PAGE荊門失業(yè)局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)荊門失業(yè)局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于荊門失業(yè)局在辦理失業(yè)登記、就業(yè)援助、失業(yè)保險(xiǎn)待遇審核發(fā)放等各項(xiàng)業(yè)務(wù)過程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則全局檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映業(yè)務(wù)辦理過程和實(shí)際情況，保證檔案的完整性。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和使用，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)等工作。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立檔案檢索系統(tǒng)。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境符合要求。5.辦理檔案的查閱、借閱、復(fù)印等利用手續(xù)。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案保管期限的調(diào)整意見。7.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和初步審核，確保檔案材料的齊全、完整和真實(shí)。2.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括整理、裝訂、編目等。3.做好檔案庫房的日常巡查，確保檔案安全。4.及時(shí)準(zhǔn)確地為利用者提供檔案查閱、借閱服務(wù)。5.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。三、檔案收集（一）收集范圍1.失業(yè)人員檔案：包括失業(yè)登記申請表、身份證復(fù)印件、就業(yè)失業(yè)登記證、解除勞動(dòng)關(guān)系證明等。2.就業(yè)援助檔案：就業(yè)困難人員認(rèn)定材料、就業(yè)援助申請審批表、就業(yè)援助措施實(shí)施記錄等。3.失業(yè)保險(xiǎn)待遇審核發(fā)放檔案：失業(yè)保險(xiǎn)金申領(lǐng)表、個(gè)人銀行賬戶信息、失業(yè)人員情況證明、待遇審核審批表等。4.業(yè)務(wù)辦理過程中形成的其他相關(guān)材料，如調(diào)查記錄、會(huì)議紀(jì)要、通知等。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)辦理完畢后及時(shí)收集相關(guān)檔案材料，確保材料齊全、完整。2.檔案材料應(yīng)使用A4紙打印或復(fù)印，字跡清晰、工整，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定格式存儲(chǔ)，并與紙質(zhì)檔案同步歸檔。（三）收集程序1.業(yè)務(wù)部門在業(yè)務(wù)辦理過程中，由專人負(fù)責(zé)收集相關(guān)檔案材料，并進(jìn)行初步整理。2.整理后的檔案材料應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、移交日期等信息。3.業(yè)務(wù)部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案移交清單及檔案材料一并移交檔案管理部門。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照業(yè)務(wù)類型分為失業(yè)登記檔案、就業(yè)援助檔案、失業(yè)保險(xiǎn)待遇審核發(fā)放檔案等。2.每類業(yè)務(wù)檔案再根據(jù)檔案材料的性質(zhì)和時(shí)間順序進(jìn)行細(xì)分。（二）整理方法1.對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類排序，去除重復(fù)、無效的材料。2.按照檔案材料的邏輯關(guān)系進(jìn)行組卷，每卷厚度適中，便于保管和查閱。3.在每卷檔案首頁填寫卷內(nèi)目錄，注明文件名稱、日期、頁號(hào)等信息。4.為每卷檔案編制頁碼，確保頁碼連續(xù)、準(zhǔn)確。（三）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年度+業(yè)務(wù)類型+流水號(hào)”的方式。2.年度用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.業(yè)務(wù)類型用兩位字母表示，如“SY”表示失業(yè)登記檔案，“JY”表示就業(yè)援助檔案，“SYB”表示失業(yè)保險(xiǎn)待遇審核發(fā)放檔案等。4.流水號(hào)用四位數(shù)字表示，從“0001”開始依次編號(hào)。五、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)辦理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)將檔案移交檔案管理部門歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理部門收到業(yè)務(wù)部門移交的檔案后，按照整理要求進(jìn)行再次審核。2.審核無誤后，將檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫檔案編號(hào)、檔案名稱、保管期限等信息。3.將檔案盒存放在檔案庫房的相應(yīng)位置，并更新檔案管理系統(tǒng)中的檔案信息。六、檔案保管（一）保管期限1.失業(yè)登記檔案、就業(yè)援助檔案保管期限為[X]年。2.失業(yè)保險(xiǎn)待遇審核發(fā)放檔案保管期限為[X]年。3.其他業(yè)務(wù)檔案根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，但不得少于[X]年。(二)保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案架上，按照編號(hào)順序排列，便于查找。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和使用明火，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫房。七、檔案利用（一）查閱1.本局工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案材料。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.外單位因工作需要借閱檔案的，應(yīng)提前向荊門失業(yè)局提出申請，說明借閱目的、內(nèi)容、期限等。2.經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門與借閱單位簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容，歸還時(shí)應(yīng)保證檔案完好無損。（三）復(fù)印1.本局工作人員因工作需要復(fù)印檔案材料的，應(yīng)填寫檔案復(fù)印申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理復(fù)印手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定收取復(fù)印費(fèi)用，并開具收費(fèi)票據(jù)。3.復(fù)印的檔案材料應(yīng)與原件內(nèi)容一致，復(fù)印件應(yīng)加蓋檔案管理部門公章。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表等人員參加。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單。（二）銷毀1.檔案銷毀清單經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄在案。九、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等信息。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。