PAGE藥房處方藥管理檔案制度一、總則（一）目的為加強藥房處方藥管理，規(guī)范處方藥調(diào)配、銷售行為，確?；颊哂盟幇踩?、有效、合理，依據(jù)《藥品管理法》《處方管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本藥房實際情況，制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于本藥房內(nèi)處方藥的采購、儲存、調(diào)配、銷售及相關(guān)檔案管理工作。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保處方藥管理工作合法合規(guī)。2.安全有效原則：保障處方藥質(zhì)量，防止藥品變質(zhì)、污染等，確?；颊哂盟幇踩行?。3.全程追溯原則：建立完善的檔案管理體系，對處方藥的各個環(huán)節(jié)進行詳細記錄，實現(xiàn)全程可追溯。二、處方藥采購檔案管理（一）供應商資質(zhì)檔案1.建立供應商檔案，內(nèi)容包括供應商營業(yè)執(zhí)照、藥品生產(chǎn)許可證或藥品經(jīng)營許可證、GSP認證證書、質(zhì)量保證協(xié)議、銷售人員授權(quán)書等資料。2.定期對供應商資質(zhì)進行審核，確保其合法性和信譽度。審核周期為每年一次，如有重大變更及時更新檔案。3.保存供應商資質(zhì)審核記錄，包括審核時間、審核人員、審核結(jié)論等信息。（二）采購訂單檔案1.詳細記錄每筆處方藥采購訂單信息，包括藥品名稱、規(guī)格、劑型、數(shù)量、價格、采購日期、供應商名稱等。2.采購訂單應與供應商發(fā)票、驗收記錄等相互印證，確保采購信息準確無誤。3.按照時間順序整理采購訂單檔案，便于查詢和追溯。（三）采購合同檔案1.與供應商簽訂的采購合同應妥善保管，合同內(nèi)容應明確藥品質(zhì)量標準、交貨方式、付款方式、違約責任等條款。2.對采購合同進行編號管理，建立合同臺賬，記錄合同簽訂時間、執(zhí)行情況等信息。3.定期檢查采購合同執(zhí)行情況，如有糾紛及時處理，并記錄處理過程和結(jié)果。三、處方藥儲存檔案管理（一）倉庫布局與設施檔案1.繪制藥房倉庫布局圖，標明各個區(qū)域的功能、面積、儲存條件等信息。2.記錄倉庫設施設備情況，包括溫濕度監(jiān)測設備、通風設備、冷藏設備、防蟲防鼠設備等的型號、數(shù)量、維護記錄等。3.定期對倉庫布局和設施設備進行檢查和評估，確保其符合藥品儲存要求。（二）藥品入庫檔案1.每批處方藥入庫時，應詳細記錄入庫日期、藥品名稱、規(guī)格、劑型、數(shù)量、生產(chǎn)廠家、批準文號、有效期、質(zhì)量狀況、驗收人員等信息。2.驗收合格的藥品應及時入庫上架，并在藥品入庫單上簽字確認。驗收不合格的藥品應按照規(guī)定進行處理，并記錄處理情況。3.將藥品入庫檔案與采購訂單、發(fā)票等資料進行核對，確保信息一致。（三）藥品儲存養(yǎng)護檔案1.定期對庫存處方藥進行養(yǎng)護檢查，記錄養(yǎng)護時間、藥品名稱、規(guī)格、劑型、數(shù)量、質(zhì)量狀況、養(yǎng)護人員等信息。2.對養(yǎng)護中發(fā)現(xiàn)的問題及時處理，并記錄處理措施和結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)藥品有變質(zhì)、損壞等情況，應立即停止銷售，并按照規(guī)定進行報損處理。3.建立藥品養(yǎng)護記錄臺賬，詳細記錄藥品養(yǎng)護情況，為藥品質(zhì)量追溯提供依據(jù)。（四）藥品出庫檔案1.記錄每筆處方藥出庫信息，包括出庫日期、藥品名稱、規(guī)格、劑型、數(shù)量、銷售對象、發(fā)貨人員等。2.出庫藥品應進行復核，確保藥品數(shù)量、質(zhì)量準確無誤。復核合格后在藥品出庫單上簽字確認。3.將藥品出庫檔案與銷售記錄、處方等資料進行核對，保證信息完整。四、處方藥調(diào)配檔案管理（一）處方審核檔案1.對每張?zhí)幏剿幪幏竭M行審核，記錄審核時間、處方編號、患者姓名、性別、年齡、診斷、藥品名稱、規(guī)格、劑型、數(shù)量、用法用量、醫(yī)師簽名等信息。2.審核人員應按照《處方管理辦法》等規(guī)定，對處方的合法性、規(guī)范性、適宜性進行嚴格審查。對不符合要求的處方應及時與醫(yī)師溝通，要求其修改或重新開具。3.保存處方審核記錄，包括審核意見、處理情況等，以便查詢和統(tǒng)計分析。（二）調(diào)配過程檔案1.