PAGE城管局會(huì)計(jì)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)城管局會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案的安全、完整、有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合城管局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于城管局機(jī)關(guān)及所屬各事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理。（三）定義會(huì)計(jì)檔案是指城管局在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。（四）管理原則會(huì)計(jì)檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，確保會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證，包括各類(lèi)發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷(xiāo)單、借款單等。2.記賬憑證，根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)簡(jiǎn)要內(nèi)容，確定會(huì)計(jì)分錄，作為記賬依據(jù)。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬，按照會(huì)計(jì)科目分類(lèi)登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，提供總括核算資料。2.明細(xì)賬，按照明細(xì)分類(lèi)賬戶(hù)登記某一類(lèi)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，提供詳細(xì)核算資料。3.日記賬，包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，序時(shí)記錄現(xiàn)金和銀行存款的收支情況。4.固定資產(chǎn)卡片，詳細(xì)記錄固定資產(chǎn)的名稱(chēng)、型號(hào)、規(guī)格、購(gòu)置時(shí)間、使用部門(mén)、折舊情況等信息。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等主表及相關(guān)附表。2.財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)，對(duì)單位一定會(huì)計(jì)期間內(nèi)財(cái)務(wù)、成本等情況進(jìn)行分析總結(jié)，說(shuō)明單位的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、利潤(rùn)實(shí)現(xiàn)和分配情況、資金增減和周轉(zhuǎn)情況等。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，用于核對(duì)銀行存款日記賬與銀行對(duì)賬單之間的差異，調(diào)整未達(dá)賬項(xiàng)。2.銀行對(duì)賬單，反映單位銀行賬戶(hù)的收支明細(xì)情況。3.納稅申報(bào)表，記錄單位應(yīng)納稅額的計(jì)算和繳納情況。4.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷(xiāo)毀清冊(cè)等。三、會(huì)計(jì)檔案的收集與整理（一）收集要求1.各會(huì)計(jì)崗位人員應(yīng)按照會(huì)計(jì)核算的要求，及時(shí)將各類(lèi)會(huì)計(jì)資料整理齊全，確保會(huì)計(jì)檔案的完整性。2.對(duì)于從外單位取得的原始憑證，必須符合國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定，如有遺失，應(yīng)取得原開(kāi)出單位蓋有公章的證明，并注明原來(lái)憑證的號(hào)碼、金額和內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。（二）整理方法1.會(huì)計(jì)憑證的整理分類(lèi)：按照收、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證的順序進(jìn)行分類(lèi)。編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)憑證進(jìn)行編號(hào)，確保憑證號(hào)碼的連續(xù)性。裝訂：將憑證按編號(hào)順序排列整齊，加上封面、封底，用線(xiàn)繩裝訂牢固，并在裝訂處加蓋裝訂人員印章。填寫(xiě)封面：在封面上注明單位名稱(chēng)、年度、月份、憑證種類(lèi)、起訖日期、起訖號(hào)碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容。2.會(huì)計(jì)賬簿的整理核對(duì)賬目：對(duì)各類(lèi)賬簿進(jìn)行結(jié)賬，核對(duì)賬賬、賬證、賬實(shí)是否相符。整理賬頁(yè)：將賬頁(yè)按順序編號(hào)，加具封面、封底，裝訂成冊(cè)。填寫(xiě)封面：在封面上注明單位名稱(chēng)、賬簿名稱(chēng)、年度、月份、賬簿頁(yè)數(shù)等內(nèi)容。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的整理核對(duì)數(shù)據(jù)：對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。裝訂成冊(cè)：將財(cái)務(wù)報(bào)表按順序排列，加上封面、封底，裝訂成冊(cè)，并在封面上注明單位名稱(chēng)、年度、月份、報(bào)表種類(lèi)等內(nèi)容。4.其他會(huì)計(jì)資料的整理分類(lèi)整理：將銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表等其他會(huì)計(jì)資料按照類(lèi)別進(jìn)行整理。編號(hào)歸檔：對(duì)整理好的資料進(jìn)行編號(hào)，并歸檔保存。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證類(lèi)：原始憑證、記賬憑證保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類(lèi)：月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年；年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管。4.其他會(huì)計(jì)資料類(lèi)：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為10年；納稅申報(bào)表保管期限為10年；會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年；會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保管。（二）保管地點(diǎn)1.城管局應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房，配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防磁等設(shè)施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全保管。2.會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（三）保管要求1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類(lèi)存放，按照保管期限和類(lèi)別進(jìn)行排列，便于查找和利用。2.對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上，異地存放。備份數(shù)據(jù)應(yīng)注明備份時(shí)間、內(nèi)容等信息，并定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)賬實(shí)是否相符，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)報(bào)告并處理。4.嚴(yán)格限制非會(huì)計(jì)檔案管理人員接觸會(huì)計(jì)檔案，確因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。查閱人員不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。五、會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱程序1.內(nèi)部查閱因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由會(huì)計(jì)檔案管理人員提供查閱，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得將會(huì)計(jì)檔案帶出保管庫(kù)房。