PAGE吉林實(shí)物檔案數(shù)字化制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)吉林實(shí)物檔案的管理，確保實(shí)物檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，提高實(shí)物檔案的利用效率，實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案的數(shù)字化管理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于吉林地區(qū)各級各類機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體等組織（以下簡稱“各單位”）的實(shí)物檔案數(shù)字化工作。（三）定義1.實(shí)物檔案：指各單位在各項(xiàng)工作活動中形成的，具有保存價值的，以實(shí)物形態(tài)存在的歷史記錄，包括但不限于獎?wù)隆⒆C書、獎杯、牌匾、印章、票據(jù)、票證、字畫、照片、錄音錄像等。2.數(shù)字化：指利用現(xiàn)代信息技術(shù)，將實(shí)物檔案轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)，并進(jìn)行存儲、管理和利用的過程。（四）基本原則1.真實(shí)性原則：實(shí)物檔案數(shù)字化應(yīng)確保電子數(shù)據(jù)與實(shí)物檔案原件內(nèi)容一致，不得篡改、偽造電子數(shù)據(jù)。2.完整性原則：實(shí)物檔案數(shù)字化應(yīng)涵蓋所有具有保存價值的實(shí)物檔案，確保實(shí)物檔案信息的全面性和系統(tǒng)性。3.安全性原則：實(shí)物檔案數(shù)字化應(yīng)采取必要的安全措施，保障電子數(shù)據(jù)的安全，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失和損壞。4.規(guī)范性原則：實(shí)物檔案數(shù)字化應(yīng)遵循國家和地方有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，確保數(shù)字化工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。5.便利性原則：實(shí)物檔案數(shù)字化應(yīng)便于實(shí)物檔案的存儲、管理和利用，提高工作效率，降低管理成本。二、實(shí)物檔案的收集與整理（一）收集范圍各單位應(yīng)按照國家和地方有關(guān)檔案管理的規(guī)定，確定實(shí)物檔案的收集范圍，及時收集具有保存價值的實(shí)物檔案。收集范圍應(yīng)包括但不限于以下方面：1.反映本單位重大活動、重要事件、重要人物的實(shí)物檔案；2.本單位獲得的各類榮譽(yù)證書、獎?wù)隆ⅹ劚?、牌匾等?.本單位使用的印章、票據(jù)、票證等；4.本單位收藏的字畫、照片、錄音錄像等；5.其他具有保存價值的實(shí)物檔案。（二）收集要求1.各單位應(yīng)建立實(shí)物檔案收集制度，明確收集責(zé)任人和收集流程，確保實(shí)物檔案的及時收集。2.收集的實(shí)物檔案應(yīng)保持完好無損，如有損壞或缺失，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。3.收集的實(shí)物檔案應(yīng)附有必要的文字說明，包括實(shí)物名稱、來源、形成時間、保管期限等。（三）整理方法1.實(shí)物檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)科學(xué)合理，便于管理和利用。2.實(shí)物檔案應(yīng)按照編號規(guī)則進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和識別。3.實(shí)物檔案應(yīng)按照排列順序進(jìn)行排列，排列應(yīng)整齊有序，便于存放和管理。4.實(shí)物檔案應(yīng)按照裝訂要求進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固整齊，便于保管和利用。三、實(shí)物檔案的數(shù)字化處理（一）數(shù)字化設(shè)備與軟件1.各單位應(yīng)配備必要的數(shù)字化設(shè)備，包括掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)、錄音設(shè)備等，確保數(shù)字化設(shè)備的性能和質(zhì)量符合要求。2.各單位應(yīng)選用符合國家和地方有關(guān)檔案管理規(guī)定的數(shù)字化軟件，確保數(shù)字化軟件的功能和性能符合要求。（二）數(shù)字化流程1.掃描：對實(shí)物檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，掃描圖像應(yīng)清晰、完整，色彩還原準(zhǔn)確。2.