PAGE檔案館劃分控制工作制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案館的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，規(guī)范檔案館劃分控制工作，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案館的各類檔案管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.完整性原則：全面收集和保存本公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的檔案，保證檔案的完整性。3.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。4.便利性原則：科學合理地劃分檔案類別和保管區(qū)域，便于檔案的查找、利用和管理。二、檔案收集（一）收集范圍1.公司/組織在行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營、科研開發(fā)、文化建設等活動中形成的各類文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.上級主管部門下發(fā)的與本公司/組織有關的文件、通知、指示等。3.本公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀要等。4.本公司/組織內部的會議記錄、工作報告、財務報表、人事檔案等。5.本公司/組織在重大活動、項目建設、技術改造等過程中形成的具有特殊價值的檔案。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地收集到檔案館。2.收集的檔案應保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀。3.對于重要的檔案，應進行備份或復制，以防止原件丟失或損壞。（三）收集流程1.各部門在工作中形成的檔案，應定期整理并移交至本部門的檔案管理人員。2.檔案管理人員對收集到的檔案進行初步審核，檢查檔案的完整性和準確性。3.審核通過的檔案，由檔案管理人員填寫檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認后，一份留存本部門，一份移交至檔案館。三、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（二）分類方法1.按照檔案的來源、時間、內容和形式等特征，將檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、聲像檔案等類別。2.文書檔案按照年度、保管期限、機構（問題）進行分類。3.科技檔案按照項目、專業(yè)、階段進行分類。4.會計檔案按照會計年度、類別進行分類。5.人事檔案按照員工類別、檔案內容進行分類。6.聲像檔案按照載體形式、內容進行分類。（三）編號規(guī)則1.為便于檔案的管理和檢索，對每一類檔案進行編號。2.編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.文書檔案編號格式為：年度+保管期限+機構（問題）代碼+流水號。4.科技檔案編號格式為：項目代碼+專業(yè)代碼+階段代碼+流水號。5.會計檔案編號格式為：會計年度+類別代碼+流水號。6.人事檔案編號格式為：員工類別代碼+檔案內容代碼+流水號。7.聲像檔案編號格式為：載體形式代碼+內容代碼+流水號。（四）裝訂要求1.紙質檔案應進行裝訂，確保整齊、牢固。2.裝訂時應去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。3.對于幅面過大的檔案，應進行折疊，使其大小與檔案盒一致。（五）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內文件目錄等。2.目錄應準確反映檔案的內容和特征，便于查找和利用。3.案卷目錄應包括案卷號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等項目。4.卷內文件目錄應包括順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等項目。四、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案館，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、檔案架、溫濕度控制設備、防火防盜設備等。2.檔案館應選擇干燥、通風、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的場所。3.檔案保管場所應劃分不同的區(qū)域，如檔案庫房、整理室、查閱室、值班室等。（二）保管要求1.按照檔案的類別和保管期限，將檔案分別存放于不同的檔案柜或檔案架上。2.對珍貴檔案和易損檔案，應采取特殊的保管措施，如復制備份、專柜存放、定期檢查等。3.定期對檔案進行清點和核對，確保檔案的數(shù)量和質量。4.做好檔案保管場所的清潔衛(wèi)生工作，保持環(huán)境整潔。5.加強對檔案保管場所的安全管理，設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入。（三）溫濕度控制1.檔案館的溫度應控制在14℃24℃之間，相對濕度應控制在45%60%之間。2.配備溫濕度監(jiān)測設備，定期對溫濕度進行監(jiān)測和記錄。3.根據(jù)溫濕度變化情況，采取相應的調節(jié)措施，如通風、除濕、加濕等。（四）防火防盜1.檔案館應安裝防火防盜報警設備，如煙霧報警器、防盜報警器等。2.