PAGE工商局企業(yè)檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本局企業(yè)檔案管理，確保企業(yè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局在履行職責(zé)過程中形成的各類企業(yè)檔案，包括企業(yè)注冊登記檔案、年度報(bào)告檔案、行政處罰檔案、日常監(jiān)管檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本局企業(yè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則企業(yè)檔案應(yīng)如實(shí)反映企業(yè)的實(shí)際情況和本局的工作過程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.分類科學(xué)原則按照企業(yè)檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于檔案的管理和查閱。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案信息不泄露、不丟失。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置本局設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)企業(yè)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局企業(yè)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作。3.指導(dǎo)本局各業(yè)務(wù)部門的檔案管理工作，對檔案管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。4.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和全局干部職工的檔案意識(shí)。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。6.做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地向上級檔案管理部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。三、檔案收集（一）收集范圍1.企業(yè)注冊登記檔案：包括企業(yè)設(shè)立、變更、注銷登記申請書及相關(guān)材料，公司章程，股東身份證明，法定代表人任職文件等。2.年度報(bào)告檔案：企業(yè)年度報(bào)告及相關(guān)證明材料。3.行政處罰檔案：行政處罰決定書、立案審批表、調(diào)查筆錄、證據(jù)材料等。4.日常監(jiān)管檔案：日常檢查記錄、巡查報(bào)告、專項(xiàng)檢查報(bào)告、企業(yè)提交的各類報(bào)告等。5.其他與企業(yè)相關(guān)的檔案：如企業(yè)投訴舉報(bào)處理檔案、企業(yè)信用信息檔案等。（二）收集要求1.本局各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將形成的企業(yè)檔案材料收集齊全，整理后移交檔案管理部門。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，符合檔案管理的要求。3.對于重要的、具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其電子版本，并確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）收集程序1.本局各業(yè)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，按照檔案收集范圍和要求，對本部門形成的檔案材料進(jìn)行分類整理。2.整理后的檔案材料應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、形成時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，移交檔案管理部門。3.檔案管理部門接收檔案材料時(shí)，應(yīng)對移交清單進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后辦理接收手續(xù)。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類按照企業(yè)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，分為企業(yè)注冊登記類、年度報(bào)告類、行政處罰類、日常監(jiān)管類等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)對整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和排列順序，便于查閱。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案材料，避免損壞。（三）整理要求1.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、編目準(zhǔn)確、裝訂整齊。2.整理過程中應(yīng)剔除重復(fù)、無效的文件材料，確保檔案的精煉和有效。3.對于破損、褪色的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性。五、檔案保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列上架，便于查找和管理。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.做好檔案庫房的溫濕度控制，保持適宜的溫濕度環(huán)境。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。2.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.采取必要的安全防護(hù)措施，防止電子檔案被篡改、丟失或泄露。六、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)專家組成，負(fù)責(zé)對企業(yè)檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，按照國家有關(guān)規(guī)定和本局實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見，填寫檔案鑒定表。2.檔案鑒定小組對檔案鑒定表進(jìn)行審核，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。七、檔案銷毀（一）銷毀范圍經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的企業(yè)檔案。（二）銷毀程序1.編制檔案銷毀清冊，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。八、檔案利用（一）利用范圍本局工作人員因工作需要查閱企業(yè)檔案，以及司法機(jī)關(guān)、其他行政機(jī)關(guān)依法查閱企業(yè)檔案。（二）利用程序1.本局工作人員查閱企業(yè)檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批意見，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。4.司法機(jī)關(guān)、其他行政機(jī)關(guān)依法查閱企業(yè)檔案，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序查閱。（三）利用要求1.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損等。2.如需復(fù)印、拍照檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.利用檔案過程中形成的相關(guān)記錄，應(yīng)及時(shí)歸檔保存。九、監(jiān)督檢查（一）監(jiān)督檢查部門本局辦公室負(fù)責(zé)對企業(yè)檔案歸檔制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理部門的工作情況，包括檔案收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等環(huán)節(jié)。2.本局各業(yè)務(wù)部門的檔案管理情況，包括檔案材料的移交、歸檔等情況。3.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案管理人員的職責(zé)履行、檔案安全保密措施落實(shí)等情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年定期對企業(yè)檔案歸檔制度的執(zhí)行情況進(jìn)行全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，不定期對部分業(yè)務(wù)部門的檔案管理情況進(jìn)行抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對檔案管理中的突出問題或重點(diǎn)工作，開展專項(xiàng)檢查。（四）問題處理