PAGE商務(wù)局檔案安全管理制度一、總則（一）目的為加強商務(wù)局檔案安全管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在商務(wù)工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于商務(wù)局機關(guān)各科室、下屬事業(yè)單位在檔案收集、整理、保管、利用等過程中的安全管理工作。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施，防止檔案損毀、丟失、泄密等情況發(fā)生。2.預(yù)防為主原則：強化檔案安全防范意識，建立健全各項安全管理制度，加強日常監(jiān)督檢查，及時消除安全隱患。3.依法管理原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，依法開展檔案安全管理工作。二、檔案收集與整理安全管理（一）收集要求1.各科室、下屬事業(yè)單位應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，確保檔案材料及時、完整、準確地收集歸檔。2.收集的檔案材料應(yīng)符合國家法律法規(guī)和本局業(yè)務(wù)工作要求，包括但不限于文件、合同、報表、會議記錄、調(diào)研報告等。3.對于重要的檔案材料，應(yīng)實行雙人核對、簽字確認制度，確保檔案的真實性和完整性。（二）整理規(guī)范1.檔案整理應(yīng)按照國家檔案局制定的《歸檔文件整理規(guī)則》等相關(guān)標準進行，確保檔案分類科學(xué)、編號規(guī)范、排列有序。2.整理過程中，應(yīng)注意保護檔案材料的原始面貌，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。3.對破損、褪色的檔案材料，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。三、檔案保管安全管理（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等安全設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定標準，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和應(yīng)急照明設(shè)備，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。（二）檔案存儲1.檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲于專用的存儲設(shè)備中，并進行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放。3.對重要檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保護措施，如專柜存放、加密存儲等。（三）檔案盤點1.定期對檔案進行盤點，每年至少進行一次全面盤點，確保檔案數(shù)量準確、存放位置正確。2.盤點過程中，應(yīng)認真核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并報告處理。3.對盤點結(jié)果應(yīng)進行詳細記錄，形成盤點報告，并存檔備查。四、檔案利用安全管理（一）利用申請1.本局工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，并經(jīng)所在科室負責人簽字同意后，交檔案管理部門審核。2.外單位人員因工作需要查閱本局檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)本局相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可查閱。（二）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對檔案查閱申請進行審核，審核通過后，應(yīng)建立檔案查閱登記臺賬，詳細記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。2.查閱登記臺賬應(yīng)妥善保管，以備查詢。（三）利用現(xiàn)場管理1.檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.查閱人員不得擅自涂改檔案內(nèi)容、抽取檔案材料、在檔案上批注等，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)安排專人負責檔案查閱現(xiàn)場的管理，確保檔案安全。（四）利用歸還1.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行認真核對，確保檔案完整無損。五、檔案信息化安全管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)符合國家信息安全相關(guān)標準和規(guī)范，確保系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性和可靠性。2.系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)采用先進的技術(shù)手段，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作效率。3.系統(tǒng)建設(shè)過程中，應(yīng)加強對系統(tǒng)安全的設(shè)計和規(guī)劃，采取必要的安全防護措施，如防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等。（二）數(shù)據(jù)管理1.電子檔案數(shù)據(jù)應(yīng)進行分類存儲，建立完善的數(shù)據(jù)備份制度，定期對數(shù)據(jù)進行備份，并將備份數(shù)據(jù)異地存放。2.加強對電子檔案數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限管理，設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性。3.對電子檔案數(shù)據(jù)的修改、刪除等操作應(yīng)進行嚴格的審批和記錄，確保數(shù)據(jù)的完整性和可追溯性。（三）網(wǎng)絡(luò)安全1.檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.加強對內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的安全管理，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防范內(nèi)部人員的違規(guī)操作和網(wǎng)絡(luò)攻擊。3.定期對網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（四）人員管理1.加強對檔案信息化工作人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識和操作技能，確保其熟悉并遵守檔案信息化安全管理制度。2.對涉及檔案信息化系統(tǒng)管理和操作的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確其安全責任和義務(wù)。3.嚴格控制檔案信息化工作人員的訪問權(quán)限，定期對其賬號和密碼進行更換，防止賬號被盜用。六、檔案安全應(yīng)急管理（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機構(gòu)、職責分工、應(yīng)急響應(yīng)程序、處置措施等內(nèi)容。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進行修訂和演練，確保其科學(xué)性、實用性和可操作性。（二）應(yīng)急處置措施1.發(fā)生檔案安全事故時，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取有效的應(yīng)急處置措施，如搶救檔案、保護現(xiàn)場、報告上級等。2.對受損的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.配合相關(guān)部門進行事故調(diào)查，查明事故原因，分清責任，提出處理意見。（三）事后恢復(fù)與總結(jié)1.事故處理完畢后，應(yīng)及時對檔案安全事故進行總結(jié)分析，查找事故原因，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進措施。2.對應(yīng)急處置過程中形成的相關(guān)資料，應(yīng)進行整理歸檔，妥善保管。七、監(jiān)督檢查與責任追究（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對各科室、下屬事業(yè)單位的檔案安全管理工作進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用、信息化等環(huán)節(jié)的安全管理情況，以及安全制度執(zhí)行情況、安全設(shè)施配備情況等。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)下達整改通知書，責令限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）責任追究1.對違反本制度，導(dǎo)致檔案損毀、丟失、泄密等安全事故發(fā)