PAGE檔案信息化利用管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案信息化利用管理，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，提高檔案利用效率和服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案信息化利用過程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息化利用活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全保密原則：保障檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改和丟失，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。3.高效利用原則：優(yōu)化檔案信息化利用流程，提高檔案查詢、借閱、使用等環(huán)節(jié)的效率，滿足公司各項(xiàng)工作對檔案信息的需求。4.規(guī)范管理原則：建立健全檔案信息化利用管理制度和流程，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、檔案信息化利用管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案信息化利用管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)，包括檔案數(shù)字化加工、存儲(chǔ)、管理系統(tǒng)建設(shè)等。3.負(fù)責(zé)檔案信息的收集、整理、分類、編目、存儲(chǔ)和維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。4.受理檔案查詢、借閱申請，按照規(guī)定進(jìn)行審核和辦理。5.對檔案信息化利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。6.開展檔案信息化利用培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識(shí)和利用能力。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.按照規(guī)定向檔案管理部門提交檔案利用需求，配合檔案管理部門做好檔案查詢、借閱等相關(guān)工作。3.對本部門員工進(jìn)行檔案信息化利用培訓(xùn)和教育，督促員工遵守檔案利用管理制度。（三）員工職責(zé)1.遵守檔案信息化利用管理制度，愛護(hù)檔案信息資源。2.按照規(guī)定申請檔案查詢、借閱，不得違規(guī)操作。3.在檔案利用過程中，妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失檔案。4.及時(shí)歸還檔案，不得逾期占用。三、檔案信息化建設(shè)（一）檔案數(shù)字化1.制定檔案數(shù)字化工作計(jì)劃，明確數(shù)字化范圍、標(biāo)準(zhǔn)和流程。2.按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化加工，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，對數(shù)字化檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。（二）檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.選用符合公司實(shí)際需求和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)功能完善、操作簡便、安全可靠。2.對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定制化開發(fā)，滿足公司個(gè)性化的檔案管理需求，如檔案分類設(shè)置、權(quán)限管理、流程控制等。3.建立檔案管理系統(tǒng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和交互，提高工作效率。（三）檔案信息化安全保障1.建立檔案信息化安全管理制度，明確安全責(zé)任和安全措施。2.采用防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等手段，保障檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全，防止外部非法入侵。3.定期對檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。4.制定檔案信息備份與恢復(fù)方案，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。四、檔案查詢與借閱管理（一）查詢管理1.員工因工作需要查詢檔案的，應(yīng)填寫《檔案查詢申請表》，注明查詢目的、查詢內(nèi)容等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人對查詢申請進(jìn)行審核，簽署意見后提交檔案管理部門。3.檔案管理部門對查詢申請進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后按照規(guī)定提供檔案查詢服務(wù)。4.查詢?nèi)藛T應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行查詢，不得擅自將檔案帶出指定場所。5.檔案管理部門應(yīng)對查詢情況進(jìn)行記錄，包括查詢時(shí)間、查詢?nèi)藛T、查詢內(nèi)容等。（二）借閱管理1.員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人對借閱申請進(jìn)行審核，簽署意見后提交檔案管理部門。3.檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。6.檔案管理部門應(yīng)對借閱情況進(jìn)行跟蹤和催還，確保檔案按時(shí)歸還。五、檔案利用統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案查詢、借閱的數(shù)量、人次、時(shí)間分布等情況。2.檔案利用的目的、用途等情況。3.檔案信息化系統(tǒng)的使用頻率、功能使用情況等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對檔案查詢與借閱等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對檔案利用統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬進(jìn)行匯總和分析，形成檔案利用統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）分析與應(yīng)用1.根據(jù)檔案利用統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，了解公司各部門對檔案信息的需求情況，為檔案收集、整理和提供利用提供參考依據(jù)。2.分析檔案信息化系統(tǒng)的使用效果，發(fā)現(xiàn)存在的問題和不足，及時(shí)進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)。3.通過檔案利用統(tǒng)計(jì)分析，評(píng)估檔案工作對公司業(yè)務(wù)發(fā)展的支持作用，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。六、檔案信息化利用監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案信息化利用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，包括檔案查詢、借閱手續(xù)的辦理情況、檔案利用過程中的安全保密情況等。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改，對違規(guī)行為按照規(guī)定進(jìn)行處理。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案信息化利用考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對各部門和員工在檔案信息化利用方面的工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)內(nèi)容包括檔案管理工作質(zhì)量、檔案利用效率、安全保密措施落實(shí)情況等。3.將考核評(píng)價(jià)結(jié)果與部門和員工的績效掛鉤，激勵(lì)各部門和員工積極做好檔案信息化利用工