PAGE學(xué)生會(huì)檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)生會(huì)檔案資料管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高工作效率，為學(xué)生會(huì)各項(xiàng)工作的開展提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)生會(huì)各部門及全體成員在工作過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則學(xué)生會(huì)檔案資料由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案資料應(yīng)如實(shí)反映學(xué)生會(huì)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案資料的安全，防止信息泄露。4.方便利用原則檔案資料的管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案資料分類及歸檔范圍（一）綜合類1.學(xué)生會(huì)章程、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、決議、紀(jì)要等。2.學(xué)生會(huì)組織架構(gòu)、成員名單、換屆選舉資料等。3.學(xué)生會(huì)與上級(jí)組織、其他學(xué)生組織的往來文件、信函等。（二）活動(dòng)類1.各類活動(dòng)策劃書、實(shí)施方案、活動(dòng)總結(jié)等。2.活動(dòng)照片、視頻、音頻等資料。3.活動(dòng)參與人員名單、簽到表、活動(dòng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算及報(bào)銷憑證等。（三）宣傳類1.學(xué)生會(huì)宣傳資料，如海報(bào)、宣傳單頁、宣傳視頻等設(shè)計(jì)稿及成品。2.校園媒體報(bào)道學(xué)生會(huì)活動(dòng)的稿件、圖片、視頻等資料。3.學(xué)生會(huì)官方網(wǎng)站、社交媒體賬號(hào)的運(yùn)營記錄，包括發(fā)布內(nèi)容、粉絲互動(dòng)情況等。（四）財(cái)務(wù)類1.學(xué)生會(huì)經(jīng)費(fèi)預(yù)算表、決算表、財(cái)務(wù)報(bào)表等。2.經(jīng)費(fèi)報(bào)銷憑證、發(fā)票、收據(jù)等原始資料。3.與財(cái)務(wù)相關(guān)的文件、規(guī)定等。（五）其他類1.學(xué)生對(duì)學(xué)生會(huì)工作的意見和建議記錄。2.學(xué)生會(huì)獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物照片及相關(guān)文件。3.其他具有保存價(jià)值的資料。三、檔案資料收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集工作，確保資料及時(shí)、完整。2.在各項(xiàng)工作結(jié)束后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將形成的檔案資料整理好，移交至學(xué)生會(huì)檔案管理人員。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)各部門檔案資料的收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保收集工作的順利進(jìn)行。（二）整理1.檔案管理人員對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。2.按照檔案資料的分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)每份檔案資料進(jìn)行詳細(xì)登記，填寫檔案目錄，注明資料名稱、編號(hào)、日期、來源等信息。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂、編頁，確保資料的整齊、牢固。對(duì)于破損、褪色的資料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.建立電子檔案庫，將整理好的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，存儲(chǔ)在服務(wù)器或其他存儲(chǔ)設(shè)備上，并建立相應(yīng)的索引和目錄，便于查詢和使用。四、檔案資料保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案資料保管室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。2.檔案保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管方式1.檔案資料應(yīng)按照分類順序存放，便于查找和使用。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)裝入檔案盒或檔案袋，并在盒（袋）上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、年度等信息。3.電子檔案資料應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)與原存儲(chǔ)介質(zhì)分開存放，并異地保存，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.學(xué)生會(huì)檔案資料的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案資料主要包括學(xué)生會(huì)章程、重要會(huì)議記錄、決議、財(cái)務(wù)報(bào)表等具有重要?dú)v史價(jià)值和查考利用價(jià)值的文件資料。3.長期保管的檔案資料一般為10年至50年，主要包括一般性會(huì)議記錄、活動(dòng)總結(jié)、宣傳資料等。4.短期保管的檔案資料為1年至10年，主要包括臨時(shí)性活動(dòng)資料、一般性文件等。5.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案資料的性質(zhì)和價(jià)值，確定其保管期限，并在檔案目錄中注明。（四）檔案資料的清查與盤點(diǎn)1.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案資料的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況符合要求。2.在清查和盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案資料丟失、損壞或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.清查和盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)形成清查報(bào)告，對(duì)檔案資料的保管情況進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議。五、檔案資料借閱與使用（一）借閱范圍1.學(xué)生會(huì)內(nèi)部成員因工作需要，可借閱相關(guān)檔案資料。2.校外單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱學(xué)生會(huì)檔案資料的，須經(jīng)學(xué)生會(huì)主席團(tuán)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱手續(xù)1.學(xué)生會(huì)內(nèi)部成員借閱檔案資料，需填寫《檔案資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料名稱、編號(hào)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理人員處借閱。2.校外單位或個(gè)人借閱檔案資料，需提交正式的查閱申請(qǐng)函，說明查閱目的、范圍等內(nèi)容，經(jīng)學(xué)生會(huì)主席團(tuán)審核批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱，并做好查閱記錄。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還檔案資料，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）使用要求1.借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得涂改、損壞、丟失檔案資料。2.如需復(fù)印、摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在規(guī)定范圍內(nèi)進(jìn)行。復(fù)印、摘錄的檔案資料應(yīng)與原件核對(duì)無誤，并注明出處。3.借閱人員不得擅自將檔案資料轉(zhuǎn)借他人或帶出保管場(chǎng)所。六、檔案資料保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)檔案資料的內(nèi)容嚴(yán)格保密。2.對(duì)于涉及學(xué)生會(huì)機(jī)密的檔案資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，防止信息泄露。3.在檔案資料的查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格履行登記手續(xù)，對(duì)借閱人員的身份和查閱內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保檔案資料的安全。4.嚴(yán)禁在非保密場(chǎng)所談?wù)摗鞑n案資料中的機(jī)密信息。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案保管場(chǎng)所的安全防范工作，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案資料的安全。2.定期對(duì)檔案保管場(chǎng)所的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。3.制定檔案資料安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，應(yīng)及時(shí)采取措施，保護(hù)檔案資料的安全，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。七、檔案資料信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的學(xué)生會(huì)檔案資料信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化存儲(chǔ)、檢索、借閱等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。2.通過信息化手段，加強(qiáng)對(duì)檔案資料的動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)更新檔案信息，確保檔案資料的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入與存儲(chǔ)將紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，錄入信息化管理系統(tǒng)，建立電子檔案庫，并按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲(chǔ)。2.檢索查詢提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、編號(hào)等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案資料。3.借閱管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上借閱申請(qǐng)、審批、登記等功能，對(duì)借閱情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤和管理。4.權(quán)限管理設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)檔案資料。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并制定數(shù)據(jù)恢復(fù)方案，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)與更新1.安排專人負(fù)責(zé)信息化管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和更新，優(yōu)化系統(tǒng)功能，提高系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，提高其操作技能和管理水平，確保信息化管理工作的順利開展。八、檔案資料鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對(duì)保管期滿的檔案資料進(jìn)行鑒定，由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組，對(duì)檔案資料的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案資料的性質(zhì)、內(nèi)容、歷史價(jià)值等因素，確定其是否仍具有保存價(jià)值。對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)提出銷毀意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案資料，應(yīng)填寫《檔案資料銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀資料名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)學(xué)生會(huì)主席團(tuán)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