PAGE檔案館移交接收規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案移交接收工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的保管和利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本公司/組織各部門及所屬單位檔案的移交接收管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案移交接收工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：移交接收的檔案應(yīng)真實反映本公司/組織各項活動的歷史面貌，保持檔案的完整性。3.及時準確原則：檔案移交接收工作應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求及時進行，確保檔案信息的準確無誤。4.便于利用原則：檔案移交接收工作應(yīng)充分考慮檔案的利用需求，便于檔案的查閱、借閱和使用。二、檔案移交（一）移交范圍1.文書檔案：本公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的各種文件材料，包括收文、發(fā)文、會議文件、工作計劃與總結(jié)、統(tǒng)計報表等。2.科技檔案：本公司/組織在科研、生產(chǎn)、建設(shè)等活動中形成的圖紙、圖表、技術(shù)文件、科研報告、項目合同等。3.會計檔案：本公司/組織在財務(wù)管理活動中形成的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表等。4.人事檔案：本公司/組織員工的個人基本信息、工作經(jīng)歷、考核評價、獎懲情況等檔案材料。5.業(yè)務(wù)檔案：本公司/組織在業(yè)務(wù)經(jīng)營活動中形成的各類業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議、客戶資料、市場調(diào)研等。6.聲像檔案：本公司/組織在各項活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。7.電子檔案：本公司/組織在信息化建設(shè)過程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)庫等。（二）移交時間1.文書檔案：一般應(yīng)在次年上半年完成上一年度文件材料的整理歸檔，并向檔案館移交。2.科技檔案：項目完成后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將項目檔案整理歸檔，并向檔案館移交。3.會計檔案：年度終了后，暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本公司/組織檔案館統(tǒng)一保管。4.人事檔案：員工離職后，其人事檔案應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)移交至檔案館。5.業(yè)務(wù)檔案：業(yè)務(wù)活動結(jié)束后，應(yīng)及時將相關(guān)檔案整理歸檔，并向檔案館移交。6.聲像檔案：應(yīng)在活動結(jié)束后及時整理歸檔，并向檔案館移交。7.電子檔案：應(yīng)定期進行備份，并按照規(guī)定向檔案館移交。（三）移交要求1.整理規(guī)范：移交的檔案應(yīng)按照國家有關(guān)檔案整理標準進行整理，分類科學(xué)、編號規(guī)范、裝訂整齊。2.內(nèi)容完整：移交的檔案應(yīng)涵蓋本公司/組織各項活動的全過程，確保檔案內(nèi)容完整無缺。3.質(zhì)量合格：移交的檔案應(yīng)字跡清晰、圖表準確、簽字蓋章齊全，符合檔案保管要求。4.手續(xù)完備：移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、起止時間等信息，并由移交人和接收人簽字確認。（四）移交程序1.編制目錄：移交部門應(yīng)按照檔案整理規(guī)范，編制檔案目錄，詳細列出檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.填寫清冊：移交部門根據(jù)檔案目錄，填寫檔案移交清冊，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案移交檔案館。3.審核檔案：檔案館對移交的檔案進行審核，檢查檔案的整理質(zhì)量、內(nèi)容完整性等，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與移交部門溝通，要求其進行整改。4.辦理交接：審核通過后，移交部門與檔案館辦理檔案交接手續(xù)，雙方在檔案移交清冊上簽字確認，并注明交接日期。三、檔案接收（一）接收范圍檔案館應(yīng)按照本規(guī)章制度規(guī)定的移交范圍，接收各部門及所屬單位移交的檔案。（二）接收要求1.審核清冊：檔案館收到檔案移交清冊后，應(yīng)認真審核，核對檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息是否準確無誤。2.檢查質(zhì)量：檔案館對接收的檔案進行質(zhì)量檢查，檢查檔案的整理規(guī)范、內(nèi)容完整性、字跡清晰度等，確保檔案質(zhì)量符合要求。3.辦理入庫：審核通過后，檔案館將接收的檔案辦理入庫手續(xù)，按照檔案分類編號，上架存放，并建立檔案檢索目錄。（三）接收程序1.接收清冊：檔案館接收檔案時，應(yīng)要求移交部門提交檔案移交清冊，并進行核對。2.檢查檔案：檔案館對接收的檔案進行質(zhì)量檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與移交部門溝通，要求其進行整改。3.辦理入庫：審核通過后，檔案館將接收的檔案辦理入庫手續(xù)，按照檔案分類編號，上架存放，并建立檔案檢索目錄。4.記錄存檔：檔案館對檔案接收情況進行記錄，包括檔案名稱、數(shù)量、移交部門、接收日期等信息，并將相關(guān)記錄存檔。