詳細記錄處方藥調(diào)配過程，包括調(diào)配時間、調(diào)配人員、藥品名稱、規(guī)格、劑型、數(shù)量、核對情況等。2.調(diào)配人員應嚴格按照處方要求進行調(diào)配，確保藥品劑量準確、劑型相符。調(diào)配完成后應進行自核和雙人核對，核對無誤后簽字確認。3.對調(diào)配過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時記錄并處理，如藥品短缺、劑型不符等情況，應及時與相關(guān)部門或人員溝通解決。（三）處方留存檔案1.妥善保存處方藥處方原件，按照規(guī)定的期限進行存放。普通處方、急診處方留存期限為1年，麻醉藥品和第一類精神藥品處方留存期限為3年。2.建立處方留存臺賬，記錄處方的留存時間、銷毀時間等信息。處方銷毀時應按照規(guī)定程序進行，并記錄銷毀情況。五、處方藥銷售檔案管理（一）銷售記錄檔案1.詳細記錄每筆處方藥銷售信息，包括銷售日期、藥品名稱、規(guī)格、劑型、數(shù)量、銷售價格、購買者姓名、聯(lián)系方式、銷售門店等。2.銷售記錄應與處方、出庫記錄等相互印證，確保銷售信息真實、準確、完整。3.按照時間順序整理銷售記錄檔案，便于查詢和統(tǒng)計分析。（二）患者用藥指導檔案1.對購買處方藥的患者提供用藥指導，記錄指導時間、患者姓名、藥品名稱、用法用量、注意事項等信息。2.用藥指導人員應具備相應的專業(yè)知識，能夠準確解答患者關(guān)于藥品使用的疑問。對特殊患者或特殊藥品，應提供詳細的書面用藥指導資料。3.保存患者用藥指導記錄，為患者用藥安全提供保障。六、人員培訓檔案管理（一）培訓計劃檔案1.制定年度處方藥管理相關(guān)人員培訓計劃，明確培訓內(nèi)容、培訓時間、培訓方式、培訓對象等。2.培訓計劃應根據(jù)法律法規(guī)更新、行業(yè)發(fā)展需求、藥房實際情況等進行制定和調(diào)整。3.保存培訓計劃檔案，作為培訓工作開展的依據(jù)。（二）培訓記錄檔案1.詳細記錄每次處方藥管理培訓的情況，包括培訓日期、培訓地點、培訓內(nèi)容（如法律法規(guī)、藥品知識、操作規(guī)程等）、培訓講師、參加人員、培訓考核結(jié)果等。2.培訓記錄應真實、完整，能夠反映培訓效果。對培訓考核不合格的人員應進行補考或再次培訓，并記錄補考或再次培訓情況。3.將培訓記錄檔案與培訓計劃、人員資質(zhì)檔案等相結(jié)合，為員工培訓管理提供全面資料。七、監(jiān)督檢查檔案管理（一）內(nèi)部自查檔案1.定期開展藥房處方藥管理內(nèi)部自查工作，記錄自查時間、自查人員、自查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及整改措施等。2.內(nèi)部自查應涵蓋采購、儲存、調(diào)配、銷售等各個環(huán)節(jié)，按照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準進行全面檢查。3.對自查發(fā)現(xiàn)的問題應及時整改，并跟蹤整改效果。保存內(nèi)部自查檔案，為持續(xù)改進藥房處方藥管理工作提供依據(jù)。（二）外部檢查檔案1.收集和整理藥品監(jiān)管部門等外部機構(gòu)對本藥房處方藥管理的檢查記錄，包括檢查時間、檢查機構(gòu)、檢查人員、檢查內(nèi)容、檢查結(jié)果等。2.對外部檢查提出的問題應高度重視，及時組織整改，并將整改情況反饋給相關(guān)部門。3.將外部檢查檔案與內(nèi)部自查檔案相結(jié)合，分析存在的問題，制定針對性的改進措施，不斷提高藥房處方藥管理水平。八、附則（一）檔案保管與查閱1.藥房處方藥管理檔案應妥善保管，采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行存儲。紙質(zhì)檔案應分類存放，便于查閱；電子檔案應進行備份，并設置權(quán)限管理，確保信息安全。2.檔案查閱應按照規(guī)定程序進行，查閱人員需填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，方可查閱檔案。查閱過程中應做好記錄，查閱完畢后及時歸還檔案。（二）檔案銷毀1.對超過保存期限或已無保存價值的處方藥管理檔案，應按照規(guī)定程序進行銷毀。銷毀前應編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間等信息。2.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程中應有專人監(jiān)督，并記錄銷毀情況。銷毀清單應保存一定期限