PAGE農(nóng)村合作社檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)農(nóng)村合作社檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在合作社生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策、歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本農(nóng)村合作社及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則合作社檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映合作社各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集、整理合作社在各個(gè)階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則對(duì)涉及合作社商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率，滿足合作社各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息的需求。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本合作社檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)合作社各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范有序管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案的查詢利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為合作社的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策等提供檔案信息支持，編寫檔案參考資料，參與檔案編研工作。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高合作社全體員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。8.負(fù)責(zé)與上級(jí)檔案管理部門及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與交流，接受業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類，并定期移交至檔案管理部門。2.指導(dǎo)本部門員工正確形成和積累檔案，確保檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱、利用等工作，及時(shí)提供所需檔案資料。4.對(duì)本部門檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并向檔案管理部門反饋。（三）合作社負(fù)責(zé)人職責(zé)1.加強(qiáng)對(duì)合作社檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案管理工作納入合作社整體工作計(jì)劃，保障檔案管理工作所需的人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等條件。2.定期檢查檔案管理工作情況，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中存在的問題，確保檔案管理工作的順利開展。3.對(duì)涉及合作社重大決策、重要業(yè)務(wù)活動(dòng)等形成的檔案進(jìn)行審核，保證檔案內(nèi)容符合法律法規(guī)和合作社實(shí)際情況。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類檔案包括合作社的章程、制度、決議、決定、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、文件收發(fā)登記、印章使用記錄、證照管理文件等。2.生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類檔案涵蓋農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)資料、農(nóng)產(chǎn)品銷售合同、采購(gòu)合同、生產(chǎn)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表、成本核算資料、市場(chǎng)調(diào)研分析報(bào)告等。3.人事管理類檔案包含員工招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲、工資福利、勞動(dòng)合同、社會(huì)保險(xiǎn)等方面的文件材料。4.財(cái)務(wù)管理類檔案如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)決算資料、稅務(wù)申報(bào)資料等。5.項(xiàng)目管理類檔案涉及合作社各類項(xiàng)目的申報(bào)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.科技研發(fā)類檔案包括農(nóng)業(yè)新技術(shù)、新品種研發(fā)過程中的實(shí)驗(yàn)記錄、研究報(bào)告、技術(shù)總結(jié)等。7.聲像電子類檔案如合作社活動(dòng)照片、視頻、錄音資料、電子文檔、數(shù)據(jù)庫(kù)等。8.其他類檔案凡是與合作社生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料，均屬于收集范圍。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中產(chǎn)生的各類檔案材料，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.對(duì)重要文件、合同等應(yīng)一式多份，分別保存于不同部門或地點(diǎn)，以防丟失。3.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、剪裁、銷毀檔案內(nèi)容。對(duì)于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.對(duì)電子文件的收集，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，同時(shí)做好備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理方法1.分類按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行分類。一般可分為行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、人事管理、財(cái)務(wù)管理、項(xiàng)目管理、科技研發(fā)、聲像電子等類別，每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干二級(jí)類目。例如，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類檔案可細(xì)分為種植養(yǎng)殖檔案、農(nóng)產(chǎn)品銷售檔案、物資采購(gòu)檔案等。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式，便于檔案的標(biāo)識(shí)和管理。編號(hào)規(guī)則應(yīng)在檔案管理制度中明確規(guī)定，并保持相對(duì)穩(wěn)定。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目。通過編目，使檔案內(nèi)容條理清晰，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案的分類情況，編制分類目錄索引，方便快速定位所需檔案。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持檔案的整齊美觀。裝訂應(yīng)牢固、整齊和平整，便于長(zhǎng)期保存和查閱。