PAGE甘肅省工程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強甘肅省工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為工程建設(shè)、維護、管理及竣工驗收等提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于甘肅省行政區(qū)域內(nèi)各類新建、改建、擴建工程項目檔案的管理，包括房屋建筑、市政基礎(chǔ)設(shè)施、交通、水利、能源等工程項目。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：工程檔案由建設(shè)單位負(fù)責(zé)統(tǒng)一收集、整理、歸檔和保管，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.同步歸檔原則：工程檔案的形成應(yīng)與工程建設(shè)進度同步，做到各項文件材料隨工程進度及時整理歸檔。3.真實準(zhǔn)確原則：工程檔案應(yīng)如實反映工程建設(shè)全過程的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。4.安全保密原則：加強工程檔案的安全保護，防止檔案損壞、丟失和泄密，確保檔案信息安全。二、管理職責(zé)（一）建設(shè)單位職責(zé)1.建立健全工程檔案管理體系，明確檔案管理機構(gòu)和人員職責(zé)，配備必要的檔案管理人員和設(shè)施設(shè)備。2.負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督工程各參建單位的檔案管理工作，制定檔案管理工作計劃和措施。3.按照檔案管理要求，及時收集、整理、歸檔本單位形成的工程文件材料，并對各參建單位移交的檔案進行審核和驗收。4.負(fù)責(zé)工程檔案的保管和利用，確保檔案的安全和完整，為工程建設(shè)和相關(guān)部門提供檔案查閱服務(wù)。5.組織工程檔案的移交工作，在工程竣工驗收合格后，按照規(guī)定向有關(guān)部門移交工程檔案。（二）勘察、設(shè)計單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本單位在工程勘察、設(shè)計過程中形成的文件材料，包括勘察報告、設(shè)計圖紙、設(shè)計變更等，并在工程竣工驗收前向建設(shè)單位移交。2.對工程檔案的形成、整理和歸檔工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案符合檔案管理要求。3.配合建設(shè)單位做好工程檔案的審核和驗收工作，提供相關(guān)技術(shù)資料和說明。（三）施工單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本單位在工程施工過程中形成的文件材料，包括施工技術(shù)文件、施工記錄、質(zhì)量檢驗報告、安全資料等，并在工程竣工驗收前向建設(shè)單位移交。2.按照檔案管理要求，對施工過程中形成的文件材料進行分類整理、編目裝訂，確保檔案的完整性和規(guī)范性。3.設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本單位工程檔案的日常管理工作，配合建設(shè)單位做好檔案的審核和驗收工作。（四）監(jiān)理單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本單位在工程監(jiān)理過程中形成的文件材料，并在工程竣工驗收前向建設(shè)單位移交。2.對工程各參建單位的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，審核施工單位移交的檔案，確保檔案質(zhì)量符合要求。3.協(xié)助建設(shè)單位做好工程檔案的審核和驗收工作，提供監(jiān)理過程中的相關(guān)資料和意見。三、工程文件材料的收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件：包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目立項批復(fù)等。2.勘察設(shè)計文件：勘察報告、設(shè)計圖紙、設(shè)計變更、技術(shù)交底等。3.施工文件：施工組織設(shè)計、施工方案、施工技術(shù)交底、施工記錄、質(zhì)量檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。4.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.竣工驗收文件：竣工驗收報告、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。6.其他文件：工程建設(shè)過程中的會議紀(jì)要、來往函件、工程照片、錄像等。（二）收集要求1.各參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)工程文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、有效，簽字蓋章手續(xù)齊全，字跡清晰，圖表整潔。3.對工程建設(shè)過程中形成的電子文件，應(yīng)同時收集其紙質(zhì)版本，并確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，存儲格式符合要求。（三）整理要求1.工程文件材料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類整理，并編制目錄。分類標(biāo)準(zhǔn)可參照《甘肅省建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)程》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。2.歸檔文件應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，不得使用易褪色的書寫材料。3.歸檔文件應(yīng)按照順序排列，編寫頁碼，并裝訂成冊。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁。4.竣工圖應(yīng)加蓋竣工圖章，竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥，蓋在圖標(biāo)欄上方空白處?？⒐D應(yīng)與工程實際相符，如有變更，應(yīng)在竣工圖上注明變更依據(jù)和變更內(nèi)容。四、工程檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.工程檔案應(yīng)在工程竣工驗收前完成歸檔工作，建設(shè)單位應(yīng)組織各參建單位對檔案進行審核和驗收，確保檔案符合要求后進行歸檔。2.歸檔的工程檔案應(yīng)一式多份，分別報送建設(shè)單位、相關(guān)部門和檔案管理機構(gòu)等。3.工程檔案應(yīng)編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，便于查閱和管理。（二）保管期限工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保存的檔案：凡是反映工程建設(shè)全過程的重要文件材料，如項目立項批復(fù)、可行性研究報告、竣工驗收報告等，應(yīng)永久保存。2.長期保存的檔案：凡是在工程建設(shè)過程中形成的具有重要價值的文件材料，如施工技術(shù)文件、質(zhì)量檢驗報告、監(jiān)理文件等，應(yīng)長期保存，保管期限一般為30年。3.短期保存的檔案：凡是在工程建設(shè)過程中形成的一般性文件材料，如工程建設(shè)過程中的會議紀(jì)要、來往函件等，應(yīng)短期保存，保管期限一般為10年。（三）保管要求1.建設(shè)單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，并定期進行檢查和維護，確保電子檔案的安全和完整。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清點、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好檔案的統(tǒng)計工作。五、工程檔案的利用與借閱（一）利用范圍工程檔案的利用范圍主要包括工程建設(shè)、維護、管理、竣工驗收、質(zhì)量監(jiān)督、審計、司法等方面。（二）利用要求1.查閱工程檔案應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場提供服務(wù)，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案。3.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明復(fù)制日期和出處。（三）借閱要求1.因工作需要借閱工程檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，如有損壞或丟失，應(yīng)按照規(guī)定賠償。六、工程檔案的移交（一）移交范圍1.列入城市建設(shè)檔案館接收范圍的工程項目，建設(shè)單位應(yīng)在工程竣工驗收合格后3個月內(nèi)，向城市建設(shè)檔案館移交一套符合規(guī)定的工程檔案。2.其他工程項目，建設(shè)單位應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定，向有關(guān)部門或單位移交工程檔案。（二）移交要求1.建設(shè)單位應(yīng)按照檔案管理要求，對工程檔案進行整理、編目、裝訂，并編制檔案移交清單。2.移交的工程檔案應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合檔案管理要求，檔案移交清單應(yīng)與檔案內(nèi)容一致。3.建設(shè)單位應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)，將工程檔案移交清單及檔案一并報送接收單位，并辦理移交手續(xù)。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門甘肅省建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)對全省工程檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，各地建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)對本行政區(qū)域內(nèi)的工程檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.工程檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.工程文件材料的收集、整理、歸檔情況。3.工程檔案的保管和利用情況。4.工程檔案的移交情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：建設(shè)行政主管部門定期組織對工程檔案管理工作進行檢查，檢查結(jié)果予以通報。2.專項檢查：對重點工程項目或檔案管理存在問題的項目進行專項檢查，督促整改。3.隨機抽查：建設(shè)行政主管部門隨機