配備必要的滅火設備，如滅火器、消火栓等，并定期進行檢查和維護。3.制定防火防盜應急預案，定期組織演練，提高應對突發(fā)事件的能力。4.加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識。（五）防蟲防鼠1.在檔案保管場所放置防蟲防鼠藥品，如樟腦丸、鼠夾、鼠藥等。2.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害或鼠害時，應及時采取措施進行處理。3.保持檔案保管場所的清潔衛(wèi)生，減少害蟲和老鼠的滋生環(huán)境。五、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：嚴格按照國家有關檔案利用的法律法規(guī)和本公司/組織的規(guī)定，提供檔案利用服務。2.保密原則：在提供檔案利用服務時，應嚴格遵守保密制度，確保檔案信息不泄露。3.方便快捷原則：簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供方便快捷的服務。（二）利用范圍1.本公司/組織內部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱與本公司/組織有關的檔案，須經(jīng)本公司/組織相關部門批準。3.司法機關、行政機關因辦案需要查閱、借閱檔案，須按照法定程序辦理相關手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.本公司/組織內部人員查閱、借閱檔案，應填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、查閱期限等內容，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案館辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案，應提交單位介紹信、查閱申請表等材料，經(jīng)本公司/組織相關部門審核批準后，到檔案館辦理查閱、借閱手續(xù)。3.司法機關、行政機關查閱、借閱檔案，應出具相關法律文書和查閱申請表，經(jīng)本公司/組織相關部門審核批準后，到檔案館辦理查閱、借閱手續(xù)。（四）利用方式1.查閱：利用者可在檔案館查閱室查閱檔案，檔案館應提供必要的查閱設備和環(huán)境。2.借閱：利用者如需借閱檔案，應按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，不得擅自轉借他人。3.復制：利用者如需復制檔案，應經(jīng)檔案館同意，并按照規(guī)定的程序辦理復制手續(xù)。（五）利用登記1.檔案館應建立檔案利用登記制度，對檔案利用情況進行詳細記錄。2.檔案利用登記內容包括利用者姓名、單位、利用目的、檔案名稱、查閱期限、借閱時間、歸還時間、復制份數(shù)等。3.檔案利用登記記錄應妥善保存，以備查詢。六、檔案鑒定（一）鑒定原則1.以國家有關檔案鑒定的法律法規(guī)和行業(yè)標準為依據(jù)。2.從本公司/組織的實際情況出發(fā)，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實價值和保存價值。3.堅持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結果的準確性和可靠性。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案館負責人、相關業(yè)務部門負責人、檔案管理人員等組成。2.檔案鑒定小組負責制定檔案鑒定計劃，組織實施檔案鑒定工作，對鑒定結果進行審核和審批。（三）鑒定標準1.檔案的內容是否反映本公司/組織的主要職能活動和歷史發(fā)展過程。2.檔案是否具有現(xiàn)實利用價值，是否對本公司/組織的工作、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動具有參考作用。3.檔案的形成時間、來源、保管狀況等因素。4.國家有關檔案保管期限的規(guī)定。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，判斷其價值。2.綜合分析法：綜合考慮檔案的內容、來源、保管狀況等因素，對檔案的價值進行評估。3.專家咨詢法：對于一些專業(yè)性較強或價值難以判斷的檔案，可咨詢相關專家的意見。（五）鑒定程序1.檔案鑒定小組根據(jù)檔案鑒定標準，制定檔案鑒定方案，明確鑒定范圍、方法、步驟等。2.檔案管理人員按照鑒定方案的要求，對檔案進行初步篩選，剔除無保存價值的檔案。3.檔案鑒定小組對初步篩選后的檔案進行逐件審查，確定檔案的保管期限。4.檔案鑒定小組對鑒定結果進行審核和審批，形成檔案鑒定報告。5.根據(jù)檔案鑒定報告，對檔案進行相應的處置，如銷毀、延長保管期限等。七、檔案銷毀（一）銷毀原則1.嚴格按照國家有關檔案銷毀的法律法規(guī)和本公司/組織的規(guī)定進行銷毀。2.確保銷毀過程的安全、保密，防止檔案信息泄露。3.銷毀檔案應經(jīng)過嚴格的審批程序，確保銷毀檔案的準確性和必要性。（二）銷毀范圍1.已到保管期限且無保存價值的檔案。2.經(jīng)過檔案鑒定小組鑒定，確定為無保存價值的檔案。3.因保管不善等原因造成損壞、無法修復且無保存價值的檔案。（三）銷毀程序1.檔案管理人員填寫檔案銷毀申請表，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等內容，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案館負責人審核。2.檔案館負責人審核通過后，提交檔案鑒定小組進行鑒定。3.檔案鑒定小組對申請銷毀的檔案進行鑒定，確認其無保存價值后，出具檔案鑒定報告。4.根據(jù)檔案鑒定報告，填寫檔案銷毀清