PAGE檔案工作設(shè)施化管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案工作設(shè)施化管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案工作設(shè)施化管理方面的活動。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案工作設(shè)施化管理活動合法合規(guī)。2.完整性原則：全面涵蓋檔案工作設(shè)施化管理的各個環(huán)節(jié)，保證檔案的形成、收集、整理、存儲、保管、利用等過程完整無缺。3.安全性原則：采取有效措施，保障檔案實體和信息的安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.實用性原則：制度內(nèi)容應(yīng)具有可操作性，便于員工理解和執(zhí)行，以滿足公司檔案管理工作的實際需求。二、檔案工作設(shè)施建設(shè)與配備（一）檔案庫房建設(shè)1.選址要求檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風、排水良好的位置，遠離易燃、易爆、腐蝕性物品存放區(qū)域。避免建在地下室或低洼地帶，以防洪水、積水等自然災(zāi)害對檔案造成損害。2.面積規(guī)劃根據(jù)公司檔案數(shù)量及未來發(fā)展需求，合理規(guī)劃檔案庫房面積。一般應(yīng)保證每萬卷（件）檔案不少于[X]平方米的使用面積。預(yù)留一定的空間用于檔案整理、搬運及設(shè)備存放等。3.建筑結(jié)構(gòu)檔案庫房的建筑結(jié)構(gòu)應(yīng)堅固耐用，具備良好的抗震、防火、防潮、防蟲等性能。采用鋼筋混凝土框架結(jié)構(gòu)或磚混結(jié)構(gòu)，墻體應(yīng)厚實，屋頂應(yīng)防水、隔熱。4.內(nèi)部裝修地面應(yīng)采用耐磨、防潮、易清潔的材料，如防靜電地板或水磨石地面。墻面應(yīng)進行防潮、防霉處理，可采用防霉涂料或貼防潮壁紙。天花板應(yīng)平整光潔，便于清潔和安裝照明設(shè)備。（二）檔案存儲設(shè)備配備1.檔案架（柜）根據(jù)檔案的類型、規(guī)格和數(shù)量，選擇合適的檔案架（柜）。檔案架（柜）應(yīng)堅固耐用，符合檔案存儲要求。檔案架（柜）的排列應(yīng)整齊有序，便于查找和存取檔案。同一類型的檔案應(yīng)存放在同一區(qū)域的檔案架（柜）內(nèi)。2.存儲箱（盒）對于一些特殊檔案或零散文件，可使用存儲箱（盒）進行分類存放。存儲箱（盒）應(yīng)具有良好的密封性和標識性。存儲箱（盒）的材質(zhì)應(yīng)根據(jù)檔案的保存要求選擇，如紙質(zhì)檔案可選用紙質(zhì)檔案盒，磁性介質(zhì)檔案可選用專用存儲盒。3.密集架當檔案數(shù)量較多時，可考慮配備密集架。密集架應(yīng)具備良好的承重能力、穩(wěn)定性和安全性。密集架的操作應(yīng)方便快捷，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的密集存儲和快速檢索。（三）檔案保護設(shè)備配備1.溫濕度控制設(shè)備在檔案庫房內(nèi)安裝溫濕度傳感器，實時監(jiān)測庫房內(nèi)的溫度和濕度。根據(jù)檔案保存要求，配備空調(diào)、除濕機、加濕器等溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將庫房溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.防火設(shè)備安裝火災(zāi)自動報警系統(tǒng)，確保能夠及時發(fā)現(xiàn)火災(zāi)隱患。配備滅火器、消火栓等滅火設(shè)備，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。在檔案庫房內(nèi)設(shè)置防火隔離設(shè)施，如防火墻、防火門等，防止火災(zāi)蔓延。3.防潮防蟲設(shè)備安裝防蟲網(wǎng)，防止昆蟲進入檔案庫房。放置驅(qū)蟲藥品，如樟腦丸、薰衣草等，定期更換，以保持庫房內(nèi)無蟲害。配備除濕機，降低庫房內(nèi)的濕度，防止檔案受潮發(fā)霉。4.防盜設(shè)備在檔案庫房門窗安裝防盜門窗，并設(shè)置防盜報警裝置，如紅外線報警器、震動報警器等。安裝監(jiān)控攝像頭，對檔案庫房進行24小時實時監(jiān)控，確保檔案安全。（四）檔案整理與加工設(shè)備配備1.辦公桌椅為檔案整理人員配備舒適、符合人體工程學的辦公桌椅，便于長時間進行檔案整理工作。2.電腦及軟件配備高性能電腦，安裝檔案管理軟件，用于檔案的錄入、檢索、編目等工作。檔案管理軟件應(yīng)具備完善的功能，如檔案分類管理、權(quán)限設(shè)置、數(shù)據(jù)備份等，滿足公司檔案管理的實際需求。3.打印機、復(fù)印機配備打印機、復(fù)印機，用于打印檔案目錄、文件副本等資料。4.裝訂設(shè)備購置裝訂機、縫紉機等裝訂設(shè)備，對整理好的檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。三、檔案工作設(shè)施管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善檔案工作設(shè)施化管理制度，并組織實施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃檔案工作設(shè)施建設(shè)與配備，提出合理的預(yù)算建議。3.監(jiān)督檢查檔案工作設(shè)施的使用情況，確保設(shè)施正常運行，滿足檔案管理工作需要。4.組織開展檔案工作設(shè)施的維護、維修和更新工作，保證設(shè)施的安全性和可靠性。5.對檔案工作設(shè)施管理人員進行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高其業(yè)務(wù)水平和管理能力。