PAGE檔案館建筑資料查詢制度一、總則（一）目的為了規(guī)范檔案館建筑資料的查詢工作，確保資料的安全與合理利用，提高工作效率，滿足相關(guān)部門和人員對檔案館建筑資料的查詢需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部人員以及因工作需要經(jīng)授權(quán)的外部單位或個人對檔案館建筑資料的查詢活動。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：查詢活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保查詢行為的合法性和正當(dāng)性。2.安全保密原則：在查詢過程中，要高度重視資料的安全與保密，防止資料泄露、丟失或被篡改，保障檔案館建筑資料的完整性和保密性。3.高效服務(wù)原則：以滿足查詢需求為出發(fā)點(diǎn)，優(yōu)化查詢流程，提高服務(wù)質(zhì)量，為查詢?nèi)藛T提供便捷、高效的查詢服務(wù)。二、查詢資料范圍（一）檔案館建筑設(shè)計資料包括檔案館建設(shè)項目的初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件、設(shè)計變更記錄等，涵蓋建筑的平面布局、空間結(jié)構(gòu)、功能分區(qū)、建筑外觀等方面的詳細(xì)設(shè)計資料。（二）檔案館建筑施工資料1.施工過程中的各類技術(shù)文件，如施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底記錄等。2.工程質(zhì)量驗收資料，包括隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收報告、單位工程竣工驗收報告等。3.材料設(shè)備的質(zhì)量證明文件、檢驗檢測報告以及設(shè)備安裝調(diào)試記錄等。（三）檔案館建筑竣工資料1.竣工圖，準(zhǔn)確反映檔案館建筑實(shí)際建成后的狀況，包括建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、暖通等各專業(yè)竣工圖。2.竣工總結(jié)報告，對檔案館建設(shè)項目從立項到竣工全過程的總結(jié)，包括工程概況、建設(shè)依據(jù)、建設(shè)過程、工程質(zhì)量、技術(shù)創(chuàng)新等方面的內(nèi)容。（四）檔案館建筑維護(hù)與改造資料1.日常維護(hù)記錄，如建筑設(shè)施設(shè)備的維修保養(yǎng)記錄、定期檢查報告等。2.改造項目資料，包括改造項目的立項文件、設(shè)計資料、施工資料以及驗收資料等，記錄檔案館建筑在使用過程中進(jìn)行的各類改造活動。三、查詢申請與受理（一）申請主體1.本公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查詢檔案館建筑資料的，由部門負(fù)責(zé)人提出申請。2.外部單位或個人因工作需要查詢的，需提交正式的查詢申請函，并說明查詢目的、用途以及相關(guān)授權(quán)文件。（二）申請內(nèi)容1.填寫《檔案館建筑資料查詢申請表》，詳細(xì)注明查詢資料的具體名稱、類別、時間段等信息。2.明確查詢目的和用途，確保查詢申請的合理性和必要性。（三）受理流程1.本公司/組織內(nèi)部申請：部門負(fù)責(zé)人將填寫完整的申請表提交至檔案館管理部門。檔案館管理部門收到申請后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請的必要性、查詢資料的范圍是否明確等。審核通過后，予以受理，并告知申請人查詢的預(yù)計時間和相關(guān)注意事項。2.外部申請：檔案館管理部門收到外部單位或個人的查詢申請函后，首先對申請函的格式、內(nèi)容完整性進(jìn)行審查。對于符合要求的申請，在[X]個工作日內(nèi)與申請單位或個人取得聯(lián)系，進(jìn)一步核實(shí)查詢目的和用途，并要求提供相關(guān)授權(quán)文件。經(jīng)審核通過后，予以受理，并按照規(guī)定收取查詢費(fèi)用（如有），同時告知申請人查詢的具體流程和時間安排。四、查詢方式與權(quán)限（一）現(xiàn)場查詢1.對于本公司/組織內(nèi)部人員，經(jīng)檔案館管理部門批準(zhǔn)后，可在指定的查詢場所進(jìn)行現(xiàn)場查詢。查詢?nèi)藛T應(yīng)遵守檔案館的現(xiàn)場管理制度，愛護(hù)查詢設(shè)備和資料，不得在資料上涂改、標(biāo)記或損壞。2.外部單位或個人現(xiàn)場查詢的，需提前預(yù)約，并在檔案館管理部門工作人員的陪同下進(jìn)行查詢。查詢過程中，工作人員應(yīng)全程監(jiān)督，確保查詢活動符合規(guī)定要求。（二）復(fù)制查詢1.根據(jù)查詢申請的內(nèi)容和實(shí)際需要，允許查詢?nèi)藛T對部分資料進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制方式包括復(fù)印、掃描、拍照等，但應(yīng)確保復(fù)制件清晰、完整，能夠準(zhǔn)確反映原始資料的內(nèi)容。2.對于涉及重要機(jī)密或不宜復(fù)制的資料，檔案館管理部門應(yīng)根據(jù)具體情況進(jìn)行評估，并決定是否提供復(fù)制服務(wù)。如確需復(fù)制，應(yīng)按照相關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行處理，嚴(yán)格控制復(fù)制范圍和份數(shù)，并要求查詢?nèi)藛T簽署保密承諾書。（三）查詢權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部不同層級人員的查詢權(quán)限根據(jù)其工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求進(jìn)行設(shè)定。一般工作人員可查詢與其工作相關(guān)的一般性資料；部門負(fù)責(zé)人可查詢涉及本部門工作的較為全面的資料；特殊情況下，經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，相關(guān)人員可查詢特定范圍內(nèi)的重要資料。2.外部單位或個人的查詢權(quán)限嚴(yán)格按照其申請目的和授權(quán)范圍進(jìn)行控制。