PAGE科技館科技檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)科技館科技檔案的管理，確保科技檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮科技檔案在科技館建設(shè)、展覽展示、科普教育、學(xué)術(shù)研究等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于科技館內(nèi)各部門在科技活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、數(shù)據(jù)、圖表、聲像等各種形式的科技檔案。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則科技館設(shè)立專門的科技檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)科技檔案的集中統(tǒng)一管理，確?？萍紮n案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整性原則全面收集、整理科技館在科技活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案內(nèi)容的完整，反映科技館科技工作的全過程。3.準(zhǔn)確性原則科技檔案的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，能夠客觀反映科技館的科技活動(dòng)實(shí)際情況。4.系統(tǒng)性原則按照科技檔案的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、排列，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng)性。5.安全性原則采取有效措施確?？萍紮n案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。二、管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）管理機(jī)構(gòu)科技館設(shè)立科技檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由館長(zhǎng)擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)科技館科技檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問題。同時(shí)，設(shè)立科技檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)科技檔案的日常管理工作。（二）職責(zé)分工1.科技檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定科技館科技檔案管理的規(guī)章制度和工作規(guī)劃。指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查科技館各部門的科技檔案管理工作，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的問題。審定科技檔案管理部門提交的年度工作計(jì)劃、總結(jié)和重要檔案管理工作事項(xiàng)。決定科技檔案管理工作中的其他重大事項(xiàng)。2.科技檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善科技檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)收集、整理、分類、編號(hào)、編目、裝訂、上架等日常檔案管理工作，確?？萍紮n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。負(fù)責(zé)科技檔案的數(shù)字化建設(shè)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。負(fù)責(zé)科技檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。負(fù)責(zé)按照規(guī)定向館內(nèi)各部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。負(fù)責(zé)組織開展科技檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出鑒定意見，報(bào)館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。負(fù)責(zé)對(duì)館內(nèi)各部門檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理水平。負(fù)責(zé)收集、整理和保管科技館在對(duì)外交流與合作中形成的各類科技檔案資料。3.各部門職責(zé)各部門負(fù)責(zé)人為本部門科技檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門人員做好科技檔案的收集、整理、歸檔工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。各部門檔案管理人員負(fù)責(zé)本部門科技文件材料的日常收集、整理和保管工作，按照檔案管理部門的要求及時(shí)將整理好的檔案移交館檔案管理部門。各部門在開展科技活動(dòng)過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范文件材料的形成、積累和整理工作，確保檔案的質(zhì)量。三、科技檔案的收集與整理（一）收集范圍1.科技館建設(shè)項(xiàng)目檔案包括科技館新建、改建、擴(kuò)建項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、工程合同、竣工驗(yàn)收文件等。2.展覽展示項(xiàng)目檔案包括展覽展示策劃方案（含展品設(shè)計(jì)方案）、布展施工圖紙、展品制作文件、展覽展示宣傳資料、展覽展示總結(jié)報(bào)告等。3.科普教育活動(dòng)檔案包括科普講座、科普培訓(xùn)、科普展覽、科普劇演出、科普競(jìng)賽等活動(dòng)的策劃方案、活動(dòng)記錄、活動(dòng)照片、活動(dòng)視頻、活動(dòng)總結(jié)等。4.學(xué)術(shù)研究檔案包括科技館科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書、研究報(bào)告、學(xué)術(shù)論文、學(xué)術(shù)會(huì)議資料、科研成果鑒定文件等。5.設(shè)備儀器檔案包括科技館購置的各類設(shè)備儀器的采購合同、產(chǎn)品說明書、安裝調(diào)試記錄、使用維護(hù)手冊(cè)、維修保養(yǎng)記錄等。6.知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案包括科技館申請(qǐng)的專利、商標(biāo)、著作權(quán)等知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件，以及知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作記錄。7.外事活動(dòng)檔案包括科技館與國(guó)外機(jī)構(gòu)開展交流合作、參加國(guó)際展覽、學(xué)術(shù)會(huì)議等外事活動(dòng)的相關(guān)文件，如邀請(qǐng)函、出訪報(bào)告、合作協(xié)議、活動(dòng)照片、活動(dòng)總結(jié)等。8.其他科技檔案包括科技館在科技管理、技術(shù)創(chuàng)新、科普資源開發(fā)等方面形成的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)科技文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.