四、檔案保管（一）保管場所檔案館應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.分類存放：檔案應(yīng)按照分類編號，上架存放，便于查找和管理。2.定期檢查：檔案館應(yīng)定期對檔案進行檢查，檢查檔案的保管狀況、完整性等，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施進行處理。3.安全防護：檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全防護措施，確保檔案的安全。4.環(huán)境維護：檔案保管場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合檔案保管要求。（三）檔案整理1.定期整理：檔案館應(yīng)定期對檔案進行整理，對檔案進行分類、編號、編目等，確保檔案的有序管理。2.數(shù)字化處理：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案館應(yīng)逐步推進檔案數(shù)字化處理工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，便于檔案的存儲、查閱和利用。3.備份管理：檔案館應(yīng)對重要檔案進行備份管理，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。五、檔案利用（一）利用范圍本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可以查閱、借閱本公司/組織檔案館保管的檔案。外部單位因特殊原因需要查閱、借閱本公司/組織檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用要求1.查閱登記：查閱檔案時，查閱人員應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱檔案的名稱、目的、時間等信息。2.借閱審批：借閱檔案時，借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人審批后，報檔案館辦理借閱手續(xù)。3.遵守規(guī)定：查閱、借閱檔案人員應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，愛護檔案，不得涂改、偽造、損毀、丟失檔案。4.按時歸還：借閱檔案人員應(yīng)按時歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用程序1.提出申請：查閱、借閱檔案人員應(yīng)向檔案館提出申請，填寫檔案查閱登記表或檔案借閱申請表。2.審批手續(xù)：檔案館對查閱、借閱申請進行審核，經(jīng)批準后，辦理查閱、借閱手續(xù)。3.查閱借閱：查閱、借閱人員按照規(guī)定的時間和地點查閱、借閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案館。4.歸還檔案：查閱、借閱人員查閱、借閱完畢后，應(yīng)按時歸還檔案，檔案館對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時處理。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點、保管價值、效益原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準確性。（二）鑒定組織本公司/組織成立檔案鑒定工作小組，負責檔案鑒定工作的組織和實施。檔案鑒定工作小組由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負責人等組成。（三）鑒定標準檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限規(guī)定和本公司/組織實際情況，制定檔案鑒定標準，明確檔案的保管期限。（四）鑒定程序1.初步篩選：檔案管理人員對到期檔案進行初步篩選，提出需要鑒定的檔案清單。2.組織鑒定：檔案鑒定工作小組對需要鑒定的檔案進行審查，根據(jù)鑒定標準，確定檔案的保管期限。3.形成結(jié)論：檔案鑒定工作小組根據(jù)鑒定結(jié)果，形成檔案鑒定結(jié)論，填寫檔案鑒定表。4.審批備案：檔案鑒定結(jié)論經(jīng)本公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，報上級主管部門備案。（五）銷毀程序1.編制清單：對已鑒定為無保存價值的檔案，檔案管理人員應(yīng)編制檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.審批手續(xù)：檔案銷毀清單經(jīng)本公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，報上級主管部門備案。3.組織銷毀：檔案銷毀工作應(yīng)在指定地點進行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實施，確保檔案銷毀徹底。4.記錄存檔：檔案銷毀工作完成后，檔案管理人員應(yīng)將檔案銷毀情況進行記錄，包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀日期等信息，并將相關(guān)記錄存檔。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制本公司/組織建立檔案管理監(jiān)督機制，定期對各部門及所屬單位檔案移交接收、保管利用等工作進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況：檢查各部門及所屬單位是否嚴格執(zhí)行本公司/組織檔案管理規(guī)章制度。2.檔案質(zhì)量情況：檢查檔案的整理規(guī)范、內(nèi)容完整性、字跡清晰度等質(zhì)量情況。3.檔案保管情況：檢查檔案保管場所的安全防護措施、環(huán)境維護等情況。4.檔