對(duì)于幅面過大的檔案，可采用折疊的方式進(jìn)行整理，使其符合裝訂要求。四、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.選擇適宜的檔案庫(kù)房地點(diǎn)，應(yīng)具備干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等條件，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、防盜門窗、溫濕度計(jì)等，確保檔案保管環(huán)境的安全穩(wěn)定。3.檔案庫(kù)房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存儲(chǔ)區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，各區(qū)域之間應(yīng)保持相對(duì)獨(dú)立，便于管理和操作。（二）檔案存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和存取。檔案應(yīng)按照分類順序依次上架存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備中，如硬盤、光盤、磁帶等，并進(jìn)行備份。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)標(biāo)明檔案內(nèi)容、存儲(chǔ)時(shí)間等信息，同時(shí)建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檢索和管理。3.聲像檔案應(yīng)根據(jù)其載體形式進(jìn)行分類存儲(chǔ)，照片應(yīng)沖印或掃描后保存，底片應(yīng)單獨(dú)存放；錄音帶、錄像帶等應(yīng)存放在防潮、防蟲的盒帶中，并定期進(jìn)行檢查和轉(zhuǎn)錄，防止信息丟失。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案涉及合作社重大決策、重要資產(chǎn)權(quán)益、歷史沿革、法律糾紛等方面的檔案，以及對(duì)合作社發(fā)展具有重要參考價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保存。2.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為15年至50年的檔案，主要包括合作社較為重要的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)管理、人事管理等方面的檔案，以及在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案。3.短期保管的檔案保管期限為5年以下的檔案，如一般性的文件材料（如通知、簡(jiǎn)報(bào)等）、臨時(shí)性的業(yè)務(wù)記錄等，在規(guī)定期限后可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行鑒定銷毀。（四）檔案保管措施1.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、存放位置、保管期限等信息，便于對(duì)檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好清查記錄。3.對(duì)檔案的借閱、歸還等情況進(jìn)行嚴(yán)格登記，確保檔案的安全流轉(zhuǎn)。借閱檔案時(shí)，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還要求，借閱人員不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、污損檔案。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，確保檔案庫(kù)房的安全。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，不得在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、使用明火、存放易燃物品等。五、檔案的利用（一）利用范圍1.為合作社內(nèi)部的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策、項(xiàng)目申報(bào)、財(cái)務(wù)審計(jì)、人事任免等工作提供檔案信息支持。2.為合作社成員了解合作社發(fā)展歷程、經(jīng)營(yíng)狀況、權(quán)益分配等情況提供檔案查閱服務(wù)。3.應(yīng)政府部門、司法機(jī)關(guān)等外部單位的要求，提供相關(guān)檔案資料作為證明材料或參考依據(jù)。（二）利用方式1.查閱檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料供其查閱。查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時(shí)間等信息。檔案管理人員應(yīng)在指定地點(diǎn)提供檔案查閱服務(wù)，并對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督，防止檔案丟失、損壞或泄密。2.借閱對(duì)于確需借出檔案的情況，利用者應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)合作社負(fù)責(zé)人或檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時(shí)間，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或用于非規(guī)定用途。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。3.復(fù)制根據(jù)利用者的需求，檔案管理人員可為其提供檔案的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)制件上加蓋“與原件核對(duì)無(wú)誤”印章。復(fù)制件應(yīng)與原件具有同等效力，但涉及重要機(jī)密或不宜公開的檔案，不得隨意復(fù)制。（三）利用登記建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱檔案名稱、份數(shù)、歸還時(shí)間等信息。檔案利用登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處置的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。在鑒定過程中，應(yīng)充分考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，綜合判斷檔案是否需要繼續(xù)保存。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由合作社負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見和銷毀清單。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、形式等因素，判斷其是否具有保存價(jià)值。2.分析比較法將檔案與同類檔案或相關(guān)資料進(jìn)行分析比較，評(píng)估其在歷史研究、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策等方面的作用，確定其保存價(jià)值。3.效益評(píng)估法從檔案利用的社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益等方面進(jìn)行評(píng)估，判斷檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和潛在價(jià)值，以此確定檔案的保存期限。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，形成鑒定報(bào)告，明確檔案的銷毀理由、保管期限、數(shù)量等信息。2.將鑒定報(bào)告提交合作社負(fù)責(zé)人審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，編制檔案銷毀清單，清單