PAGE公司檔案資源信息化制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案資源的信息化管理，提高檔案利用效率，保障檔案信息安全，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案資源信息化管理過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，確保檔案信息化管理活動合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：保證檔案信息的真實(shí)性、完整性，不得篡改、偽造檔案數(shù)據(jù)。3.安全性原則：采取有效措施保障檔案信息的安全，防止信息泄露、丟失和損壞。4.便捷性原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的信息支持。二、檔案資源信息化管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案資源信息化管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.組織開展檔案數(shù)字化工作，對檔案進(jìn)行分類、整理、掃描、存儲等操作。3.建設(shè)和維護(hù)公司檔案信息管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。4.負(fù)責(zé)檔案信息的檢索、查詢、借閱等服務(wù)工作，為公司各部門提供檔案利用支持。5.對公司各部門的檔案信息化管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，并按照公司檔案資源信息化管理要求，及時將檔案移交檔案管理部門進(jìn)行數(shù)字化處理。2.配合檔案管理部門開展檔案數(shù)字化工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.按照規(guī)定的權(quán)限和流程，使用檔案信息管理系統(tǒng)查詢、借閱檔案，確保檔案的安全和合理利用。4.對本部門檔案信息化管理工作進(jìn)行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（三）信息技術(shù)部門職責(zé)1.為檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和升級提供技術(shù)支持，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.協(xié)助檔案管理部門制定檔案信息安全策略，采取技術(shù)措施防范網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全風(fēng)險。3.負(fù)責(zé)檔案信息管理系統(tǒng)與公司其他信息系統(tǒng)的集成和數(shù)據(jù)交換，實(shí)現(xiàn)信息共享。（四）員工職責(zé)1.嚴(yán)格遵守公司檔案資源信息化管理制度，積極配合檔案管理部門的工作。2.及時將個人工作中形成的檔案資料整理歸檔，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。3.在使用檔案信息管理系統(tǒng)過程中，妥善保管個人賬號和密碼，不得泄露給他人。4.按照規(guī)定的程序和要求查詢、借閱檔案，不得擅自復(fù)制、傳播檔案信息。三、檔案數(shù)字化管理（一）數(shù)字化范圍1.對公司具有保存價值的各類紙質(zhì)檔案、電子檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像資料等。2.優(yōu)先對重要檔案、常用檔案進(jìn)行數(shù)字化，逐步實(shí)現(xiàn)公司檔案資源的全面數(shù)字化。（二）數(shù)字化流程1.檔案整理：檔案管理部門對擬數(shù)字化的檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.掃描錄入：采用專業(yè)的掃描設(shè)備對檔案進(jìn)行掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子圖像文件。掃描分辨率應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保圖像清晰可讀。掃描后的圖像文件應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和質(zhì)量校驗(yàn)，保證文件的準(zhǔn)確性和完整性。3.數(shù)據(jù)掛接：將掃描后的電子圖像文件與對應(yīng)的檔案目錄信息進(jìn)行掛接，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，以便于查詢和利用。4.存儲備份：將數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)存儲在公司指定的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）數(shù)字化質(zhì)量要求1.掃描圖像應(yīng)清晰、完整，無黑邊、白邊、模糊、扭曲等現(xiàn)象。2.圖像文件格式應(yīng)統(tǒng)一，推薦使用常見的圖像格式，如TIFF、JPEG等。3.數(shù)據(jù)掛接應(yīng)準(zhǔn)確無誤，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)關(guān)系清晰明確。4.數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行質(zhì)量抽檢，抽檢比例應(yīng)不低于[X]%。對抽檢不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)及時進(jìn)行整改，確保數(shù)字化檔案質(zhì)量符合要求。四、檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)與維護(hù)（一）系統(tǒng)選型與建設(shè)1.根據(jù)公司檔案管理需求和業(yè)務(wù)特點(diǎn)，選擇適合的檔案信息管理系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計分析等功能，滿足公司檔案信息化管理的各項(xiàng)要求。2.在系統(tǒng)建設(shè)過程中，充分考慮系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性、易用性和擴(kuò)展性。與公司現(xiàn)有信息系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。3.系統(tǒng)建設(shè)完成后，應(yīng)進(jìn)行全面的測試和驗(yàn)收工作，確保系統(tǒng)功能符合設(shè)計要求，運(yùn)行穩(wěn)定可靠。（二）系統(tǒng)維護(hù)與管理1.