PAGE公司檔案室安全管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室安全管理，確保檔案資料的完整、安全與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的安全行為規(guī)范。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全置于首位，預(yù)防為主，確保檔案不受損壞、丟失、泄露等威脅。2.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理行為。3.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在檔案安全管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。4.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的管理方法和技術(shù)手段，提高檔案安全管理水平。二、檔案室安全管理職責(zé)（一）檔案室管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案室安全管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，并定期檢查維護(hù)。3.對檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識和操作技能。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保檔案安全。5.定期對檔案室進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。6.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案室安全管理制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，確保檔案存放有序、標(biāo)識清晰。3.做好檔案的出入庫登記工作，對檔案的借閱、歸還等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。4.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。5.協(xié)助做好檔案室的安全檢查和維護(hù)工作，對安全設(shè)施設(shè)備進(jìn)行日常巡查。6.參與檔案安全應(yīng)急預(yù)案的制定和演練，熟悉應(yīng)急處置流程。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并按時(shí)移交檔案室。2.配合檔案室做好檔案的查閱、借閱等工作，嚴(yán)格遵守檔案利用規(guī)定。3.教育本部門員工遵守檔案安全管理制度，保護(hù)檔案安全。4.對本部門形成的檔案進(jìn)行安全自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。三、檔案室安全防護(hù)措施（一）實(shí)體安全防護(hù)1.選址與布局檔案室應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置，遠(yuǎn)離火源、水源、污染源等。檔案室內(nèi)部應(yīng)合理布局，分為檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，各區(qū)域之間應(yīng)有明顯的分隔。2.建筑與裝修檔案室的建筑結(jié)構(gòu)應(yīng)堅(jiān)固耐用，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等功能。墻面、地面應(yīng)采用防潮、防霉、易清潔的材料進(jìn)行裝修，天花板應(yīng)平整光潔，無裂縫、孔洞。3.安全設(shè)施設(shè)備安裝防火門、防火卷簾等防火設(shè)施，配備火災(zāi)自動報(bào)警系統(tǒng)、滅火器材等消防設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查維護(hù)，確保其性能良好。安裝防盜門窗、防盜報(bào)警裝置等防盜設(shè)施，監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)覆蓋檔案室的各個(gè)區(qū)域，確保監(jiān)控?zé)o死角，錄像資料保存期限不少于[X]天。配備除濕機(jī)、空調(diào)等防潮、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，使檔案室的溫度保持在[X]℃[X]℃之間，相對濕度保持在[X]%[X]%之間。放置防蟲、防鼠藥品和器材，如樟腦丸、鼠夾、鼠藥等，定期檢查更換，防止蟲鼠對檔案造成損害。（二）信息安全防護(hù)1.檔案數(shù)字化管理對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。在數(shù)字化過程中，應(yīng)采取加密、備份等措施，確保電子檔案的安全。電子檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作。2.網(wǎng)絡(luò)安全檔案室的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)與公司其他網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行有效隔離，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，定期進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)漏洞掃描，及時(shí)更新系統(tǒng)補(bǔ)丁。3.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，如磁帶、光盤、移動硬盤等。制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。四、檔案收集與整理安全（一）收集安全1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.在檔案收集過程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案的原始狀態(tài)，避免檔案受到損壞、涂改、丟失等情況。3.對于重要檔案或特殊載體檔案（如電子檔案、照片檔案、實(shí)物檔案等），應(yīng)采取特殊的收集方式和保護(hù)措施，確保其安全。（二）整理安全1.檔案管理人員在整理檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案整理規(guī)范進(jìn)行操作，確保檔案分類準(zhǔn)確、編號清晰、裝訂整齊。2.在整理過程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案的字跡、圖像等信息，避免因整理不當(dāng)造成檔案損壞。3.對于破損、褪色等有問題的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或處理，確保檔案的質(zhì)量。五、檔案保管安全（一）檔案存放1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，排列有序，并建立檔案存放索引。2.不同載體的檔案應(yīng)分別存放，如紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或存儲設(shè)備中，照片檔案、實(shí)物檔案等應(yīng)存放在專門的保管場所。3.檔案柜應(yīng)標(biāo)識清晰，便于查找和管理。檔案存放應(yīng)遵循上輕下重、豎放為主的原則，避免檔案擠壓變形。（二）日常保管1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.保持檔案室的清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃，防止灰塵、雜物等對檔案造成污染。3.嚴(yán)格控制檔案室的溫濕度，根據(jù)季節(jié)和天氣變化及時(shí)調(diào)整溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，確保檔案處于適宜的保存環(huán)境。（三）檔案清點(diǎn)與核對1.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置無誤。