PAGE辦公室妥善保管檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱(chēng)檔案，是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由辦公室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷(xiāo)毀和利用等工作。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的全過(guò)程，確保檔案的完整性。4.安全性原則檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）辦公室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷(xiāo)毀和利用等工作。3.負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案管理工作。4.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和維護(hù)。5.負(fù)責(zé)檔案管理人員的培訓(xùn)和考核。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作。2.負(fù)責(zé)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常管理工作。3.配合辦公室做好檔案的查閱和利用工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、上架等工作。2.負(fù)責(zé)檔案的保管和維護(hù)，確保檔案的安全。3.負(fù)責(zé)檔案的查閱和利用登記工作。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷(xiāo)毀工作。5.負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的操作和維護(hù)。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等過(guò)程中形成的文件材料。2.公司各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法等文件材料。3.公司各類(lèi)會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件材料。4.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等文件材料。5.公司各類(lèi)業(yè)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等文件材料。6.公司各類(lèi)工程圖紙、設(shè)計(jì)方案等文件材料。7.公司各類(lèi)照片、音像資料等文件材料。8.公司員工的個(gè)人檔案、培訓(xùn)記錄、考核記錄等文件材料。9.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門(mén)形成的文件材料，并定期移交辦公室。2.檔案收集應(yīng)做到及時(shí)、完整、準(zhǔn)確，確保檔案的真實(shí)性和完整性。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)實(shí)行雙套制備份，一份紙質(zhì)檔案，一份電子檔案。（三）收集時(shí)間1.日常文件材料應(yīng)在形成后一周內(nèi)移交辦公室。2.年度文件材料應(yīng)在次年一季度內(nèi)移交辦公室。3.重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后一個(gè)月內(nèi)移交辦公室。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間內(nèi)在的歷史聯(lián)系。2.便于檔案的保管和利用。（二）整理方法1.分類(lèi)按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、聲像檔案等類(lèi)別。2.編號(hào)對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于查閱。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。（三）整理要求1.檔案整理應(yīng)做到分類(lèi)科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、裝訂整齊、編目準(zhǔn)確。2.檔案整理應(yīng)在收集齊全、完整的基礎(chǔ)上進(jìn)行，確保檔案的真實(shí)性和完整性。3.檔案整理應(yīng)及時(shí)進(jìn)行，不得積壓。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.辦公室應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，用于存放檔案。2.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲(chóng)藥等。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和利用。2.檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管，電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全。3.檔案應(yīng)建立借閱登記制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱時(shí)間。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等過(guò)程中形成的文件材料，公司各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法等文件材料，公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等文件材料，公司各類(lèi)業(yè)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等文件材料，公司各類(lèi)工程圖紙、設(shè)計(jì)方案等文件材料，公司各類(lèi)照片、音像資料等文件材料，公司員工的個(gè)人檔案、培訓(xùn)記錄、考核記錄等文件材料，其他具有重要保存價(jià)值的文件材料。3.長(zhǎng)期保管的檔案主要包括公司年度文件材料，公司各類(lèi)會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件材料，公司與外部單位簽訂的一般性合同、協(xié)議、意向書(shū)等文件材料，公司各類(lèi)業(yè)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等文件材料，公司各類(lèi)工程圖紙、設(shè)計(jì)方案等文件材料，公司各類(lèi)照片、音像資料等文件材料，公司員工的培訓(xùn)記錄、考核記錄等文件材料，其他具有一定保存價(jià)值的文件材料。4.短期保管的檔案主要包括公司臨時(shí)性文件材料，公司各類(lèi)業(yè)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等文件材料，公司各類(lèi)照片、音像資料等文件材料，其他具有短期保存價(jià)值的文件材料。（四）保管要求1.檔案保管應(yīng)做到安全、保密、完整，確保檔案的質(zhì)量。2.檔案保管應(yīng)定期進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.檔案保管應(yīng)做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案的安全。六、檔案鑒定（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度為依據(jù)。2.從公司實(shí)際出發(fā)，全面分析檔案的價(jià)值。3.堅(jiān)持歷史唯物主義觀點(diǎn)，確保檔案鑒定的準(zhǔn)確性。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保存價(jià)值和保管期限。3.檔案的密級(jí)和保密期限。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)檔案進(jìn)行逐件審查，確定其保存價(jià)值和保管期限。2.綜合鑒定法綜合考慮檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等因素，確定其保存價(jià)值和保管期限。（四）鑒定程序1.辦公室定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由辦公室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員為成員。2.檔案鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐件審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.辦公室根據(jù)檔案鑒定小組的鑒定意見(jiàn)，編制檔案鑒定報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)檔案鑒定報(bào)告，作出檔案銷(xiāo)毀或繼續(xù)保管的決定。七、檔案銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀范圍1.已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案。2.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案。3.因保管不善等原因造成損壞、丟失且無(wú)法修復(fù)的檔案。（二）銷(xiāo)毀程序1.辦公室根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的決定，編制檔案銷(xiāo)毀清單，注明檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、日期、保管期限等內(nèi)容。2.檔案銷(xiāo)毀清單經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由辦公室組織實(shí)施檔案銷(xiāo)毀工作。3.在檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀工作的安全、保密。4.檔案銷(xiāo)毀工作完成后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清單上簽字，并將檔案銷(xiāo)毀清單歸檔保存。（三）銷(xiāo)毀要求1.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)嚴(yán)格按照檔案銷(xiāo)毀清單進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大或縮小銷(xiāo)毀范圍。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用安全、保密的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。3.檔案銷(xiāo)毀工作完成后，應(yīng)及時(shí)清理銷(xiāo)毀現(xiàn)場(chǎng)，確保環(huán)境安全。八、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案。2.公司員工因個(gè)人需要查閱本人檔案。3.外部單位因工作需要查閱公司檔案，但應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用程序1.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、日期、查閱目的等內(nèi)容。2.檔案查閱申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人或員工本人簽字后，報(bào)辦公室審批。3.辦公室根據(jù)檔案查閱申請(qǐng)表，確定檔案的查閱范圍和查閱時(shí)間，并通知檔案管理人員提供檔案。4.檔案管理人員應(yīng)按照辦公室的通知，提供檔案，并做好檔案查閱登記工作。5.查閱檔案應(yīng)在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)進(jìn)行，不得將檔案帶出庫(kù)房。如需帶出庫(kù)房，應(yīng)經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。6.查閱檔案應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。7.查閱檔案結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)收回檔案，并檢查檔案的完整