PAGE檔案館日常使用管理制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案館的管理，規(guī)范檔案的日常使用行為，確保檔案的安全、完整與有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及檔案館使用的部門、人員以及因工作需要查閱、借閱檔案的外部單位或個人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.安全保密原則：高度重視檔案的安全與保密工作，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.高效利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，提高檔案的利用效率，為公司/組織的各項工作提供有力支持。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.本公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等各類材料，包括但不限于行政管理、業(yè)務運營、財務審計、人力資源、技術(shù)研發(fā)等方面。2.與本公司/組織相關(guān)的外部文件、函件、合同、協(xié)議等，只要對公司/組織具有一定的參考價值，均應進行收集。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案的收集工作，確保各類文件材料及時、完整地移交至檔案館。2.收集的檔案應保持原始材料的真實性和完整性，不得擅自修改、涂抹或偽造。3.對于電子文件，應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行收集，并確保其可讀性和可保存性。（三）整理標準1.檔案館工作人員應按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對收集到的檔案進行分類、編號、編目等整理工作。2.檔案分類應科學合理，便于查找和利用。一般可按照年度、機構(gòu)、問題等進行分類。3.編號應連續(xù)、唯一，編目應準確、清晰，包括檔案的題名、日期、來源、保管期限等信息。三、檔案的保管（一）保管環(huán)境1.檔案館應具備適宜的保管環(huán)境，保持溫度、濕度相對穩(wěn)定，溫度一般控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。2.檔案館應配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施設備，確保檔案的安全保管。（二）檔案存儲1.檔案應按照分類存放的原則，存放在專門的檔案架、檔案柜或檔案盒中，并標明檔案的類別、編號等信息。2.對于電子檔案，應存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并進行備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放。3.檔案存儲應遵循便于查找和利用的原則，同時要注意保護檔案的完整性和安全性。（三）定期檢查1.檔案館應定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、存儲環(huán)境、數(shù)量等。2.檢查周期一般為每季度一次，對于重要檔案或特殊載體檔案，應增加檢查頻次。3.檢查過程中如發(fā)現(xiàn)問題，應及時采取措施進行處理，并做好記錄。四、檔案的查閱（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應根據(jù)工作需要，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.查閱涉及公司/組織機密、敏感信息的檔案，應經(jīng)相關(guān)部門負責人或公司/組織領導批準。3.外部單位或個人查閱檔案，需持有正式介紹信，并經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負責人審核同意后，報公司/組織領導批準。（二）查閱流程1.查閱人應填寫《檔案查閱申請表》，詳細說明查閱目的、檔案名稱、編號等信息。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交至檔案館。3.檔案館工作人員對查閱申請進行審核，符合條件的予以批準，并安排查閱時間和地點。4.查閱人在檔案館工作人員的陪同下進行查閱，查閱過程中應遵守檔案館的各項規(guī)定，不得擅自摘抄、復制、拍照或傳播檔案內(nèi)容。5.查閱結(jié)束后，查閱人應在《檔案查閱登記表》上簽字確認，歸還所查閱的檔案。（三）查閱限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等檔案，未經(jīng)授權(quán)不得查閱。2.正在辦理的涉及法律糾紛或其他重要事項的檔案，在規(guī)定期限內(nèi)限制查閱。3.查閱檔案時，應嚴格控制查閱范圍，不得超范圍查閱無關(guān)檔案。五、檔案的借閱（一）借閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案，應根據(jù)工作需要，按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.借閱涉及公司/組織機密、敏感信息的檔案，應經(jīng)相關(guān)部門負責人或公司/組織領導批準。3.外部單位或個人借閱檔案，需持有正式介紹信，并經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負責人審核同意后，報公司/組織領導批準。（二）借閱流程1.借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱目的、檔案名稱、編號、預計歸還日期等信息。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交至檔案館。3.檔案館工作人員對借閱申請進行審核，符合條件的予以批準，并辦理借閱手續(xù)。4.借閱人憑借閱憑證領取檔案，并在規(guī)定的時間內(nèi)歸還。5.借閱人應妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自帶出公司/組織。（三）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案或特殊載體檔案的借閱期限根據(jù)實際情況確定，最長不得超過[X]個工作日。3.借閱期限屆滿，借閱人應按時歸還檔案，如有特殊情況不能按時歸還，應提前向檔案館說明原因并辦理續(xù)借手續(xù)。六、檔案的復制（一）復制權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員復制檔案，應根據(jù)工作需要，按照規(guī)定辦理復制手續(xù)。2.復制涉及公司/組織機密、敏感信息的檔案，應經(jīng)相關(guān)部門負責人或公司/組織領導批準。3.外部單位或個人復制檔案，需持有正式介紹信，并經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負責人審核同意后，報公司/組織領導批準。（二）復制流程1.復制人應填寫《檔案復制申請表》，詳細說明復制目的、檔案名稱、編號、復制內(nèi)容等信息。2.《檔案復制申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交至檔案館。3.檔案館工作人員對復制申請進行審核，符合條件的予以批準，并安排復制。4.復制人應在檔案館工作人員的監(jiān)督下進行復制，復制完成后，檔案館工作人員應對復制件進行核對，并在《檔案復制登記表》上簽字確認。5.復制人應按照規(guī)定支付復制費用（如有）。（三）復制要求1.復制檔案應保證復制件與原件內(nèi)容一致，不得擅自更改復制內(nèi)容。2.復制的檔案應按照規(guī)定進行編號、編目，并與原件一同保管。3.對于重要檔案或涉及機密信息的檔案，應采取加密、水印等技術(shù)手段進行保護，防止復制件被非法傳播。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應遵循全面審查、客觀公正、定期進行的原則。2.鑒定工作應根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、價值等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價值。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由公司/組織內(nèi)部相關(guān)部門的負責人、檔案管理人員以及專業(yè)技術(shù)人員組成。2.檔案鑒定小組負責制定檔案鑒定計劃，組織實施檔案鑒定工作，并對鑒定結(jié)果進行審核。（三）鑒定標準1.已過保管期限且確無保存價值的檔案，可予以鑒定銷毀。2.檔案內(nèi)容涉及重復、無效或已被新的文件替代，且不具有參考價值的，可進行鑒定銷毀。3.檔案因保管不善導致嚴重損壞、字跡模糊無法辨認，且無法恢復的，可進行鑒定銷毀。（四）銷毀流程1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，確定銷毀清單。2.銷毀清單經(jīng)公司/組織領導批準后，由檔案館工作人員按照規(guī)定的程序進行銷毀。3.檔案銷毀應采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)督，并做好記錄。記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息。5.《檔案銷毀清冊》應永久保存，以備查考。八、檔案的統(tǒng)計與信息化管理（一）統(tǒng)計工作1.檔案館應建立健全檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應準確、及時，并按照規(guī)定的格式和時間要求上報相關(guān)部門。3.檔案統(tǒng)計工作應做到賬物相符，確保檔案管理工作的規(guī)范化和科學化。（二）信息化管理1.推進檔案信息化建設，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，及時將檔案