PAGE創(chuàng)國衛(wèi)檔案收集管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市（以下簡稱“創(chuàng)國衛(wèi)”）檔案管理工作，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，為創(chuàng)國衛(wèi)工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部與創(chuàng)國衛(wèi)工作相關(guān)的各類檔案資料的收集、整理、歸檔、保管和利用。（三）基本原則1.真實性原則：檔案資料應(yīng)如實反映創(chuàng)國衛(wèi)工作的實際情況，確保內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集與創(chuàng)國衛(wèi)工作有關(guān)的各種文件、資料、記錄等，保證檔案資料的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案資料的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、信息等應(yīng)真實可靠，避免出現(xiàn)錯誤或歧義。4.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和方法，對檔案資料進(jìn)行科學(xué)合理的整理和歸檔，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性。5.保密性原則：對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，確保信息安全。二、檔案收集范圍（一）規(guī)劃計劃類1.創(chuàng)國衛(wèi)工作規(guī)劃、年度工作計劃、實施方案等。2.創(chuàng)國衛(wèi)工作目標(biāo)責(zé)任書、責(zé)任分工文件等。（二）組織管理類1.創(chuàng)國衛(wèi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組及工作機(jī)構(gòu)的成立文件、人員組成名單等。2.創(chuàng)國衛(wèi)工作會議記錄、紀(jì)要、簡報等。3.創(chuàng)國衛(wèi)工作制度、考核辦法、獎懲制度等。（三）健康教育與健康促進(jìn)類1.健康教育工作計劃、總結(jié)、活動方案等。2.健康教育宣傳資料，如宣傳畫、折頁、手冊、視頻等。3.健康講座、咨詢活動、健康體檢等相關(guān)記錄。4.居民健康素養(yǎng)監(jiān)測報告、健康行為調(diào)查資料等。（四）環(huán)境衛(wèi)生類1.環(huán)境衛(wèi)生整治方案、行動記錄、工作總結(jié)等。2.環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)測報告，包括空氣質(zhì)量、水質(zhì)、噪聲等監(jiān)測數(shù)據(jù)。3.垃圾收集、運(yùn)輸、處理情況記錄，如垃圾清運(yùn)量、處理方式、處理設(shè)施運(yùn)行記錄等。4.公共廁所建設(shè)、管理情況記錄，包括廁所數(shù)量、分布、衛(wèi)生狀況等。5.病媒生物防制工作方案、措施、消殺記錄等，如鼠、蚊、蠅、蟑螂等病媒生物密度監(jiān)測報告。（五）食品安全類①1.食品安全監(jiān)管工作計劃、方案、總結(jié)等。2.食品生產(chǎn)經(jīng)營單位衛(wèi)生許可證、營業(yè)執(zhí)照等相關(guān)證件復(fù)印件。3.食品抽檢檢測報告，包括抽檢計劃、抽檢結(jié)果等。4.食品安全事故應(yīng)急預(yù)案、處置記錄等。（六）飲用水衛(wèi)生類1.飲用水衛(wèi)生管理工作計劃、措施、總結(jié)等。2.飲用水供水單位衛(wèi)生許可證、水質(zhì)檢測報告等。3.二次供水設(shè)施清洗消毒記錄、水質(zhì)檢測報告等。（七）傳染病防治類1.傳染病防治工作計劃、方案、總結(jié)等。2.傳染病疫情報告記錄、防控措施落實情況等。3.預(yù)防接種證查驗記錄、疫苗接種情況統(tǒng)計等。4.醫(yī)療機(jī)構(gòu)傳染病防治工作情況記錄，如發(fā)熱門診、腸道門診工作記錄等。（八）病媒生物防制類1.病媒生物防制工作計劃、方案、總結(jié)等。2.病媒生物防制設(shè)施建設(shè)情況記錄，如防鼠設(shè)施、防蚊蠅設(shè)施等。3.病媒生物消殺服務(wù)合同、消殺記錄、效果評估報告等。（九）社區(qū)衛(wèi)生類1.社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)工作計劃、總結(jié)、活動記錄等。2.社區(qū)環(huán)境衛(wèi)生整治情況記錄，包括社區(qū)綠化、美化、凈化等工作情況。3.社區(qū)健康教育活動記錄，如健康宣傳欄更新記錄、社區(qū)健康講座安排等。4.社區(qū)居民健康檔案建立與管理情況記錄。（十）環(huán)境保護(hù)類1.環(huán)境保護(hù)工作計劃、方案、總結(jié)等。2.環(huán)境監(jiān)測報告，包括大氣污染、水污染、土壤污染等監(jiān)測數(shù)據(jù)。3.污染源排查與整治情況記錄，如工業(yè)污染源、生活污染源等排查與治理情況。4.環(huán)保宣傳教育活動記錄，如環(huán)保知識講座、宣傳活動等。（十一）其他相關(guān)類1.創(chuàng)國衛(wèi)工作中的先進(jìn)事跡、典型案例、經(jīng)驗交流材料等。2.上級部門關(guān)于創(chuàng)國衛(wèi)工作的文件、通知、批示等。3.與創(chuàng)國衛(wèi)工作相關(guān)的照片、視頻、音頻等資料。三、檔案收集要求（一）及時性各部門/科室應(yīng)及時收集本部門在創(chuàng)國衛(wèi)工作中形成的各類檔案資料，確保檔案資料的時效性。一般應(yīng)在工作完成后的[X]個工作日內(nèi)將相關(guān)資料移交至檔案管理部門。（二）完整性收集的檔案資料應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、底稿等，確保檔案資料能夠全面反映創(chuàng)國衛(wèi)工作的全過程。（三）準(zhǔn)確性檔案資料的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、信息等應(yīng)真實可靠。收集人員應(yīng)對檔案資料進(jìn)行認(rèn)真核對，確保其準(zhǔn)確性。（四）規(guī)范性檔案資料應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織內(nèi)部的文件格式要求。文件應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全。四、檔案收集流程（一）部門/科室收集1.各部門/科室明確專人負(fù)責(zé)創(chuàng)國衛(wèi)檔案資料的收集工作。2.收集人員按照檔案收集范圍和要求，及時收集本部門在創(chuàng)國衛(wèi)工作中產(chǎn)生的各類檔案資料，并進(jìn)行初步整理。3.對收集到的檔案資料進(jìn)行分類、編號，填寫檔案資料目錄清單，確保每份檔案資料都有明確的標(biāo)識。（二）部門/科室移交1.各部門/科室收集整理完畢后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將檔案資料移交至檔案管理部門。2.移交時，填寫檔案資料移交清單，雙方簽字確認(rèn)。移交清單應(yīng)包括檔案資料的名稱、數(shù)量、類別、移交時間等信息。（三）檔案管理部門接收1.檔案管理部門對移交的檔案資料進(jìn)行認(rèn)真核對，檢查檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.