PAGE進(jìn)一步完善學(xué)校檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各單位以及全體教職員工和學(xué)生形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)全校檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的歷史和現(xiàn)狀，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等活動中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、學(xué)校秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門學(xué)校設(shè)立專門的檔案管理部門，配備相應(yīng)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)學(xué)校檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和具體實(shí)施。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全校檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的實(shí)體安全。5.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。6.組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。7.負(fù)責(zé)向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)和各部門提供檔案信息服務(wù)，積極開展檔案編研工作，為學(xué)校決策提供參考依據(jù)。8.對學(xué)校各部門的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，組織檔案工作人員的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)交流。（二）各部門檔案工作小組學(xué)校各部門應(yīng)成立檔案工作小組，由部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)組織本部門人員學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)規(guī)定，提高檔案意識。2.按照學(xué)校檔案管理部門的要求，及時收集、整理本部門在工作中形成的各類檔案，并進(jìn)行初步分類和編目。3.定期將整理好的檔案移交學(xué)校檔案管理部門，確保檔案的及時歸檔。4.協(xié)助學(xué)校檔案管理部門開展檔案的利用工作，提供相關(guān)檔案資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)熱愛檔案工作，具備專業(yè)知識和技能，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，做好檔案的日常管理工作，確保檔案的安全和完整。3.積極主動地收集檔案資料，對接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真審核，保證檔案質(zhì)量。4.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)，不斷提高檔案整理、編目、檢索、利用等工作水平。5.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。6.積極參與檔案信息化建設(shè)，做好檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理工作。三、文件材料的形成與積累（一）文件材料形成要求1.學(xué)校各部門和人員在工作中應(yīng)認(rèn)真做好文件材料的形成工作，確保文件材料的內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料，字跡清晰，簽署完備。3.電子文件應(yīng)按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制作和保存，確保其可讀性和可利用性。（二）文件材料積累范圍1.學(xué)校在教學(xué)方面形成的文件材料，包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課件、試卷、成績冊、教學(xué)總結(jié)等。2.科研方面形成的文件材料，包括科研項(xiàng)目申請書、立項(xiàng)批復(fù)、研究報(bào)告、論文、著作、專利等。3.管理方面形成的文件材料，包括學(xué)校規(guī)章制度、會議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。4.學(xué)生工作方面形成的文件材料，包括學(xué)生學(xué)籍檔案、獎懲材料、社會實(shí)踐報(bào)告、畢業(yè)生檔案等。5.其他方面形成的文件材料，如學(xué)校與外部單位的往來文件、校慶活動資料等。（三）文件材料積累方法1.各部門應(yīng)建立文件材料收集登記制度，明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，對收到的文件材料及時進(jìn)行登記。2.工作人員應(yīng)將辦理完畢的文件材料及時整理，按照類別和時間順序進(jìn)行存放，便于集中移交。3.對于重要會議、重大活動等形成的文件材料，應(yīng)在活動結(jié)束后及時收集整理，確保文件材料的完整性。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)學(xué)校檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類法進(jìn)行整理。1.年度：按照文件材料形成的年度進(jìn)行劃分。2.機(jī)構(gòu)（問題）：根據(jù)學(xué)校內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或問題性質(zhì)進(jìn)行分類。3.保管期限：根據(jù)檔案的保存價值確定保管期限，分為永久、長期（30年）、短期（10年）。（三）整理步驟1.裝訂：對紙質(zhì)文件材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持文件的整齊牢固。2.分類：按照分類標(biāo)準(zhǔn)對文件材料進(jìn)行分類，確定其所屬年度、機(jī)構(gòu)（問題）和保管期限。3.編號：為每一份檔案編制唯一的檔號，檔號應(yīng)體現(xiàn)檔案的分類層次和順序。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、檔號、編制日期、保管期限、密級等內(nèi)容。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫相關(guān)信息。五、檔案的保管（一）保管場所學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具檔案裝具應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)，選用質(zhì)量可靠、便于管理的檔案柜、檔案盒等。檔案柜應(yīng)排列整齊，便于通風(fēng)和存取檔案。（三）檔案保管措施1.建立檔案庫房管理制度，明確庫房管理人員職責(zé)，嚴(yán)格控制庫房出入人員。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對破損、褪色的檔案及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.做好檔案的防火、防盜工作，配備必要的消防器材和安全設(shè)施，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫房安全。5.對電子檔案進(jìn)行備份存儲，采用異地備份等方式，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、方便、高效的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。（二）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門因教學(xué)、科研、管理等工作需要查閱檔案。2.學(xué)校教職員工因個人工作需要查閱本人相關(guān)檔案。3.學(xué)生因?qū)W籍管理、就業(yè)等需要查閱本人檔案。4.校外單位因工作需要查閱學(xué)校檔案，須經(jīng)學(xué)校檔案管理部門批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.校內(nèi)人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.校外單位查閱檔案，需提前向?qū)W校檔案管理部門提交查閱申請函，說明查閱目的、范圍和時間等，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱手續(xù)。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出庫房。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（四）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.檔案借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案管理部門。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對反映學(xué)校主要職能活動、歷史面貌和重大事件的檔案，應(yīng)列為永久保存。2.對在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，可列為長期保存。3.對保存期滿且已失去保存價值的檔案，可列為短期保存或予以銷毀。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對庫存檔案進(jìn)行清理，提出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的保管期限。3.對擬銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的題名、檔號、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。4.《檔案銷毀清冊》經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。（五）銷毀方式檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，紙質(zhì)檔案一般采用焚燒或粉碎等方式銷毀；電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并做好記錄。銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的學(xué)校檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對學(xué)校各類檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合學(xué)校檔案管理的信息化軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲、檢索、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全保障：建立健全檔案信息化安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等安全措施，確保檔案信息的安全。（三）實(shí)施步驟1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)和實(shí)施步驟。2.開展檔案數(shù)字化工作，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作。3.進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的選型或開發(fā)，組織人員進(jìn)行系統(tǒng)測試和上線運(yùn)行。4.加強(qiáng)檔案信息化人才培養(yǎng)，提高檔案工作人員的信息化操作技能。5.持續(xù)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，不斷完善檔案管理系統(tǒng)功能，拓展檔案信息資源的利用范圍。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)對全校檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對各部門檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和考核。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.文件材料的形成、積累和歸檔情況。3.檔案的整理、保管、利用等工作情況。4.檔案信息化建設(shè)進(jìn)展情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.聽取匯報(bào)：定期聽取各部門檔案工作小組的工作匯報(bào)，了解檔案工作開展情況。2.實(shí)地檢查：深入各部門檔案工作現(xiàn)場，檢查檔案整理、保管等實(shí)際情況。3.查閱資料：查閱各部門檔案管理相關(guān)文件、記錄、檔案目錄等資料。4.問卷調(diào)查：