PAGE房地產(chǎn)集團(tuán)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)房地產(chǎn)集團(tuán)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在集團(tuán)各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于集團(tuán)總部及所屬各子公司、分公司、項(xiàng)目部等所有部門和員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：集團(tuán)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映集團(tuán)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理和保存與集團(tuán)工作相關(guān)的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及集團(tuán)機(jī)密的檔案進(jìn)行保密管理。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為集團(tuán)各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門集團(tuán)設(shè)立檔案管理部，負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案的統(tǒng)一管理工作。檔案管理部應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，并確保檔案的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.在各項(xiàng)工作中形成的檔案，應(yīng)及時(shí)移交檔案管理部集中管理，不得自行留存或銷毀。3.各部門應(yīng)積極配合檔案管理部的工作，提供必要的支持和協(xié)助，確保檔案管理工作的順利開展。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類：包括集團(tuán)行政公文、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、資質(zhì)證書等。2.財(cái)務(wù)管理類：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、資金管理等。3.市場(chǎng)營(yíng)銷類：包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、項(xiàng)目策劃書、銷售合同、廣告宣傳資料等。4.工程管理類：包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、規(guī)劃設(shè)計(jì)圖紙、施工組織設(shè)計(jì)、工程變更記錄、竣工驗(yàn)收資料等。5.客戶服務(wù)類：包括客戶信息、投訴處理記錄、售后服務(wù)資料等。6.其他類：包括與集團(tuán)工作相關(guān)的其他特殊檔案，如榮譽(yù)證書、法律文件等。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，確保檔案編號(hào)的科學(xué)性和實(shí)用性。2.檔案編號(hào)采用“年度類別流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)，例如：2023XM001，表示2023年度工程管理類的第1份檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.集團(tuán)在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.集團(tuán)員工在工作中收到的與集團(tuán)工作相關(guān)的外部文件、資料等，也應(yīng)及時(shí)移交檔案管理部。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，定期對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行收集和整理，確保檔案的及時(shí)歸檔。2.檔案收集應(yīng)做到全面、準(zhǔn)確、及時(shí)，不得遺漏重要文件和資料。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的真實(shí)性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.文件材料應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修復(fù)，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。（四）整理方法1.行政管理類檔案：按照文件的種類、時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，編制目錄。2.財(cái)務(wù)管理類檔案：按照會(huì)計(jì)年度、會(huì)計(jì)科目進(jìn)行分類整理，裝訂成冊(cè)，并編制會(huì)計(jì)檔案目錄。3.市場(chǎng)營(yíng)銷類檔案：按照項(xiàng)目、時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，并編制索引。4.工程管理類檔案：按照項(xiàng)目建設(shè)階段，分別對(duì)項(xiàng)目前期文件、施工過程文件、竣工驗(yàn)收文件等進(jìn)行分類整理，編制工程檔案目錄。5.客戶服務(wù)類檔案：按照客戶類別、時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，并建立客戶檔案索引。6.其他類檔案：根據(jù)檔案的性質(zhì)和特點(diǎn)，采用相應(yīng)的整理方法進(jìn)行分類整理。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備和設(shè)施，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序存放，便于查找和利用。2.對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份保管措施，防止檔案丟失或損壞。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，并存儲(chǔ)在不同的存儲(chǔ)介質(zhì)上，異地存放，確保電子檔案的安全。（三）檔案的鑒定與銷毀1.檔案管理部應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.對(duì)已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部會(huì)同有關(guān)部門共同進(jìn)行銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.嚴(yán)禁擅自銷毀檔案，對(duì)涉及集團(tuán)機(jī)密或重要信息的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行處理，不得隨意丟棄或銷毀。六、檔案的利用（一）利用范圍1.集團(tuán)內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱集團(tuán)檔案。2.外部單位因工作需要，經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱、借閱集團(tuán)相關(guān)檔案。（二）利用手續(xù)1.集團(tuán)內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部辦理查閱、借閱手續(xù)。3.檔案查閱、借閱申請(qǐng)表應(yīng)注明查閱、借閱的檔案名稱、數(shù)量、時(shí)間、用途等信息。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案管理部。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改或標(biāo)記。如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部同意，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)印手續(xù)。3.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自拆封、涂改、銷毀檔案。4.檔案利用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立集團(tuán)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.通過信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、查詢和利用，為集團(tuán)各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)集團(tuán)現(xiàn)有檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合集團(tuán)檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.應(yīng)定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。3.應(yīng)建立健全檔案管理信息系統(tǒng)的用戶管理制度，嚴(yán)格控制用戶的訪問權(quán)限，防止檔案信息的泄露。八、檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.集團(tuán)設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本制度的要求。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用等方面的工作情況，以及檔案管理部門的工作情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。考核評(píng)價(jià)結(jié)果作為部門和員工績(jī)效考核的重要依據(jù)。2.考核評(píng)價(jià)內(nèi)容包括檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)、制度建設(shè)、工作質(zhì)量、利用效果等方面。（三）獎(jiǎng)懲措施1.對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出的部門