級等基本信息，并加蓋學(xué)校檔案館公章。五、檔案保管與查詢（一）保管方式1.學(xué)校檔案館設(shè)立專門的檔案庫房，對補辦后的學(xué)生檔案進行集中保管。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全存放。2.采用電子檔案與紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式進行管理。建立學(xué)生檔案電子數(shù)據(jù)庫，將檔案中的關(guān)鍵信息錄入數(shù)據(jù)庫，便于查詢和管理。同時，對紙質(zhì)檔案進行分類存放，并建立相應(yīng)的檔案索引目錄。（二）查詢規(guī)定1.學(xué)生本人因就業(yè)、升學(xué)、政審等需要查詢檔案時，需持有效身份證件到學(xué)校檔案館辦理查詢手續(xù)。檔案館工作人員核實身份后，可為學(xué)生提供檔案查閱服務(wù)。2.其他單位或個人因工作需要查詢學(xué)生檔案時，須出具單位介紹信及查詢?nèi)擞行矸葑C件，經(jīng)學(xué)校檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。查閱過程中，必須嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.嚴(yán)禁任何個人私自查詢或借閱學(xué)生檔案，如有違反規(guī)定的行為，將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件學(xué)生檔案因就業(yè)、升學(xué)等原因需要轉(zhuǎn)遞至其他單位或?qū)W校時，按照相關(guān)規(guī)定辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)。（二）轉(zhuǎn)遞流程1.接收單位向?qū)W校檔案館出具調(diào)檔函，明確調(diào)檔原因、接收單位名稱及地址等信息。2.學(xué)校檔案館審核調(diào)檔函的真實性和有效性后，根據(jù)調(diào)檔函要求整理學(xué)生檔案，并密封包裝。3.在檔案密封袋上加蓋學(xué)校檔案館公章，并通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞綄n案轉(zhuǎn)遞至接收單位。同時做好檔案轉(zhuǎn)遞記錄，包括轉(zhuǎn)遞時間、轉(zhuǎn)遞方式、接收單位等信息。（三）轉(zhuǎn)遞注意事項1.檔案轉(zhuǎn)遞過程中，要確保檔案的安全和保密，防止檔案丟失、損壞或信息泄露。2.嚴(yán)格按照規(guī)定的轉(zhuǎn)遞方式進行操作，不得通過普通郵寄等方式轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案。對于機要交通轉(zhuǎn)遞的檔案，要及時跟蹤查詢，確保檔案按時送達接收單位。3.接收單位收到檔案后，應(yīng)及時向?qū)W校檔案館反饋檔案接收情況。如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應(yīng)及時與學(xué)校檔案館溝通解決。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.學(xué)校成立檔案補辦工作監(jiān)督小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案館負(fù)責(zé)人、紀(jì)檢監(jiān)察部門人員等組成。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對檔案補辦工作的全過程進行監(jiān)督檢查，確保工作規(guī)范、公正、透明。2.設(shè)立舉報電話和郵箱，接受師生及社會各界對檔案補辦工作中違規(guī)行為的舉報。對舉報信息進行及時核實和處理，并將處理結(jié)果反饋給舉報人。（二）檢查內(nèi)容1.檔案補辦申請與受理環(huán)節(jié)，檢查申請材料的審核情況及受理程序是否合規(guī)。2.檔案材料補辦環(huán)節(jié)，檢查各類材料的真實性、完整性及簽字蓋章等是否符合要求。3.檔案整理與裝訂環(huán)節(jié)，檢查整理和裝訂的質(zhì)量是否達到標(biāo)準(zhǔn)。4.檔案保管與查詢環(huán)節(jié)，檢查檔案保管設(shè)施是否完善，查詢規(guī)定是否執(zhí)行到位。5.檔案轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)，檢查轉(zhuǎn)遞流程是否規(guī)范，轉(zhuǎn)遞記錄是否完整。（三）違規(guī)處理1.對于在檔案補辦工作中違反本制度規(guī)定的單位或個人，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、記過等處分。