清點(diǎn)核對工作應(yīng)形成記錄，并存檔備查。2.在檔案交接、借閱、歸還等環(huán)節(jié)，也應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真的清點(diǎn)核對，防止檔案丟失或錯(cuò)漏。六、檔案利用安全（一）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室查閱。2.檔案室應(yīng)設(shè)立專門的查閱區(qū)，為查閱人員提供必要的桌椅、照明等設(shè)施。查閱人員應(yīng)在查閱區(qū)內(nèi)進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出查閱區(qū)。3.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。（二）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、歸還時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱檔案一般不得超過規(guī)定期限，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。3.檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和質(zhì)量，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。（三）檔案外借1.檔案原則上不得外借，確因特殊情況需要外借的，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂《檔案外借協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.外借檔案應(yīng)采取必要的保護(hù)措施，確保檔案安全。外借期限一般不得超過[X]天，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.外借檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)按照協(xié)議要求進(jìn)行檢查驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與外借單位溝通解決。七、檔案銷毀安全（一）銷毀審批1.檔案達(dá)到保管期限或失去保存價(jià)值需要銷毀的，由檔案室管理部門提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案室管理部門負(fù)責(zé)人、公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀方式1.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.對于電子檔案，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)清除軟件進(jìn)行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進(jìn)行物理銷毀。（三）銷毀記錄1.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等。記錄應(yīng)形成書面材料，并存檔備查。2.銷毀記錄應(yīng)至少保存[X]年，以備日后查閱。八、安全檢查與隱患整改（一）安全檢查1.檔案室管理部門應(yīng)定期組織安全檢查，檢查內(nèi)容包括安全設(shè)施設(shè)備、檔案保管狀況、檔案利用情況等。2.安全檢查可分為日常檢查、定期檢查和專項(xiàng)檢查。日常檢查由檔案管理人員負(fù)責(zé)，每天對檔案室進(jìn)行巡查；定期檢查每月或每季度進(jìn)行一次，由檔案室管理部門負(fù)責(zé)人組織；專項(xiàng)檢查根據(jù)實(shí)際情況不定期進(jìn)行，如在重大節(jié)日、重要活動前等。3.安全檢查應(yīng)填寫《安全檢查記錄表》，詳細(xì)記錄檢查時(shí)間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等。（二）隱患整改1.對安全檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改。能立即整改的，應(yīng)立即采取措施整改；不能立即整改的，應(yīng)制定整改計(jì)劃，明確整改責(zé)任人、整改期限和整改措施。2.整改責(zé)任人應(yīng)按照整改計(jì)劃認(rèn)真組織實(shí)施整改工作，確保安全隱患得到及時(shí)消除。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，復(fù)查合格后方可銷號。3.對于重大安全隱患，應(yīng)及時(shí)向上級領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取臨時(shí)防護(hù)措施，確保檔案安全。九、應(yīng)急管理（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.檔案室管理部門應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)、應(yīng)急響應(yīng)程序、應(yīng)急處置措施等內(nèi)容。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司實(shí)際情況進(jìn)行制定，并定期進(jìn)行修訂完善。（二）應(yīng)急演練1.定期組織檔案安全應(yīng)急演練，演練內(nèi)容包括火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件的應(yīng)急處置。2.通過應(yīng)急演練，檢驗(yàn)應(yīng)急預(yù)案的可行性和有效性，提高檔案管理人員的應(yīng)急處置能力和員工的安全意識。3.應(yīng)急演練結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)對應(yīng)急演練情況進(jìn)行總結(jié)評估，針對演練中發(fā)現(xiàn)的問題，對應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行調(diào)整完善。（三）應(yīng)急處置1.發(fā)生檔案安全突發(fā)事件時(shí)，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，迅速采取應(yīng)急處置措施，保護(hù)檔案安全。2.及時(shí)向上級領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告事件情況，配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。同時(shí)，做好現(xiàn)場保護(hù)和證據(jù)收集工作，以便查明事件原因，追究相關(guān)責(zé)任。3.在事件處置過程中，應(yīng)盡量減少對檔案的損失，對受損檔案進(jìn)行及時(shí)搶救和修復(fù)，確保檔案的完整性和可用性。十、培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.檔案室管理部門應(yīng)制定年度檔案安全培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)時(shí)間等。2.培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)檔案安全管理的實(shí)際需求和員工的崗位特點(diǎn)進(jìn)行制定，確保培訓(xùn)的針對性和實(shí)效性。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.檔案安全法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)，使員工了解檔案安全管理的相關(guān)要求。2.檔案室安全管理制度培訓(xùn)，讓員工熟悉各項(xiàng)安全規(guī)定和操作流程。3.安全設(shè)施設(shè)備操作使用培訓(xùn)，提高員工正確使用安全設(shè)施設(shè)備的能力。4.應(yīng)急處置知識培訓(xùn)，增強(qiáng)員工應(yīng)對突發(fā)事件的能力。（三）培訓(xùn)方式1.采用集中培訓(xùn)、現(xiàn)場講解、案例