PAGE證券辦公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)證券辦公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司運(yùn)營(yíng)管理、決策支持、合規(guī)監(jiān)管等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于證券辦公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和工作實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集公司在各個(gè)方面形成的檔案資料，保證檔案的門類齊全、內(nèi)容完整。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定檔案管理工作的具體實(shí)施辦法和流程。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案檢索體系。3.做好檔案的保管、保護(hù)工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案的安全與完整。4.開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司各部門提供檔案信息查詢、借閱等服務(wù)，積極配合公司各項(xiàng)工作的開展。5.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。6.負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和考核。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類和臨時(shí)保管工作，確保本部門檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查詢、利用等工作，及時(shí)提供本部門相關(guān)檔案信息。4.對(duì)本部門員工進(jìn)行檔案管理知識(shí)的宣傳和教育，提高員工對(duì)檔案工作的重視程度。（三）檔案形成人員職責(zé)1.各崗位員工在工作過程中應(yīng)及時(shí)將形成的文件材料進(jìn)行整理、歸檔，確保文件材料的質(zhì)量。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案，不得將檔案據(jù)為己有或擅自提供給無關(guān)人員查閱、使用。3.積極配合檔案管理部門的工作，按照要求提供檔案整理、利用等方面的相關(guān)信息。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，公司規(guī)章制度，行政事務(wù)管理文件等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類：涵蓋證券業(yè)務(wù)合同、協(xié)議，客戶資料，市場(chǎng)調(diào)研分析報(bào)告，投資項(xiàng)目資料，業(yè)務(wù)審批文件等。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類：包含財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.人力資源類：有員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、勞動(dòng)合同等方面的文件。5.法務(wù)合規(guī)類：涉及法律事務(wù)處理文件、合規(guī)檢查報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估資料等。6.信息技術(shù)類：包括信息系統(tǒng)建設(shè)、維護(hù)、數(shù)據(jù)備份等相關(guān)文檔。7.其他類：上述類別未涵蓋的其他重要文件和資料。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)年度類別流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號(hào)：暫定為[具體全宗號(hào)]。3.年度：以公元紀(jì)年表示，如“20XX”。4.類別：按照上述檔案分類，分別用一位大寫字母表示，如“A”代表行政管理類，“B”代表業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類等。5.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“0001”開始依次編號(hào)。例如，2023年行政管理類的第5份檔案編號(hào)為：[全宗號(hào)]2023A0005。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在履行職責(zé)過程中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等。2.公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、函件等。3.公司召開的各類會(huì)議的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。4.公司員工個(gè)人在工作中形成的重要業(yè)務(wù)文件及工作成果。5.公司獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)勵(lì)文件等。6.其他與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的有保存意義的文件資料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期對(duì)本部門形成的文件材料進(jìn)行收集，確保無遺漏。2.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時(shí)收集并移交檔案管理部門。3.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞或丟失。（三）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類。2.對(duì)每一類文件材料進(jìn)行排序，一般按照文件形成的時(shí)間先后順序排列，重要文件在前，次要文件在后。3.去除文件材料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，采用A4紙規(guī)格進(jìn)行折疊或裁剪，使其大小一致。4.對(duì)文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄，包括序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)等內(nèi)容。5.編寫備考表，記錄卷內(nèi)文件的整理情況、缺損情況、補(bǔ)充情況等。6.裝訂成冊(cè)，采用三孔一線的方法進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.按照檔案的分類和編號(hào)順序，將檔案上架存放，便于查找和管理。2.對(duì)重要檔案和電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限、存放位置等信息，定期進(jìn)行核對(duì)和盤點(diǎn)。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案主要包括公司章程、股東名冊(cè)、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、監(jiān)事會(huì)決議、公司年度財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、重大業(yè)務(wù)合同等。3.定期保管的檔案根據(jù)其重要程度和實(shí)際需要確定保管期限，一般分為3年、5年、10年等。具體保管期限如下：行政管理類：一般性文件保管3年，重要文件保管5年。業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類：客戶資料、業(yè)務(wù)合同等保管10年，市場(chǎng)調(diào)研分析報(bào)告等保管5年。財(cái)務(wù)審計(jì)類：會(huì)計(jì)憑證保管15年，財(cái)務(wù)報(bào)表保管10年，審計(jì)報(bào)告永久保管。人力資源類：?jiǎn)T工勞動(dòng)合同保管10年，員工培訓(xùn)記錄等保管5年。法務(wù)合規(guī)類：法律事務(wù)處理文件永久保管，合規(guī)檢查報(bào)告等保管5年。信息技術(shù)類：信息系統(tǒng)建設(shè)文檔永久保管，數(shù)據(jù)備份資料保管3年。其他類：根據(jù)文件性質(zhì)和實(shí)際情況確定保管期限。4.檔案保管期限屆滿后，由檔案管理部門提出鑒定意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀或繼續(xù)保存。六、檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司保密制度，確保檔案利用過程中的信息安全。2.檔案利用應(yīng)遵循必要、合理、規(guī)范的原則，不得損害公司利益和他人合法權(quán)益。3.優(yōu)先滿足公司內(nèi)部工作需要，為公司決策、業(yè)務(wù)開展、管理服務(wù)等提供支持。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容提供相應(yīng)檔案，并做好查閱登記工作。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案，歸還時(shí)應(yīng)保證檔案完好無損。3.復(fù)制：對(duì)于不能外借的檔案或需要留存副本的情況，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)使用檔案管理部門統(tǒng)一提供的設(shè)備和紙張，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致，并做好復(fù)制登記工作。（三）利用記錄檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容、利用方式等信息。利用記錄應(yīng)定期整理歸檔，以便日后查詢和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)人員、法務(wù)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀或繼續(xù)保存的意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行審查。2.審查檔案的內(nèi)容是否已失去保存價(jià)值，是否與公司當(dāng)前業(yè)務(wù)和未來發(fā)展無關(guān)。3.考慮檔案的歷史價(jià)值、文化價(jià)值、法律價(jià)值等因素，綜合判斷檔案是否需要繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一鑒定，形成鑒定報(bào)告，明確銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.將鑒定報(bào)告報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄銷毀檔案的相關(guān)信息。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷毀檔案的名稱、數(shù)量等與《檔案銷毀清冊(cè)》一致，確保銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》歸檔保存。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門在工作中形成的電子文件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，并存儲(chǔ)到公司指定的電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)中。2.電子文件應(yīng)采用通用格式進(jìn)行存儲(chǔ)，確保文件的可讀性和兼容性。同時(shí)，應(yīng)建立電子文件的元數(shù)據(jù)信息，包括文件名稱、文號(hào)、責(zé)任者、日期、格式、大小等，以便于檢索和管理。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)規(guī)則與紙質(zhì)檔案一致，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系。（二）電子檔案的保管1.配備專業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、加密、權(quán)限控制等功能，確保電子檔案的安全與完整。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放。備份周期根據(jù)檔案的重要程度和實(shí)際情況確定，一般每月或每季度進(jìn)行一次全量備份，每天進(jìn)行增量備份。3.建立電子檔案保管臺(tái)賬，記錄電子檔案的存放位置、存儲(chǔ)介質(zhì)編號(hào)、備份情況等信息，定期進(jìn)行核對(duì)和盤點(diǎn)。（三）電子檔案的利用1.公司內(nèi)部員工利用電子檔案的，應(yīng)通過電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行查閱和下載。查閱和下載權(quán)限按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，檔案管理部門應(yīng)做好利用記錄。2.因工作需要將電子檔案打印成紙質(zhì)文件的