科技文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)于重要科技活動(dòng)形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集整理，不得拖延。4.收集的科技文件材料應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定的分類方案進(jìn)行初步分類。（三）整理原則1.遵循科技檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照科技檔案的類別、項(xiàng)目、時(shí)間等要素進(jìn)行分類整理，便于管理和查找利用。3.科技檔案的整理應(yīng)做到分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、編目準(zhǔn)確、裝訂整齊。（四）整理方法1.分類科技檔案按照以下類別進(jìn)行分類：建設(shè)項(xiàng)目類展覽展示類科普教育類學(xué)術(shù)研究類設(shè)備儀器類知識(shí)產(chǎn)權(quán)類外事活動(dòng)類其他類每一大類下可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)一步細(xì)分小類。2.編號(hào)科技檔案采用分類編號(hào)法進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)格式如下：[類別代碼][項(xiàng)目代碼][年度][流水號(hào)]例如：J01012023001，其中“J”代表建設(shè)項(xiàng)目類，“01”代表科技館新建項(xiàng)目，“2023”代表年度，“001”代表該項(xiàng)目下的第1份檔案。3.編目科技檔案應(yīng)編制詳細(xì)的目錄，目錄內(nèi)容包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等。編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查閱。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，以便于保管和查閱。裝訂應(yīng)整齊、牢固，不掉頁、不壓字。四、科技檔案的保管（一）保管場(chǎng)所科技館應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件。檔案庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防盜報(bào)警設(shè)備等必要的設(shè)施。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的實(shí)體安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。2.按照檔案的保管期限和類別，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全性。4.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。5.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。（三）檔案裝具檔案裝具應(yīng)符合檔案保管要求，選用堅(jiān)固耐用、便于存放和查找的檔案柜、檔案架等。檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時(shí)更換。五、科技檔案的利用（一）利用原則1.館內(nèi)各部門因工作需要查閱科技檔案的，應(yīng)填寫《科技檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并做好查閱登記工作，記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。如需復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.館外單位因工作需要查閱科技館科技檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)科技館主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)應(yīng)按照館內(nèi)規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并由檔案管理人員陪同查閱。5.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的科技檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱和利用。（二）借閱1.館內(nèi)各部門因工作需要借閱科技檔案的，應(yīng)填寫《科技檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)按照申請(qǐng)表上注明的借閱期限提供檔案，并做好借閱登記工作。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)查明原因并記錄處理。（三）復(fù)制1.館內(nèi)各部門因工作需要復(fù)制科技檔案的，應(yīng)填寫《科技檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)按照申請(qǐng)表上注明的復(fù)制內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制，并做好復(fù)制登記工作。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，以證明其真實(shí)性和有效性。3.復(fù)制檔案應(yīng)按照規(guī)定收取一定的費(fèi)用，費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)由科技館根據(jù)實(shí)際情況制定。六、科技檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則科技檔案的鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織科技館成立科技檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)科技檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性和準(zhǔn)確性，是否反映科技館科技活動(dòng)的真實(shí)情況。2.檔案的保存價(jià)值，是否對(duì)科技館的建設(shè)、展覽展示、科普教育、學(xué)術(shù)研究等工作具有參考利用價(jià)值。3.檔案的保管期限，根據(jù)檔案的重要程度、形成時(shí)間等因素確定合理的保管期限。（四）鑒定方法1.直接鑒定法鑒定人員直接對(duì)檔案進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值等因素確定其保存價(jià)值和保管期限。2.分析比較法通過對(duì)同類檔案的分析比較，判斷檔案的保存價(jià)值和保管期限。3.專家論證法對(duì)于一些專業(yè)性較強(qiáng)、價(jià)值難以確定的檔案，可邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域的專家進(jìn)行論證，提出鑒定意見。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的科技檔案，由檔案管理部門編制《科技檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出檔案