（二）設(shè)施管理人員職責1.負責檔案工作設(shè)施的日常管理和維護，確保設(shè)施正常運行。2.定期檢查檔案庫房的溫濕度、防火、防潮、防蟲、防盜等情況，及時發(fā)現(xiàn)并處理問題。3.對檔案存儲設(shè)備進行定期盤點和清查，確保檔案存放有序，數(shù)量準確。4.負責檔案整理與加工設(shè)備的操作和維護，保證設(shè)備性能良好，滿足工作需要。5.協(xié)助檔案管理部門做好檔案工作設(shè)施的更新和改造工作，提出合理化建議。（三）使用部門職責1.按照檔案管理部門的要求，正確使用檔案工作設(shè)施，不得擅自更改或損壞設(shè)施。2.配合設(shè)施管理人員做好檔案工作設(shè)施的日常維護和管理工作，及時反饋設(shè)施使用過程中出現(xiàn)的問題。3.負責本部門檔案的整理、分類和移交工作，確保檔案符合存儲要求，便于管理和利用。四、檔案工作設(shè)施使用與維護（一）檔案庫房使用規(guī)定1.檔案庫房應(yīng)保持整潔、衛(wèi)生，嚴禁在庫房內(nèi)吸煙、飲食、存放易燃、易爆物品。2.檔案庫房應(yīng)專人專用，未經(jīng)檔案管理部門批準，其他人員不得擅自進入。3.進入檔案庫房的人員應(yīng)遵守庫房管理制度中的相關(guān)規(guī)定，不得隨意翻動檔案，保持檔案的原有秩序。（二）檔案存儲設(shè)備使用規(guī)定1.檔案架（柜）應(yīng)按照編號順序排列，標識清晰，便于查找。2.檔案應(yīng)分類存放，不同類型、年度、保管期限的檔案應(yīng)分別存放在相應(yīng)的檔案架（柜）內(nèi)。3.存儲箱（盒）應(yīng)整齊擺放，箱（盒）外應(yīng)標明檔案類別、年度、保管期限等信息。4.密集架的操作應(yīng)嚴格按照操作規(guī)程進行，嚴禁超載、猛推猛拉等違規(guī)操作。（三）檔案保護設(shè)備使用規(guī)定1.溫濕度控制設(shè)備應(yīng)定期進行檢查和維護，確保其正常運行，溫濕度控制在規(guī)定范圍內(nèi)。2.防火設(shè)備應(yīng)定期進行檢查和維護，滅火器應(yīng)按時換藥，消火栓應(yīng)保證水壓正常、配件齊全。3.防潮防蟲設(shè)備應(yīng)定期進行檢查和更換，確保其效果良好。4.防盜設(shè)備應(yīng)定期進行檢查和維護，監(jiān)控攝像頭應(yīng)保證圖像清晰、存儲正常。（四）檔案整理與加工設(shè)備使用規(guī)定1.電腦及軟件應(yīng)定期進行殺毒和維護更新，確保數(shù)據(jù)安全。2.打印機、復(fù)印機應(yīng)按照操作規(guī)程進行使用，定期進行清潔和保養(yǎng)，保證打印、復(fù)印質(zhì)量。3.裝訂設(shè)備應(yīng)定期進行檢查和維護，確保裝訂牢固、整齊。（五）檔案工作設(shè)施維護與維修1.設(shè)施管理人員應(yīng)定期對檔案工作設(shè)施進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對于一般性故障，設(shè)施管理人員應(yīng)自行進行維修；對于較為復(fù)雜的故障，應(yīng)及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修。3.檔案工作設(shè)施的維修應(yīng)做好記錄，包括故障現(xiàn)象、維修時間、維修內(nèi)容、維修人員等信息。4.檔案工作設(shè)施維修后，設(shè)施管理人員應(yīng)進行驗收，確保設(shè)施恢復(fù)正常運行。五、檔案工作設(shè)施安全管理（一）安全制度1.建立健全檔案工作設(shè)施安全管理制度，明確安全責任，加強安全防范措施。2.定期對檔案工作設(shè)施進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.制定安全應(yīng)急預(yù)案，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力，確保檔案安全。（二）人員安全1.對檔案工作設(shè)施管理人員進行安全教育培訓(xùn)，提高其安全意識和操作技能。2.設(shè)施管理人員在操作檔案工作設(shè)施時，應(yīng)嚴格遵守操作規(guī)程，確保自身安全。3.進入檔案庫房的人員應(yīng)佩戴必要的安全防護用品，如安全帽、手套等。(三)信息安全1.加強檔案信息安全管理，采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等措施，防止檔案信息泄露。2.對檔案管理軟件的用戶權(quán)限進行嚴格設(shè)置，不同人員只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。3.定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的數(shù)據(jù)存儲設(shè)備上，并異地存放。六、檔案工作設(shè)施更新與改造（一）更新與改造計劃1.根據(jù)公司檔案管理工作的發(fā)展需求和檔案工作設(shè)施的實際使用情況，制定檔案工作設(shè)施更新與改造計劃。2.檔案工作設(shè)施更新與改造計劃應(yīng)包括更新與改造的內(nèi)容、時間、預(yù)算等方面的安排。（二）更新與改造實施1.按照檔案工作設(shè)施更新與改造計劃，組織實施更新與改造工作。2.在更新與改造過程中，應(yīng)嚴格按照相關(guān)標準和規(guī)范進行施工，確保工程質(zhì)量。3.檔案工作設(shè)施更新與改造完成后，應(yīng)進行驗收，驗收合格后方可投入使用。七、檔案工作設(shè)施監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對檔案工作設(shè)施的使用、維護、安全等情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.建立檔案工作設(shè)施監(jiān)督檢查記錄檔案，對每次監(jiān)督檢查的情況進行詳