PAGE山西科研檔案數(shù)字化制度一、總則（一）目的為加強山西科研檔案的管理，提高科研檔案的利用效率，保障科研工作的順利開展，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合我省實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于山西省內(nèi)各類科研機構(gòu)、高等院校、企業(yè)等單位（以下統(tǒng)稱“單位”）的科研檔案數(shù)字化管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：確保數(shù)字化檔案與原始檔案內(nèi)容一致，真實反映科研活動的全過程。2.完整性原則：全面收集、整理科研項目各階段形成的檔案資料，保證檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：數(shù)字化過程中數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確無誤，圖像清晰可讀，元數(shù)據(jù)完整規(guī)范。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案數(shù)字化信息的安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。5.規(guī)范性原則：遵循國家和行業(yè)有關(guān)檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保數(shù)字化工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。（四）定義1.科研檔案：指單位在科研項目立項、研究、驗收等過程中形成的，具有保存價值的各種載體的文件材料，包括科研項目申請書、研究報告、實驗數(shù)據(jù)、論文著作、成果鑒定材料等。2.數(shù)字化：將科研檔案通過掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等技術(shù)手段，轉(zhuǎn)化為電子文件，并進行存儲、管理和利用的過程。3.元數(shù)據(jù)：描述科研檔案內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)，用于支持檔案的檢索、利用和長期保存。二、組織與職責(zé)（一）管理機構(gòu)各單位應(yīng)成立科研檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)本單位科研檔案數(shù)字化工作，研究解決工作中的重大問題。領(lǐng)導(dǎo)小組組長由單位分管科研工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，成員包括科研管理部門、檔案管理部門、信息技術(shù)部門等相關(guān)負(fù)責(zé)人。（二）職責(zé)分工1.科研管理部門負(fù)責(zé)組織科研項目負(fù)責(zé)人按照檔案管理要求，及時整理、移交科研項目檔案。協(xié)助檔案管理部門審核科研檔案的完整性、準(zhǔn)確性，確保檔案內(nèi)容符合科研管理規(guī)定。2.檔案管理部門制定科研檔案數(shù)字化工作計劃和實施方案，明確工作流程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和時間節(jié)點。負(fù)責(zé)科研檔案的收集、整理、鑒定、編目等基礎(chǔ)工作，對數(shù)字化前的檔案進行質(zhì)量檢查。組織開展檔案數(shù)字化加工工作，對數(shù)字化成果進行驗收，確保數(shù)字化檔案符合質(zhì)量要求。負(fù)責(zé)建立和維護科研檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，對數(shù)字化檔案進行存儲、管理和利用。3.信息技術(shù)部門提供檔案數(shù)字化所需的技術(shù)支持和設(shè)備保障，確保數(shù)字化工作的順利進行。負(fù)責(zé)數(shù)字化加工設(shè)備的日常維護和管理，保障設(shè)備的正常運行。協(xié)助檔案管理部門對數(shù)字化管理系統(tǒng)進行安全防護，防止數(shù)據(jù)安全事故的發(fā)生。4.科研項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本項目科研檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案資料的真實、完整、準(zhǔn)確。按照檔案管理部門的要求，及時將科研項目檔案移交至檔案管理部門，并配合做好檔案數(shù)字化相關(guān)工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍各單位應(yīng)按照國家和行業(yè)有關(guān)規(guī)定，全面收集科研項目在立項論證、研究實施、結(jié)題驗收等過程中形成的各類文件材料，包括但不限于：1.項目申報材料：項目申請書、可行性研究報告、項目預(yù)算等。2.研究過程材料：實驗記錄、研究報告、論文著作、專利申請文件等。3.結(jié)題驗收材料：結(jié)題報告、驗收意見、成果鑒定證書等。4.其他相關(guān)材料：項目經(jīng)費使用情況報告、合作協(xié)議、獎勵證書等。