對不符合要求的檔案資料，及時與移交部門/科室溝通，要求其補(bǔ)充或更正。3.接收無誤后，將檔案資料按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理、歸檔。五、檔案整理與歸檔（一）整理原則1.遵循檔案形成的規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于檔案的保管和利用，提高檔案管理工作效率。（二）分類方法1.按照檔案收集范圍中的類別進(jìn)行一級分類，如規(guī)劃計劃類、組織管理類、健康教育與健康促進(jìn)類等。2.在一級分類的基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案資料的具體內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行二級分類，如在健康教育與健康促進(jìn)類中，可分為健康教育工作計劃、宣傳資料、健康活動記錄等。3.對于一些具有特定編號或標(biāo)識的檔案資料，可按照編號或標(biāo)識進(jìn)行分類整理。（三）編號規(guī)則1.檔案編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。2.編號采用“年度+類別代碼+流水號”的形式，例如：2023JY001，其中“2023”表示年度，“JY”表示健康教育與健康促進(jìn)類的類別代碼，“001”表示該類別下的流水號。3.類別代碼按照檔案收集范圍中的類別名稱進(jìn)行編制，每個類別對應(yīng)一個固定的代碼。（四）裝訂要求1.對紙張規(guī)格不一致、破損或折疊的檔案資料進(jìn)行修整，使其規(guī)格統(tǒng)一、平整。2.采用線裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀。3.裝訂時應(yīng)去除金屬物，如訂書釘、回形針等。%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%（五）編目與裝盒1.根據(jù)整理好的檔案資料，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、保管期限、備注等信息。2.將整理好的檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、起止編號等信息。%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%六、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保檔案庫房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和歷史價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要是反映公司/組織創(chuàng)國衛(wèi)工作重大歷史事件、重要決策等具有長遠(yuǎn)保存價值的檔案資料。3.長期保管的檔案保管期限一般為[X]年，主要是反映創(chuàng)國衛(wèi)工作過程中較為重要的文件、資料等。4.短期保管的檔案保管期限一般為[X]年，主要是一些臨時性的、時效性較強(qiáng)的檔案資料。（三）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，一般每[X]年進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次抽查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性、準(zhǔn)確性等，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進(jìn)行處理。3.對檢查情況進(jìn)行記錄，形成檔案檢查記錄臺賬。（四）數(shù)字化管理1.逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作，將重要的檔案資料進(jìn)行掃描、錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步管理，確保電子檔案的真實性、完整性和安全性。3.制定電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案的存儲、備份、利用等流程。七、檔案利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織內(nèi)部的保密規(guī)定，確保檔案利用過程中的信息安全。2.檔案利用應(yīng)遵循方便快捷、高效服務(wù)的原則，滿足公司/組織內(nèi)部各部門以及外部相關(guān)單位對創(chuàng)國衛(wèi)檔案資料的查閱需求。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門在開展創(chuàng)國衛(wèi)工作時，如需查閱相關(guān)檔案資料，可向檔案管理部門提出申請。2.上級主管部門、政府相關(guān)部門以及其他有關(guān)單位因工作需要查閱創(chuàng)國衛(wèi)檔案資料的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及創(chuàng)國衛(wèi)工作的研究、宣傳、教育等活動，經(jīng)批準(zhǔn)后可利用相關(guān)檔案資料。（三）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱：部門/科室填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交檔案管理部門。檔案管理部門審核同意后，安排專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。2.外部查閱：外單位查閱創(chuàng)國衛(wèi)檔案資料，需提前提交查閱申請函，注明查閱單位名稱、查閱目的、查閱內(nèi)容等，并加蓋單位公章。經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱過程中，應(yīng)安排專人陪同，確保檔案資料的安全。3.借閱：因工作需要借閱檔案資料的，填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失。（四）利用登記1.對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時間、利用部門/單位、利用人員、查閱內(nèi)容、查閱方式等信息。2.檔案利用登記臺賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便日后查閱和統(tǒng)計分析。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限已滿，且無繼續(xù)保存價值的。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聶n案損壞無法修復(fù)，且無備份的。3.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定或公司/組織內(nèi)部要求，需要銷毀的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行清查，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀申請表，注明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、類別、保管期限等信息。2.申請表經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)