PAGE衛(wèi)生計生檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生計生檔案室的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)生計生工作中的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)與衛(wèi)生計生工作相關(guān)的各類檔案的管理，包括但不限于文件、資料、記錄、報表、照片、影像等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)生計生檔案室對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確地反映衛(wèi)生計生工作的實際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行保密管理。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善衛(wèi)生計生檔案室管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理各類衛(wèi)生計生檔案，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整和安全。4.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。5.對各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門衛(wèi)生計生檔案的收集、整理和初步歸檔工作。2.按照檔案室的要求，定期將本部門的檔案移交檔案室。3.協(xié)助檔案室做好檔案的查詢、借閱等利用工作。4.接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，不斷提高本部門的檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級衛(wèi)生計生部門下發(fā)的各類文件、通知、規(guī)定等。2.本公司/組織制定的與衛(wèi)生計生工作相關(guān)的規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告等。3.衛(wèi)生計生業(yè)務(wù)工作中形成的各類文件、資料、記錄、報表等，如醫(yī)療文書、統(tǒng)計報表、健康教育資料等。4.涉及衛(wèi)生計生工作的會議記錄、紀(jì)要、決議等。5.衛(wèi)生計生工作中的照片、影像、錄音等資料。6.其他與衛(wèi)生計生工作相關(guān)的有保存價值的文件和資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)同時收集電子文檔和紙質(zhì)文檔。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。（四）整理方法1.分類：按照衛(wèi)生計生檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、醫(yī)療業(yè)務(wù)類、科研教學(xué)類等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查詢。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)在每年[具體時間]前，將本部門上一年度的檔案整理完畢，并移交檔案室。2.檔案室對接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，對不符合要求的檔案，應(yīng)及時退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.歸檔的檔案應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（二）保管期限1.衛(wèi)生計生檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：本公司/組織制定的重要規(guī)章制度、涉及重大權(quán)益的文件、重要會議記錄等。3.長期保管的檔案主要包括：衛(wèi)生計生業(yè)務(wù)工作中的重要文件、資料、記錄等，保管期限為[具體年限]。4.短期保管的檔案主要包括：一般性的文件、資料、記錄等，保管期限為[具體年限]。（三）保管措施1.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在安全可靠的介質(zhì)上，定期進(jìn)行維護(hù)和更新。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案。2.上級衛(wèi)生計生部門、相關(guān)單位因工作需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等因辦案需要查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.上級衛(wèi)生計生部門、相關(guān)單位查閱檔案，需出具單位介紹信，并填寫檔案查閱申請表，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可查閱。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等查閱檔案，需出具相關(guān)法律文書，并填寫檔案查閱申請表，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核后，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可查閱。（三）利用規(guī)定1.查閱檔案時，應(yīng)在檔案室指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.查閱檔案時，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。3.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.查閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保管期限合理、準(zhǔn)確。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、慎重決定的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、保管期限等進(jìn)行全面審查。2.參考有關(guān)檔案保管期限表和相關(guān)規(guī)定，確定檔案的保管期限。3.對已到保管期限的檔案，進(jìn)行重點鑒定，確定是否仍有保存價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.編制檔案銷毀清單，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字，并將檔案銷毀清單歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立衛(wèi)生計生檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作的效率和水平，方便檔案的查詢和利用。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機(jī)設(shè)備、存儲設(shè)備和軟件系統(tǒng)，確保檔案信息化管理工作的順利開展。2.對檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.建立檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)機(jī)制，確保檔案信息的安全。4.加強(qiáng)對檔案信息化管理人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和操作技能。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案室定期對各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.公司/組織內(nèi)部審計部門定期對檔案管理工作進(jìn)行審計，確保檔案管理工作規(guī)范、合法。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價制度，對各部門的檔案管理工作進(jìn)行考核評價。