圖像處理：對掃描圖像進(jìn)行圖像處理，包括去噪、去污、裁剪、拼接等，確保圖像質(zhì)量符合要求。3.數(shù)據(jù)錄入：對實(shí)物檔案的文字說明進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，數(shù)據(jù)錄入應(yīng)準(zhǔn)確、完整，不得漏錄、錯錄。4.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化處理后的圖像數(shù)據(jù)和文字說明數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接，確保數(shù)據(jù)的一致性和關(guān)聯(lián)性。5.數(shù)據(jù)存儲：將數(shù)字化處理后的電子數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）數(shù)字化質(zhì)量控制1.各單位應(yīng)建立數(shù)字化質(zhì)量控制制度，明確質(zhì)量控制責(zé)任人和質(zhì)量控制流程，確保數(shù)字化工作的質(zhì)量。2.數(shù)字化處理后的電子數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行質(zhì)量抽檢，抽檢比例應(yīng)不低于10%，抽檢結(jié)果應(yīng)符合質(zhì)量要求。3.對抽檢不合格的電子數(shù)據(jù)，應(yīng)及時進(jìn)行整改，直至符合質(zhì)量要求。四、實(shí)物檔案數(shù)字化成果的管理與利用（一）管理要求1.各單位應(yīng)建立實(shí)物檔案數(shù)字化成果管理制度，明確管理責(zé)任人和管理流程，確保數(shù)字化成果的安全和完整。2.實(shí)物檔案數(shù)字化成果應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.實(shí)物檔案數(shù)字化成果應(yīng)建立索引目錄，索引目錄應(yīng)包括實(shí)物檔案編號、名稱、來源、形成時間、保管期限、數(shù)字化時間、存儲位置等信息，便于查找和利用。4.實(shí)物檔案數(shù)字化成果應(yīng)進(jìn)行分類管理，分類應(yīng)科學(xué)合理，便于管理和利用。（二）利用方式1.各單位應(yīng)建立實(shí)物檔案數(shù)字化成果利用制度，明確利用責(zé)任人和利用流程，確保數(shù)字化成果的有效利用。2.實(shí)物檔案數(shù)字化成果可通過網(wǎng)絡(luò)平臺、檔案管理系統(tǒng)等方式進(jìn)行查詢和利用，利用人員應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行操作。3.實(shí)物檔案數(shù)字化成果可用于檔案編研、展覽展示、文化宣傳等方面，為單位的發(fā)展和社會的進(jìn)步提供支持。（三）安全保密1.各單位應(yīng)建立實(shí)物檔案數(shù)字化成果安全保密制度，明確安全保密責(zé)任人和安全保密流程，確保數(shù)字化成果的安全保密。2.實(shí)物檔案數(shù)字化成果的存儲設(shè)備應(yīng)設(shè)置密碼保護(hù)，存儲設(shè)備應(yīng)專人管理，防止數(shù)據(jù)泄露。3.實(shí)物檔案數(shù)字化成果的利用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露數(shù)字化成果。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體吉林地區(qū)各級檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對本地區(qū)各單位的實(shí)物檔案數(shù)字化工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.實(shí)物檔案數(shù)字化制度的建立和執(zhí)行情況；2.實(shí)物檔案的收集、整理、數(shù)字化處理情況；3.實(shí)物檔案數(shù)字化成果的管理和利用情況；4.實(shí)物檔案數(shù)字化工作的安全保密情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：各級檔案行政管理部門應(yīng)定期對各單位的實(shí)物檔案數(shù)字化工作進(jìn)行檢查，檢查周期為每年一次。2.不定期抽查：各級檔案行政管理部門可根據(jù)工作需要，對各單位的實(shí)物檔案數(shù)字化工作進(jìn)行不定期抽查。3.專項(xiàng)檢查：各級檔案行政管理部門可針對實(shí)物檔案數(shù)字化工作中的突出問題，開展專項(xiàng)檢查。（四）問題整改1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)問題的單位，各級檔案行政管理部門應(yīng)下達(dá)整改通知書，責(zé)令其限期整改。2.被檢查單位應(yīng)按照整改通知書的要求，制定整改措施，認(rèn)真進(jìn)行整