（二）收集要求1.科研項目負(fù)責(zé)人應(yīng)在項目研究過程中及時收集、整理項目檔案，確保檔案資料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案收集應(yīng)遵循科研活動的自然進程，按照文件形成的時間順序進行整理，保持文件之間的有機聯(lián)系。3.對于重要的科研檔案，應(yīng)同時收集紙質(zhì)文件和電子文件，確保兩種載體的文件內(nèi)容一致。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分不同價值和密級，便于保管和利用。3.便于計算機管理和信息檢索，提高檔案利用效率。（四）整理方法1.分類：按照科研項目的類別、學(xué)科領(lǐng)域、研究階段等進行分類，建立科學(xué)合理的分類體系。2.編號：對每一份科研檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別和管理。3.編目：編制科研檔案目錄，包括檔案編號、題名、責(zé)任者、日期、保管期限等項目，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。四、數(shù)字化流程（一）掃描1.根據(jù)檔案的紙張類型、幅面大小、保存狀況等因素，選擇合適的掃描設(shè)備和掃描參數(shù)，確保掃描圖像清晰可讀。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用黑白二值、灰度、彩色等方式進行掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于200dpi，對于文字較小、清晰度要求較高的檔案，掃描分辨率應(yīng)適當(dāng)提高。3.掃描過程中應(yīng)注意保護檔案原件，避免對檔案造成損壞。對于破損、褪色等檔案，應(yīng)先進行修復(fù)處理后再進行掃描。（二）圖像處理1.對掃描圖像進行去污、糾偏、裁剪、拼接等處理，確保圖像的質(zhì)量符合要求。2.對于圖像中的文字信息，應(yīng)進行識別和校對，確保文字識別準(zhǔn)確率不低于95%。3.對圖像處理后的圖像進行格式轉(zhuǎn)換，統(tǒng)一存儲為TIFF、JPEG等通用格式，便于后續(xù)管理和利用。（三）數(shù)據(jù)錄入1.按照科研檔案目錄，將檔案的題名、責(zé)任者、日期、保管期限等元數(shù)據(jù)錄入數(shù)字化管理系統(tǒng)，確保元數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。2.對于檔案中的文字信息，應(yīng)進行全文錄入，錄入過程中應(yīng)認(rèn)真校對，確保錄入內(nèi)容與原始檔案一致。（四）存儲1.將數(shù)字化后的科研檔案存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫等，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.建立數(shù)字化檔案存儲目錄結(jié)構(gòu)，按照分類編號進行存儲，便于檔案的檢索和管理。3.對數(shù)字化檔案進行加密存儲，設(shè)置訪問權(quán)限，確保檔案信息的安全性。五、質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1.掃描圖像應(yīng)清晰可讀，無明顯污漬、黑邊、白邊等現(xiàn)象，文字信息完整、準(zhǔn)確。2.圖像處理后的圖像應(yīng)符合質(zhì)量要求，格式規(guī)范統(tǒng)一，圖像質(zhì)量穩(wěn)定。3.數(shù)據(jù)錄入應(yīng)準(zhǔn)確無誤，元數(shù)據(jù)完整規(guī)范，與原始檔案內(nèi)容一致。4.數(shù)字化檔案的存儲應(yīng)安全可靠，數(shù)據(jù)備份及時、有效，能夠滿足檔案長期保存和利用的需求。（二）質(zhì)量檢查1.檔案管理部門應(yīng)建立質(zhì)量檢查制度，對數(shù)字化工作的各個環(huán)節(jié)進行質(zhì)量檢查，確保數(shù)字化檔案質(zhì)量符合要求。2.質(zhì)量檢查應(yīng)采用抽檢和全檢相結(jié)合的方式，抽檢比例應(yīng)不低于20%，對于重要檔案應(yīng)進行全檢。3.質(zhì)量檢查內(nèi)容包括掃描圖像質(zhì)量、圖像處理效果、數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確性、元數(shù)據(jù)完整性等方面，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時整改。（三）驗收1.數(shù)字化工作完成后，檔案管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對數(shù)字化成果進行驗收，驗收合格后方可正式移交存儲和使用。2.驗收內(nèi)容包括數(shù)字化檔案的數(shù)量、質(zhì)量、存儲情況、元數(shù)據(jù)完整性等方面，驗收報告應(yīng)詳細(xì)記錄驗收過程和結(jié)果。3.對于驗收不合格的數(shù)字化成果，應(yīng)責(zé)令相關(guān)部門進行整改，直至驗收合格為止。六、安全管理（一）安全制度1.