PAGE數(shù)字化檔案進館制度改革一、總則（一）目的為適應數(shù)字化時代發(fā)展需求，加強本公司/組織檔案管理的規(guī)范化、科學化和信息化水平，確保數(shù)字化檔案順利、有序進館，充分發(fā)揮檔案在公司/組織發(fā)展中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有部門及人員形成的各類檔案資料在數(shù)字化處理后向館內(nèi)移交的相關(guān)工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家及地方有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、行業(yè)標準和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案進館工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：保證進館數(shù)字化檔案內(nèi)容真實、準確、完整，全面反映公司/組織各項業(yè)務活動的歷史面貌。3.安全保密原則：加強數(shù)字化檔案在處理、傳輸、存儲等環(huán)節(jié)的安全管理，嚴格保密措施，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。4.便于利用原則：優(yōu)化數(shù)字化檔案進館流程，提高檔案整理質(zhì)量和存儲效率，方便檔案的查詢、調(diào)閱和利用，滿足公司/組織及社會各方面的需求。二、職責分工（一）檔案管理部門1.負責制定數(shù)字化檔案進館的總體計劃和實施方案，明確工作目標、任務、步驟和要求。2.組織開展檔案數(shù)字化工作的培訓、指導和監(jiān)督，確保各部門按照標準和規(guī)范進行檔案數(shù)字化處理。3.審核各部門提交的數(shù)字化檔案，對不符合要求的提出整改意見并督促落實。4.負責與館方溝通協(xié)調(diào)，辦理數(shù)字化檔案進館的交接手續(xù)，建立進館檔案臺賬。5.定期對數(shù)字化檔案進館工作進行總結(jié)和評估，不斷完善制度和流程。（二）各部門1.負責本部門檔案的收集、整理、分類和初步審核，確保檔案齊全、完整、準確。2.按照檔案管理部門的要求和標準，組織開展本部門檔案的數(shù)字化處理工作，保證數(shù)字化檔案質(zhì)量。3.將數(shù)字化處理后的檔案提交給檔案管理部門審核，根據(jù)審核意見進行整改，直至符合進館要求。4.配合檔案管理部門做好數(shù)字化檔案進館的相關(guān)工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）信息技術(shù)部門1.為檔案數(shù)字化工作提供技術(shù)支持，保障數(shù)字化設備和軟件的正常運行。2.協(xié)助檔案管理部門制定數(shù)字化技術(shù)標準和規(guī)范，參與數(shù)字化方案的制定和審核。3.負責數(shù)字化檔案存儲系統(tǒng)的建設、維護和管理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全存儲和有效利用。4.對數(shù)字化檔案處理過程中的技術(shù)問題進行及時處理和解決，提供技術(shù)培訓和指導。三、檔案數(shù)字化處理（一）數(shù)字化范圍1.本公司/組織在各項業(yè)務活動中形成的具有保存價值的紙質(zhì)檔案、電子檔案等均納入數(shù)字化范圍。2.重點包括但不限于合同協(xié)議、文件資料、財務報表、人事檔案、業(yè)務記錄、技術(shù)資料等。（二）數(shù)字化流程1.檔案整理各部門按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對本部門檔案進行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案目錄清晰、準確。對破損、褪色等質(zhì)量較差的檔案進行修復或復制，保證檔案的完整性和可讀性。2.數(shù)字化采集根據(jù)檔案的類型和特點，選擇合適的數(shù)字化設備和軟件，如掃描儀、數(shù)碼相機等，對檔案進行數(shù)字化采集。掃描分辨率應符合國家及行業(yè)標準要求，一般不低于300dpi，確保圖像清晰、完整。對于電子檔案，應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲和轉(zhuǎn)換，確保數(shù)據(jù)的兼容性和可識別性。3.圖像處理對采集到的數(shù)字化圖像進行去污、裁剪、糾偏、去噪等處理，提高圖像質(zhì)量。對圖像進行格式轉(zhuǎn)換和壓縮，采用通用的圖像格式存儲，如TIFF、JPEG等，并根據(jù)檔案重要性和使用頻率合理設置壓縮比例，確保圖像不失真且占用存儲空間合理。4.數(shù)據(jù)掛接將數(shù)字化圖像與對應的檔案目錄信息進行準確掛接，建立索引關(guān)系，以便快速查詢和利用。數(shù)據(jù)掛接應遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范，確保索引信息的準確性和完整性。5.