PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)環(huán)保所檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)環(huán)保所檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，充分發(fā)揮檔案在鄉(xiāng)鎮(zhèn)環(huán)境保護(hù)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)環(huán)保所各類檔案的管理，包括但不限于環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)、污染源普查資料、環(huán)境執(zhí)法文書、環(huán)保項目檔案、信訪投訴記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：鄉(xiāng)鎮(zhèn)環(huán)保所檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)環(huán)保工作的實際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則：全面收集、整理和保存與鄉(xiāng)鎮(zhèn)環(huán)保工作相關(guān)的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門及人員設(shè)置鄉(xiāng)鎮(zhèn)環(huán)保所設(shè)立檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本鄉(xiāng)鎮(zhèn)環(huán)保所檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管和統(tǒng)計本鄉(xiāng)鎮(zhèn)環(huán)保所的各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，定期清理過期檔案，確保檔案的時效性。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和全體工作人員的檔案意識。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，確保檔案的安全和保密。3.積極開展檔案利用工作，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)環(huán)保工作提供及時、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和資料支持。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。5.負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的操作和維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和完整。6.參與檔案鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序進(jìn)行檔案處置。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.上級環(huán)保部門下發(fā)的各類文件材料，包括政策法規(guī)、通知、通報、規(guī)劃、標(biāo)準(zhǔn)等。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)環(huán)保所形成的文件材料，如工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表等。3.環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)及報告，包括空氣質(zhì)量、水質(zhì)監(jiān)測、噪聲監(jiān)測等數(shù)據(jù)。4.污染源普查資料，如企業(yè)基本信息、污染物排放情況等。5.環(huán)境執(zhí)法文書及相關(guān)材料，如行政處罰決定書、現(xiàn)場檢查記錄、調(diào)查詢問筆錄等。6.環(huán)保項目檔案，包括項目申報材料、可行性研究報告、項目合同、驗收報告等。7.信訪投訴記錄及處理結(jié)果，包括群眾來信、來訪記錄、投訴處理情況等。8.其他與鄉(xiāng)鎮(zhèn)環(huán)保工作相關(guān)的文件材料。（二）檔案收集要求1.各部門和工作人員應(yīng)及時將辦理完畢的文件材料移交檔案管理室，確保檔案收集的及時性。2.移交的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合檔案整理的要求。3.檔案管理室應(yīng)定期對檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理效率。（四）檔案整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、環(huán)境監(jiān)測類、污染源普查類、環(huán)境執(zhí)法類、環(huán)保項目類、信訪投訴類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和檢索。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、編號、日期、保管期限、密級等信息，以便快速查找檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。5.裝盒：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號、起止日期等信息。四、檔案保管（一）檔案保管條件1.檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防高溫等條件，確保檔案的安全和完整。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施。3.檔案存放應(yīng)整齊有序，便于查找和利用。（二）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括上級環(huán)保部門下發(fā)的重要文件、鄉(xiāng)鎮(zhèn)環(huán)保所形成的具有長遠(yuǎn)歷史價值和重要憑證作用的文件等。3.長期保管的檔案期限為16年至50年，主要包括環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)、污染源普查資料、環(huán)保項目檔案等。4.短期保管的檔案期限為1年至15年，主要包括一般性的文件材料、信訪投訴記錄等。（三）檔案定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，一般每季度檢查一次，確保檔案的安全和完整。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管條件等方面，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。3.對檢查情況應(yīng)進(jìn)行記錄，并存檔備查。（四）檔案修復(fù)與保護(hù)1.對破損、褪色、霉變等有問題的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和保護(hù)。2.修復(fù)檔案應(yīng)采用科學(xué)合理方法，確保檔案內(nèi)容不受損害。3.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案利用（一）檔案查閱程序1.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)環(huán)保所工作人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室查閱。2.外單位人員查閱檔案，需持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)環(huán)保所分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可查閱。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，查閱時應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行審批，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱。（二）檔案借閱規(guī)定1.檔案一般不外借，確因工作需要借閱的，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，如有違反，應(yīng)依法追究責(zé)任。（三）檔案復(fù)制要求1.因工作需要復(fù)制檔案的，需填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可復(fù)制。2.復(fù)制檔案應(yīng)使用檔案管理室統(tǒng)一提供的設(shè)備和材料，確保復(fù)制質(zhì)量。3.復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理室印章，并注明復(fù)制日期和用途。（四）檔案利用登記1.檔案管理室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括利用時間、利用人姓名、所在部門、利用目的、檔案名稱及編號、利用期限等信息。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（二）檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合檔案的實際價值，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核后，予以銷毀。3.對仍有一定保存價值但保管期限已滿的檔案，可進(jìn)行延長保管期限或轉(zhuǎn)為永久保管的處理。（三）檔案銷毀程序1.檔案管理室定期對到期檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，報檔案鑒定工作小組審核。2.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進(jìn)行審核，簽署審核意見。3.經(jīng)審核同意銷毀的檔案，由檔案管理室負(fù)責(zé)組織銷毀，并指定專人監(jiān)銷。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》存檔備查。七、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)環(huán)保所檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）檔案數(shù)字化要求1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，圖像清晰、完整。2.數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行分類、編號、編目等處理，建立與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)的電子目錄。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)安全可靠，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）檔案信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入和編輯，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和完整。2.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、編號等檢索，方便檔案的查找和利用。3.檔案借閱：實現(xiàn)檔案借閱流程的信息化管理，包括借閱申請、審批、登記等功能。4.檔案統(tǒng)計：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。5.安全管理：設(shè)置不同用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全