各單位應(yīng)建立健全科研檔案數(shù)字化安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強安全防范措施。2.安全管理制度應(yīng)包括人員安全管理、設(shè)備安全管理、數(shù)據(jù)安全管理、網(wǎng)絡(luò)安全管理等方面的內(nèi)容，確保數(shù)字化工作的全過程安全。（二）人員安全管理1.對參與科研檔案數(shù)字化工作的人員進行安全培訓(xùn)，提高安全意識和操作技能。2.與數(shù)字化工作人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，防止檔案信息泄露。3.加強對數(shù)字化工作人員的日常管理，定期進行安全檢查和考核，確保人員操作符合安全規(guī)范。（三）設(shè)備安全管理1.配備必要的安全設(shè)備，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等，保障數(shù)字化加工設(shè)備和存儲設(shè)備的安全。2.定期對數(shù)字化設(shè)備進行維護和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或泄露。3.對數(shù)字化設(shè)備進行安全標(biāo)識，明確設(shè)備的使用權(quán)限和責(zé)任人，防止設(shè)備被盜用或誤用。（四）數(shù)據(jù)安全管理1.對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進行加密存儲，設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限，確保數(shù)據(jù)安全。2.在數(shù)據(jù)傳輸過程中，采用加密技術(shù)進行傳輸，防止數(shù)據(jù)被竊取或篡改。3.定期對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（五）網(wǎng)絡(luò)安全管理1.加強對數(shù)字化管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。2.定期對數(shù)字化管理系統(tǒng)進行漏洞掃描和修復(fù)，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。3.對數(shù)字化管理系統(tǒng)的用戶進行身份認(rèn)證和授權(quán)管理，防止非法用戶訪問系統(tǒng)。七、利用與服務(wù)（一）利用方式1.建立科研檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，為用戶提供在線查詢、下載、打印等服務(wù)，方便用戶利用科研檔案。2.根據(jù)用戶需求，提供檔案復(fù)制、借閱等服務(wù)，滿足用戶對科研檔案的個性化需求。3.開展科研檔案編研工作，編寫科研項目簡介、成果匯編等資料，為科研管理和決策提供參考依據(jù)。（二）利用權(quán)限1.根據(jù)科研檔案的密級和利用范圍，設(shè)定不同用戶的訪問權(quán)限，確保檔案信息的安全。2.對于涉及國家機密、商業(yè)秘密等重要科研檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理，限制訪問范圍。3.用戶利用科研檔案應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定，不得擅自更改、刪除檔案內(nèi)容，不得將檔案用于非法目的。（三）服務(wù)流程1.用戶提出利用申請，填寫利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、利用方式等信息。2.檔案管理部門對用戶申請進行審核，根據(jù)用戶權(quán)限和檔案利用規(guī)定，決定是否批準(zhǔn)申請。3.對于批準(zhǔn)的申請，檔案管理部門按照用戶要求提供檔案利用服務(wù)，并做好利用記錄。4.用戶利用完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理部門對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完整無損。八、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)內(nèi)容1.檔案管理基礎(chǔ)知識培訓(xùn)，包括檔案的定義、分類、整理、編目等內(nèi)容。2.科研檔案數(shù)字化技術(shù)培訓(xùn)，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入、存儲等技術(shù)操作培訓(xùn)。3.安全管理培訓(xùn)，包括人員安全、設(shè)備安全、數(shù)據(jù)安全、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的培訓(xùn)。4.利用與服務(wù)培訓(xùn)，包括利用方式、利用權(quán)限、服務(wù)流程等方面的培訓(xùn)。（二）培訓(xùn)方式1.定期組織集中培訓(xùn)，邀請專家進行授課，系統(tǒng)講解相關(guān)知識和技能。2.開展在線培訓(xùn)，通過網(wǎng)絡(luò)平臺提供培訓(xùn)課件和視頻，方便工作人員自主學(xué)習(xí)。3.現(xiàn)場指導(dǎo)培訓(xùn)，針對實際工作中遇到的問題，進行