信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)檔案信息管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理工作，包括系統(tǒng)運(yùn)行監(jiān)控、故障排除、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等。2.定期對系統(tǒng)進(jìn)行升級和優(yōu)化，根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案管理需求，及時增加新的功能模塊，提高系統(tǒng)的實(shí)用性和適應(yīng)性。3.建立系統(tǒng)用戶賬號管理制度，對系統(tǒng)用戶進(jìn)行分類授權(quán)，明確不同用戶的操作權(quán)限和職責(zé)范圍。用戶賬號應(yīng)定期進(jìn)行清理和維護(hù)，確保賬號的安全性和有效性。4.加強(qiáng)系統(tǒng)安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測、加密傳輸?shù)燃夹g(shù)措施，防止系統(tǒng)遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。定期對系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。五、檔案信息檢索與利用（一）檢索方式1.在檔案信息管理系統(tǒng)中提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案信息。2.建立檔案索引數(shù)據(jù)庫，對檔案的關(guān)鍵信息進(jìn)行提取和索引，提高檢索效率。索引數(shù)據(jù)庫應(yīng)定期更新和維護(hù)，確保索引信息的準(zhǔn)確性和完整性。（二）利用流程1.用戶如需查詢、借閱檔案，應(yīng)向檔案管理部門提交申請，填寫《檔案查詢/借閱申請表》，注明查詢或借閱的檔案名稱、編號、用途等信息。2.檔案管理部門對用戶申請進(jìn)行審核，根據(jù)用戶權(quán)限和檔案利用規(guī)定，決定是否批準(zhǔn)申請。對于涉及公司機(jī)密或重要信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行審批。3.經(jīng)審核批準(zhǔn)后，檔案管理部門為用戶提供檔案查詢或借閱服務(wù)。查詢檔案時，用戶可在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行查閱，不得擅自復(fù)制或傳播檔案信息。借閱檔案時，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限和歸還方式，督促用戶按時歸還檔案。4.用戶在使用檔案過程中，應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）利用統(tǒng)計與分析1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，包括檔案查詢、借閱的數(shù)量、頻率、類型等，為公司檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。2.通過對檔案利用數(shù)據(jù)的分析，了解公司各部門對檔案的需求情況，發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題和不足，及時調(diào)整檔案管理策略和工作重點(diǎn)。六、檔案信息安全管理（一）安全策略制定1.依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定檔案信息安全策略，明確檔案信息安全管理的目標(biāo)、原則、措施和責(zé)任。2.安全策略應(yīng)涵蓋檔案信息的存儲、傳輸、使用、共享等各個環(huán)節(jié)，確保檔案信息在全生命周期內(nèi)的安全。（二）安全技術(shù)措施1.采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等安全技術(shù)手段，對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對檔案信息存儲設(shè)備進(jìn)行加密處理，確保存儲數(shù)據(jù)的安全性。定期對存儲設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。3.在檔案信息傳輸過程中，采用加密傳輸協(xié)議，確保數(shù)據(jù)傳輸?shù)谋Ｃ苄院屯暾浴＃ㄈ┌踩芾泶胧?.建立檔案信息安全管理制度，明確安全管理流程和操作規(guī)范。對檔案信息管理系統(tǒng)的用戶進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高用戶的安全意識和操作技能。2.加強(qiáng)對檔案信息管理系統(tǒng)的訪問控制，設(shè)置不同用戶的操作權(quán)限，嚴(yán)格限制對敏感檔案信息的訪問。定期對用戶賬號進(jìn)行安全審計，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常操作。3.制定檔案信息備份與恢復(fù)計劃，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全的位置。定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)。4.加強(qiáng)對檔案信息安全事件的應(yīng)急處理能力建設(shè)，制定應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。一旦發(fā)生安全事件，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，減少損失，并向上級主管部門報告。七、檔案信息化管理監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對公司各部門的檔案信息化管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、數(shù)字化、系統(tǒng)操作等方面。2.建立監(jiān)督檢查記錄制度，對檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行詳細(xì)記錄，并及時反饋給相關(guān)部門。相關(guān)部門應(yīng)針對問題制定整改措施，限期整改。3.信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)對檔案信息管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。定期對系統(tǒng)進(jìn)行性能評估和優(yōu)化，提高系統(tǒng)的運(yùn)行效率和服務(wù)質(zhì)量。（二）考核評價1.制定檔案信息化管理考核評價指標(biāo)體系，對公司各部門的檔案信息化管理工作進(jìn)行量化考核?？己酥笜?biāo)包括檔案管理工作質(zhì)量、系統(tǒng)使用效率、信息安全保障等方面。2.考核評價結(jié)果與部門和員工的績效掛鉤，對檔案信息化管理工作成績突出的部門和個人進(jìn)行表彰和獎勵；對工作不力、存在問題較多的部門和個人進(jìn)行批評教育，并責(zé)令限期整改。3.定期對檔案信息化管理考核評價工