PAGE機(jī)關(guān)檔案室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案室檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在機(jī)關(guān)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。機(jī)關(guān)檔案室負(fù)責(zé)集中管理本機(jī)關(guān)的檔案，各部門應(yīng)積極配合檔案室做好檔案的收集、整理、歸檔等工作，不得分散保存。2.真實(shí)完整原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的全過程，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，不得篡改、偽造檔案。3.科學(xué)分類原則。按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，采用科學(xué)的分類方法，對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，便于管理和查找。4.安全保密原則。加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置機(jī)關(guān)設(shè)立檔案室，配備專職檔案管理人員，檔案室應(yīng)具備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，如檔案庫房、檔案架、防火防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。（二）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本機(jī)關(guān)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管本機(jī)關(guān)各部門形成的檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編目和數(shù)字化處理，建立檔案檢索體系，方便檔案的查閱和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定進(jìn)行檔案的銷毀工作。5.開展檔案信息開發(fā)利用工作，為機(jī)關(guān)工作提供檔案資料支持和服務(wù)。6.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高機(jī)關(guān)工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。7.負(fù)責(zé)與上級(jí)檔案部門和其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與交流。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，確保檔案材料的齊全、完整。2.按照檔案室的要求，定期將整理好的檔案移交檔案室。3.協(xié)助檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供相關(guān)檔案信息。4.宣傳檔案工作的重要性，提高本部門人員的檔案意識(shí)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本機(jī)關(guān)工作有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。2.本機(jī)關(guān)形成的各種文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.本機(jī)關(guān)的重要活動(dòng)、重大事件的文件材料、照片、錄像等。4.本機(jī)關(guān)與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、往來信函等。5.本機(jī)關(guān)工作人員的任免、獎(jiǎng)懲、考核等人事檔案材料（按照人事檔案管理規(guī)定另行管理，檔案室負(fù)責(zé)收集相關(guān)材料的副本）。6.本機(jī)關(guān)的財(cái)務(wù)檔案（按照財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定另行管理）。7.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，載體完好。3.對(duì)破損、褪色的檔案材料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和保密。（四）整理方法1.文書檔案整理按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫文件目錄。裝訂成冊(cè)，編制頁碼。按照分類方案進(jìn)行排列上架。2.科技檔案整理按照項(xiàng)目、專業(yè)進(jìn)行分類。對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行編號(hào)、編目，建立項(xiàng)目檔案卷內(nèi)目錄。繪制項(xiàng)目圖紙，編制圖紙目錄。整理項(xiàng)目文件材料，裝訂成冊(cè)或裝盒保管。3.會(huì)計(jì)檔案整理按照會(huì)計(jì)年度、保管期限進(jìn)行分類。整理會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等檔案材料，裝訂成冊(cè)。編制會(huì)計(jì)檔案目錄。4.聲像檔案整理按照載體形式、內(nèi)容進(jìn)行分類。對(duì)照片、錄像等進(jìn)行編號(hào)、編目，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等。整理底片、磁帶等，妥善保管。5.電子檔案整理按照文件類型、年度、保管期限進(jìn)行分類。對(duì)電子文件進(jìn)行元數(shù)據(jù)采集、整理，建立電子檔案目錄。進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)介質(zhì)上。四、檔案的歸檔與移交（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.科技檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門保管一年，期滿后移交檔案室保管。4.聲像檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)整理歸檔。5.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行歸檔，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。（二）歸檔要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)按照檔案整理要求，對(duì)本部門的檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，編制檔案移交清單。2.檔案移交清單應(yīng)一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案移交檔案室。3.在移交檔案時(shí)，移交部門應(yīng)與檔案室辦理交接手續(xù)，雙方簽字確認(rèn)。（三）移交程序1.各部門兼職檔案員填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.將整理好的檔案及檔案移交清單一并送交檔案室。3.檔案室檔案管理人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。4.核對(duì)無誤后，雙方在檔案移交清單上簽字，完成檔案移交工作。五、檔案的保管（一）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵等設(shè)施設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案庫房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫房的安全。4.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架，按照檔案分類順序排列檔案，便于查找和管理。（二）檔案裝具管理1.檔案裝具應(yīng)符合檔案保管要求，選用質(zhì)量好、規(guī)格統(tǒng)一的檔案盒、檔案袋、檔案架等。2.檔案裝具應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于識(shí)別和管理。3.定期對(duì)檔案裝具進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時(shí)更換。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管的檔案本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)性文件。本機(jī)關(guān)召開的重要會(huì)議、重大活動(dòng)形成的主要文件材料。本機(jī)關(guān)的歷史沿革、大事記、組織簡則、人員編制、干部任免等文件材料。本機(jī)關(guān)的重要合同、協(xié)議、資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證明等文件材料。本機(jī)關(guān)的重要科研成果、技術(shù)資料等文件材料。上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料。其他具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的文件材料。2.定期保管的檔案30年保管的檔案本機(jī)關(guān)一般工作文件材料。本機(jī)關(guān)與其他單位簽訂的一般性合同、協(xié)議等文件材料。本機(jī)關(guān)的一般性業(yè)務(wù)文件材料。其他需要保存30年的文件材料。10年保管的檔案本機(jī)關(guān)短期工作文件材料。本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料。其他需要保存10年的文件材料。（四）檔案清點(diǎn)與統(tǒng)計(jì)1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管數(shù)量等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)掌握檔案動(dòng)態(tài)。3.每年年底對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，向上級(jí)檔案部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。六、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.本機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本機(jī)關(guān)檔案，須經(jīng)本機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等檔案的查閱，按照國家有關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行。（二）查閱程序1.本機(jī)關(guān)工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后報(bào)檔案室。2.檔案室檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱登記本上記錄查閱人員姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并進(jìn)行登記。4.外單位查閱本機(jī)關(guān)檔案時(shí)，應(yīng)持單位介紹信，填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)本機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室安排查閱。查閱人員應(yīng)遵守本機(jī)關(guān)檔案查閱規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（三）利用方式1.提供檔案原件查閱。2.對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)印、摘錄，提供復(fù)印件或摘錄件。3.根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案信息咨詢服務(wù)。（四）利用登記與反饋1.對(duì)檔案的查閱利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容、利用方式等信息。2.查閱利用結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，并在查閱登記本上簽字確認(rèn)。3.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用需求，為檔案管理工作提供參考。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)部門人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合檔案的實(shí)際價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已超過保管期限的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定確無保存價(jià)值的，予以銷毀。3.對(duì)保管期限未滿，但已失去利用價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定后，可進(jìn)行降密或解密處理，繼續(xù)保存或銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。2.對(duì)擬銷毀的檔案，填寫檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。3.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)本機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式1.對(duì)紙質(zhì)檔案，采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀。2.對(duì)電子檔案，采用數(shù)據(jù)擦除或物理銷毀等方式進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作效率，提升檔案服務(wù)水平，為機(jī)關(guān)工作提供更加便捷的檔案信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子圖像，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。對(duì)電子檔案進(jìn)行元數(shù)據(jù)采集、整理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)選用適合本機(jī)關(guān)檔案管理需求的檔案信息管理軟件，建立檔案信息管理系統(tǒng)。在檔案信息管理系統(tǒng)中設(shè)置檔案分類、編目、檢索、利用等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的存儲(chǔ)