質(zhì)量抽檢檔案管理部門定期對各部門數(shù)字化檔案進行質(zhì)量抽檢，抽檢比例不低于10%。抽檢內(nèi)容包括圖像清晰度、數(shù)據(jù)完整性、目錄與圖像掛接準確性等，對不符合要求的及時反饋給相關(guān)部門進行整改。（三）數(shù)字化質(zhì)量要求1.數(shù)字化圖像應清晰、完整，無黑邊、白邊、模糊不清、偏斜等現(xiàn)象。2.圖像色彩應真實、準確，無明顯失真、褪色等問題。3.數(shù)字化數(shù)據(jù)應準確無誤，與紙質(zhì)檔案或原始電子檔案內(nèi)容一致，目錄與圖像掛接準確。4.數(shù)字化檔案應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，便于管理和查詢。四、數(shù)字化檔案進館審核（一）審核內(nèi)容1.檔案完整性審核：檢查數(shù)字化檔案是否涵蓋了應進館檔案的全部內(nèi)容，有無遺漏。2.檔案準確性審核：核對數(shù)字化檔案與原始檔案內(nèi)容是否一致，數(shù)據(jù)是否準確無誤。3.檔案規(guī)范性審核：審查數(shù)字化檔案的格式、命名、編目等是否符合相關(guān)標準和規(guī)范要求。（二）審核流程1.各部門將數(shù)字化處理后的檔案提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門收到檔案后，組織專人按照審核內(nèi)容進行全面審核。3.審核人員對審核中發(fā)現(xiàn)的問題進行詳細記錄，并及時反饋給相關(guān)部門。4.相關(guān)部門根據(jù)審核意見進行整改，整改完成后重新提交檔案管理部門審核，直至審核通過。（三）審核記錄1.在審核過程中，審核人員應填寫審核記錄表格，詳細記錄審核時間、審核人員、審核內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況等。2.審核記錄表格應妥善保存，作為檔案進館工作的重要資料，以備查閱和追溯。五、數(shù)字化檔案進館交接（一）交接準備1.檔案管理部門在數(shù)字化檔案審核通過后，提前與館方溝通協(xié)調(diào)進館時間、地點、方式等事宜。2.準備好進館所需的相關(guān)材料，如檔案移交清單、數(shù)字化檔案存儲介質(zhì)等。3.對數(shù)字化檔案存儲介質(zhì)進行檢查和測試，確保數(shù)據(jù)存儲安全、完整，可正常讀取。（二）交接流程1.檔案管理部門組織相關(guān)人員將審核通過的數(shù)字化檔案及存儲介質(zhì)運至館方指定地點。2.在館方工作人員的監(jiān)督下，雙方按照檔案移交清單進行逐一核對，清點檔案數(shù)量、檢查存儲介質(zhì)質(zhì)量等。3.核對無誤后，雙方在檔案移交清單上簽字確認，完成交接手續(xù)。4.檔案管理部門將交接情況及時記錄在案，并更新進館檔案臺賬。（三）交接責任1.交接過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)量不符、存儲介質(zhì)損壞等問題，由檔案管理部門負責查明原因并及時處理。2.交接完成后，如因保管不善等原因?qū)е聶n案出現(xiàn)丟失、損壞等情況，由接收方承擔相應責任。六、數(shù)字化檔案存儲與管理（一）存儲方式1.數(shù)字化檔案應采用安全可靠的存儲方式，如磁盤陣列、磁帶庫、云存儲等。2.存儲設備應具備冗余備份功能，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。對于重要檔案，應進行異地備份存儲。（二）存儲環(huán)境存儲場所應具備適宜的溫度、濕度、防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保數(shù)字化檔案的長期保存。（三）日常管理1.建立數(shù)字化檔案存儲管理系統(tǒng)，對進館檔案進行分類、編目、檢索等管理，方便檔案的查詢和利用。2.定期對數(shù)字化檔案存儲設備進行檢查、維護和更新，確保設備正常運行，數(shù)據(jù)存儲安全。3.加強對數(shù)字化檔案存儲管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部成立監(jiān)督小組，定期對數(shù)字化檔案進館工作進行監(jiān)督檢查，確保制度執(zhí)行到位。2.監(jiān)督小組對各部門數(shù)字化檔案整理、數(shù)字化處理、進館審核等環(huán)節(jié)進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）外部檢查積極配合國家及地方檔案管理部門的監(jiān)督檢查，及時整改存在的問題，不斷提高數(shù)字化檔案進館工作質(zhì)量。（三）責任追究對在數(shù)字化檔案進館工作中違反本制度規(guī)定，導致檔案丟失、損壞、信息泄露等嚴重后果的部門和個人，依法依規(guī)追究其責任。八、培訓與宣傳（一）培訓1.定期組織開展數(shù)字化檔案管理相關(guān)培訓，提高各部門人員的檔案管理意識和業(yè)務水平。2.培訓內(nèi)容包括檔案法律法規(guī)、數(shù)字化處理技術(shù)、進館制度流程等，確保相關(guān)人員熟悉工作要求和操作