2.外部查閱外單位因工作需要查閱城管局會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。查閱申請(qǐng)經(jīng)城管局單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由會(huì)計(jì)檔案管理人員提供查閱，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得將會(huì)計(jì)檔案帶出保管庫(kù)房。如需復(fù)印或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。（二）借閱程序1.內(nèi)部借閱因工作需要借閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息?！稌?huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由會(huì)計(jì)檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案交給借閱人員，并在借閱登記薄上登記借閱人員姓名、部門(mén)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。借閱人員應(yīng)妥善保管會(huì)計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。借閱期滿(mǎn)后，應(yīng)及時(shí)歸還會(huì)計(jì)檔案。2.外部借閱外單位因工作需要借閱城管局會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。借閱申請(qǐng)經(jīng)城管局單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由會(huì)計(jì)檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案交給借閱人員，并在借閱登記薄上登記借閱人員單位名稱(chēng)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。借閱人員應(yīng)妥善保管會(huì)計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。如需復(fù)印或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。借閱期滿(mǎn)后，應(yīng)及時(shí)歸還會(huì)計(jì)檔案。六、會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.保管期滿(mǎn)的會(huì)計(jì)檔案，除本制度另有規(guī)定外，可以按照以下程序銷(xiāo)毀：由財(cái)務(wù)部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，會(huì)同檔案管理部門(mén)共同鑒定，編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，列明銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。國(guó)家機(jī)關(guān)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門(mén)、審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo)。財(cái)政部門(mén)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案；銷(xiāo)毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。2.保管期滿(mǎn)但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷(xiāo)毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。3.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿(mǎn)的會(huì)計(jì)檔案不得銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀程序1.編制銷(xiāo)毀清冊(cè)財(cái)務(wù)部門(mén)會(huì)同檔案管理部門(mén)對(duì)保管期滿(mǎn)的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行全面清查，確定需要銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案清單。在銷(xiāo)毀清冊(cè)上詳細(xì)注明會(huì)計(jì)檔案的名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。2.審批銷(xiāo)毀清冊(cè)報(bào)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。3.監(jiān)銷(xiāo)由檔案管理部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案；銷(xiāo)毀后，應(yīng)當(dāng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告單位負(fù)責(zé)人。七、會(huì)計(jì)檔案的信息化管理根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，結(jié)合城管局實(shí)際情況，制定本制度。1.城管局應(yīng)積極推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案信息化管理，采用電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)具備以下條件：形成的電子會(huì)計(jì)資料來(lái)源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系；采取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改；建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫龋軌蛴行Х婪蹲匀粸?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。3.電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。存儲(chǔ)電子會(huì)計(jì)檔案的介質(zhì)應(yīng)標(biāo)明檔案名稱(chēng)、存儲(chǔ)時(shí)間、存儲(chǔ)內(nèi)容等信息，并妥善保管。4.電子會(huì)計(jì)檔案的利用經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，查閱人員可以通過(guò)電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)查閱電子會(huì)計(jì)檔案。查閱人員應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定，不得擅自修改、刪除電子會(huì)計(jì)檔案。如需打印電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)使用專(zhuān)用的打印設(shè)備，確保打印內(nèi)容與電子會(huì)計(jì)檔案一致。打印出的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照本制度的規(guī)定進(jìn)行整理和保管。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.城管局應(yīng)建立健全會(huì)計(jì)檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保會(huì)計(jì)檔案管理工作符合法律法規(guī)和本制度的要求。2.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。3.審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行定期審計(jì)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為依法進(jìn)行處理。（二）檢查內(nèi)容1.會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.會(huì)計(jì)檔案的保管設(shè)施是否完好，是否存在安全隱患。3.電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)是否正常運(yùn)行，電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)、利用等是否符合要求。4.會(huì)計(jì)檔案管理人員是否具備相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和