PAGE衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)工作中的作用，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)工作中形成的各類檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案嚴(yán)格保密。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)制定和完善衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，并組織實(shí)施。3.負(fù)責(zé)衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作。4.負(fù)責(zé)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用，為衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)工作提供檔案資料支持。5.負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)工作中形成檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交檔案管理部門。2.嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范本部門檔案的形成過(guò)程，確保檔案質(zhì)量。3.配合檔案管理部門做好檔案的整理、歸檔、鑒定、銷毀等工作。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的查閱、借閱登記，并及時(shí)歸還。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，具備專業(yè)知識(shí)和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和泄密。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)催還借出檔案。5.負(fù)責(zé)檔案信息的統(tǒng)計(jì)工作，定期向上級(jí)部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。6.參與檔案的鑒定和銷毀工作，提出鑒定意見(jiàn)，做好銷毀記錄。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件材料。2.衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)工作中形成的各類執(zhí)法文書(shū)，如監(jiān)督意見(jiàn)書(shū)、行政處罰決定書(shū)等。3.衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)工作中涉及的各類檢查記錄、抽檢報(bào)告、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)等。4.衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)工作中與相關(guān)部門、單位的來(lái)往文件、函件、會(huì)議紀(jì)要等。5.衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)工作中開(kāi)展培訓(xùn)、宣傳等活動(dòng)形成的文件材料。6.其他與衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)工作相關(guān)的有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其紙質(zhì)版本，并確保兩者內(nèi)容一致。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類：按照衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)工作的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為綜合管理類、監(jiān)督執(zhí)法類、抽檢監(jiān)測(cè)類、培訓(xùn)宣傳類等類別。2.組卷：將同一類別的檔案按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列，組成案卷。案卷內(nèi)的文件應(yīng)按照一定的邏輯順序排列，如批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后等。3.編目：對(duì)每一卷案編制案卷目錄，包括案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁(yè)數(shù)等項(xiàng)目。同時(shí)，對(duì)案卷內(nèi)的每份文件編制文件目錄，注明文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)等信息。4.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件進(jìn)行修補(bǔ)和裱糊，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理完畢，移交檔案管理部門歸檔。（二）歸檔手續(xù)檔案形成部門向檔案管理部門移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。檔案移交清單應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份由檔案形成部門留存。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，將衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：涉及重大衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)事件、重要執(zhí)法成果、具有歷史查考價(jià)值等的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案：保存期限為15年至50年的檔案，主要包括一般性的衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)工作文件、執(zhí)法文書(shū)等。3.短期保管的檔案：保存期限為5年以下的檔案，如臨時(shí)性的工作文件、通知等。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)按照類別、保管期限進(jìn)行分類存放，排列有序，便于查找。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可查閱衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)檔案。涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，查閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定執(zhí)行。（二）查閱手續(xù)1.查閱人員應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記，記錄查閱人員姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。查閱過(guò)程中應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。（三）借閱范圍因特殊情況需要借閱衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)檔案的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱手續(xù)1.借閱人員應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.檔案管理部門根據(jù)借閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并辦理借閱登記，記錄借閱人員姓名、部門、借閱時(shí)間、借閱內(nèi)容、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核同意后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的題名、年度、保管期限、卷號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、銷毀時(shí)間等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報(bào)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案銷毀清冊(cè)與銷毀檔案的一致性，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)，上報(bào)上級(jí)部門。