未經(jīng)授權(quán)，不得查詢超出申請范圍的資料。五、查詢流程與時間規(guī)定（一）查詢流程1.申請受理后，檔案館管理部門根據(jù)查詢資料的類別和存放位置，安排專人負(fù)責(zé)查找。查找過程中，應(yīng)遵循相關(guān)的檔案管理規(guī)范和流程，確?？焖?、準(zhǔn)確地找到所需資料。2.將找到的資料提供給查詢?nèi)藛T進(jìn)行查閱或復(fù)制。對于需要現(xiàn)場查閱的，應(yīng)提供必要的查閱設(shè)備和環(huán)境；對于需要復(fù)制的，按照規(guī)定的復(fù)制方式進(jìn)行操作，并對復(fù)制件進(jìn)行核對和登記。3.查詢結(jié)束后，查詢?nèi)藛T應(yīng)在《檔案館建筑資料查詢登記表》上簽字確認(rèn)，注明查詢結(jié)果和是否歸還資料等情況。檔案館管理部門工作人員負(fù)責(zé)將資料及時歸位，并對查詢過程中產(chǎn)生的相關(guān)記錄進(jìn)行整理和歸檔。（二）時間規(guī)定1.對于一般性資料的查詢，檔案館管理部門應(yīng)在受理申請后的[X]個工作日內(nèi)完成資料的查找和提供工作。如因特殊原因無法按時完成，應(yīng)提前向查詢申請人說明情況，并告知預(yù)計完成時間。2.對于涉及復(fù)雜或大量資料的查詢，以及需要協(xié)調(diào)多個部門或環(huán)節(jié)的情況，完成查詢的時間可適當(dāng)延長，但最長不得超過[X]個工作日，并同樣需提前向申請人做好溝通解釋工作。六、資料使用與歸還（一）資料使用要求1.查詢?nèi)藛T應(yīng)按照申請目的和授權(quán)范圍使用檔案館建筑資料，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或用于其他非法目的。2.在使用資料過程中，應(yīng)妥善保管，防止資料丟失、損壞或泄露。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向檔案館管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）資料歸還1.查詢?nèi)藛T使用完畢后，應(yīng)及時將資料歸還檔案館管理部門。歸還時，檔案館管理部門工作人員應(yīng)對資料的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。2.對于復(fù)制的資料，查詢?nèi)藛T應(yīng)按照規(guī)定將復(fù)制件交回檔案館管理部門，并確保復(fù)制件已刪除或妥善處理，不得留存?zhèn)浞?。如有特殊情況需要留存復(fù)制件的，需另行申請并獲得檔案館管理部門的批準(zhǔn)。七、安全保密措施（一）人員管理1.檔案館管理部門工作人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和保密意識，經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)后上崗。定期對工作人員進(jìn)行保密教育和考核，確保其嚴(yán)格遵守保密制度。2.與查詢?nèi)藛T簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)。要求查詢?nèi)藛T在查詢過程中遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員透露查詢資料的內(nèi)容。（二）場所管理1.檔案館應(yīng)設(shè)置專門的查詢場所，并配備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)、防盜報警裝置等，確保查詢場所的安全。2.查詢場所應(yīng)保持整潔、安靜，便于資料的查找和使用。同時，要對查詢場所進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。（三）資料管理1.對檔案館建筑資料進(jìn)行分類、編號、存儲，建立完善的檔案管理系統(tǒng)，便于資料的查找和監(jiān)控。2.嚴(yán)格控制資料的借閱范圍和數(shù)量，對涉及機(jī)密的資料實(shí)行專人專管，限制接觸人員。3.在資料的傳輸、存儲過程中，采取加密等安全措施，防止資料被非法獲取或篡改。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案館管理部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對查詢工作進(jìn)行自查，檢查查詢流程是否規(guī)范、資料使用是否符合規(guī)定、安全保密措施是否落實(shí)等情況。2.設(shè)立投訴舉報渠道，接受本公司/組織內(nèi)部人員對查詢工作中違規(guī)行為的投訴舉報。對投訴舉報事項進(jìn)行及時調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給舉報人。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、行業(yè)監(jiān)管機(jī)構(gòu)以及相關(guān)政府部門的監(jiān)督檢查，積極配合提供有關(guān)查詢工作的資料和情況。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，及時整改完善查詢工作制度和流程，不斷提高管理水平。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權(quán)擅自查詢檔案館建筑資料。2.超出申請范圍使用資料或用于非法目的。3.泄露查詢資料的內(nèi)容或造成資料丟失、損壞。4.違反查詢流程和時間規(guī)定，影響工作正常開展。5.拒絕配合檔案館管理部門的監(jiān)督檢查或提供虛假信息。（二）處理措施1.對于本公司/組織內(nèi)部人員的違規(guī)行為，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、通報批評等處理；情節(jié)嚴(yán)重的，按照公司/組織相關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，并追究其經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。2.對于外部單位或個人的違規(guī)行為，除要求其立即停止違規(guī)行為外，視情節(jié)輕重采取暫停查詢權(quán)限、取消合作關(guān)系、依法追究法律責(zé)任等