PAGE檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案室的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案室的檔案管理工作，包括各類檢測(cè)報(bào)告、原始記錄、技術(shù)文件、合同協(xié)議、資質(zhì)證書、人員檔案等所有與檢測(cè)業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案室負(fù)責(zé)對(duì)本機(jī)構(gòu)所有檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映檢測(cè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得擅自篡改或偽造。3.完整性原則：保證檔案資料的齊全、完整，涵蓋檢測(cè)業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)和方面。4.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱和利用效率，滿足機(jī)構(gòu)內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位的合理需求。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本機(jī)構(gòu)的檔案管理制度，制定和完善檔案管理工作細(xì)則。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等日常管理工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查找和利用。4.對(duì)檔案的借閱、歸還、查閱等利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全。5.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化處理工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。6.組織開展檔案鑒定和銷毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀。7.參與檔案管理相關(guān)的培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體員工的檔案意識(shí)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和初步分類工作，并定期移交檔案室。2.明確本部門兼職檔案員，負(fù)責(zé)督促本部門員工及時(shí)將工作中形成的檔案資料歸檔，并協(xié)助檔案室做好檔案管理工作。3.根據(jù)工作需要，向檔案室提出檔案查閱、借閱申請(qǐng)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案。4.對(duì)本部門檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，配合檔案室做好檔案管理的各項(xiàng)工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，做好檔案的日常管理和服務(wù)工作，確保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。3.定期參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平，適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展需要。4.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，維護(hù)檔案的安全和完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.檢測(cè)報(bào)告及相關(guān)原始記錄：包括各類委托檢測(cè)、監(jiān)督檢測(cè)、驗(yàn)收檢測(cè)等項(xiàng)目的報(bào)告及對(duì)應(yīng)的原始檢測(cè)數(shù)據(jù)、記錄表格、樣品信息等。2.技術(shù)文件：檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、方法、操作規(guī)程、質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書等。3.判斷標(biāo)準(zhǔn)：各類產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)、認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)等。4.合同協(xié)議：檢測(cè)服務(wù)合同、委托合同、分包合同、合作協(xié)議等。5.資質(zhì)證書及相關(guān)文件：計(jì)量認(rèn)證證書、實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可證書、資質(zhì)認(rèn)定證書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等。6.人員檔案：?jiǎn)T工的入職登記表、學(xué)歷證書、資格證書、培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。7.儀器設(shè)備檔案：儀器設(shè)備的購(gòu)置合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說明書、操作規(guī)程、維修記錄、校準(zhǔn)證書等。8.其他與檢測(cè)業(yè)務(wù)相關(guān)的文件資料：如會(huì)議紀(jì)要、工作匯報(bào)、客戶反饋、投訴處理記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，簽字蓋章齊全，符合檔案管理的要求。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份和存儲(chǔ)。4.收集的檔案資料應(yīng)定期移交檔案室，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、性質(zhì)等因素進(jìn)行分類，可分為檢測(cè)業(yè)務(wù)類、技術(shù)文件類、合同協(xié)議類、資質(zhì)證書類、人員檔案類、儀器設(shè)備檔案類等。2.編號(hào)：為每一類檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查找。3.編目：對(duì)每一份檔案編制目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整。4.裝訂：對(duì)紙張較多且需要長(zhǎng)期保存的檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案內(nèi)容的完整性，不得損壞檔案。5.上架：將整理好的檔案按照分類和編號(hào)順序上架存放，便于檔案的保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管環(huán)境1.檔案室應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案室應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、防盜設(shè)施等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.應(yīng)選用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等裝具，確保檔案存放的安全和整齊。2.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時(shí)修復(fù)或更換。（三）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類和編號(hào)順序存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.檔案存放應(yīng)遵循便于保管和利用的原則，同時(shí)要考慮檔案的保密要求，對(duì)涉及機(jī)密的檔案應(yīng)單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的保密措施。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案：本機(jī)構(gòu)的重要資質(zhì)證書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等。涉及重大檢測(cè)項(xiàng)目、具有重要?dú)v史價(jià)值或法律意義的檢測(cè)報(bào)告及相關(guān)原始記錄。機(jī)構(gòu)的章程、規(guī)章制度、重要會(huì)議紀(jì)要等。3.長(zhǎng)期保管的檔案：一般檢測(cè)項(xiàng)目的檢測(cè)報(bào)告及原始記錄，保管期限為[X]年。技術(shù)文件、合同協(xié)議等，保管期限為[X]年。人員檔案中的學(xué)歷證書、資格證書等重要資料，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案：一般性的工作文件、臨時(shí)性的檢測(cè)報(bào)告等，保管期限為[X]年?？蛻舴答?、投訴處理記錄等，保管期限為[X]年。（五）檔案清查1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況與檔案登記一致。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、準(zhǔn)確性、保管期限、存放位置等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本機(jī)構(gòu)員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)使用檔案室提供的查閱工具，不得直接接觸檔案原件。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行復(fù)印或摘錄。復(fù)印或摘錄的檔案資料應(yīng)加蓋檔案室公章，注明出處。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的歸還情況，并在《檔案查閱申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)提前向本機(jī)構(gòu)提出書面申請(qǐng)，說明借閱目的、借閱時(shí)間、借閱范圍等信息，并加蓋單位公章。申請(qǐng)經(jīng)本機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.本機(jī)構(gòu)員工因特殊原因需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱時(shí)間、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。3.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)與檔案室工作人員辦理借閱登記手續(xù)，明確借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息，并留下有效聯(lián)系方式。借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案室提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。4.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失或泄露，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。5.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的歸還情況，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定其是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀；對(duì)于仍具有一定保存價(jià)值的檔案，可適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷鑒定，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)本機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。3.檔案銷毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷毀檔案的名稱、數(shù)量、清單等信息，確保銷毀工作的準(zhǔn)確性和徹底性。4.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀申請(qǐng)表》上注明銷毀日期，并由監(jiān)銷人員和銷毀人員簽字確認(rèn)。同時(shí)，應(yīng)將銷毀情況記錄在檔案銷毀登記簿上，以備查考。5.對(duì)于涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行銷毀，確保機(jī)密信息不被泄露。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.電子檔案的收集應(yīng)與紙質(zhì)檔案的收集同步進(jìn)行，確保電子文件及其元數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。2.電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案相同的分類方法進(jìn)行整理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的快速檢索和利用。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和元數(shù)據(jù)提取，確保電子檔案的兼容性和可讀性。電子檔案的格式應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，元數(shù)據(jù)應(yīng)完整、準(zhǔn)確地反映電子檔案的內(nèi)容和背景信息。（二）電子檔案的存儲(chǔ)與備份1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，服務(wù)器和存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備良好的性能和可靠性，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。備份頻率應(yīng)根據(jù)電子檔案的重要性和變化情況確定，但至少每周進(jìn)行一次全量備份，每天進(jìn)行一次增量備份。3.定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性和完整性。如發(fā)現(xiàn)備份數(shù)據(jù)存在問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）電子檔案的利用與安全1.電子檔案的利用應(yīng)遵循與紙質(zhì)檔案相同的查閱和借閱規(guī)定，通過授權(quán)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行查閱和下載。查閱和下載電子檔案時(shí)，應(yīng)記錄查閱人員、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息，確保電子檔案的使用安全。2.采取有效的安全防護(hù)措施，防止電子檔案被