PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)水管站檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)水管站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在水利工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)水管站在水利工程建設(shè)、水資源管理、防汛抗旱、農(nóng)村水利等各項(xiàng)工作中形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則鄉(xiāng)鎮(zhèn)水管站的檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)或指定專(zhuān)人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映水利工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，手續(xù)完備。3.分類(lèi)科學(xué)原則按照檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、性質(zhì)等因素進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，便于查找和利用。4.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)鄉(xiāng)鎮(zhèn)水管站應(yīng)設(shè)立檔案管理室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。（二）人員職責(zé)1.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。制定檔案管理制度和工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全。開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率。對(duì)本單位各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。2.各部門(mén)兼職檔案員職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步分類(lèi)工作，并定期移交檔案管理室。協(xié)助檔案管理人員做好檔案的查閱、利用等工作。遵守檔案管理制度，確保本部門(mén)檔案的安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.水利工程建設(shè)檔案包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、招投標(biāo)文件、工程合同、施工過(guò)程中的各項(xiàng)技術(shù)資料、工程驗(yàn)收文件等。2.水資源管理檔案水資源調(diào)查評(píng)價(jià)報(bào)告、取水許可文件、水資源費(fèi)征收記錄、水質(zhì)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、節(jié)水規(guī)劃與措施等。3.防汛抗旱檔案防汛抗旱預(yù)案、防汛物資清單、水位流量監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、災(zāi)情統(tǒng)計(jì)報(bào)表、搶險(xiǎn)救災(zāi)記錄等。4.農(nóng)村水利檔案農(nóng)田水利工程規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、工程建設(shè)與維修記錄、灌溉用水管理資料、農(nóng)村飲水安全工程檔案等。5.其他檔案水管站的行政管理文件、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案、科技檔案等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，移交檔案管理室。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章手續(xù)完備。3.電子文件應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行有效的備份和存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類(lèi)按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為工程建設(shè)、水資源管理、防汛抗旱、農(nóng)村水利、行政管理等類(lèi)別，再根據(jù)具體情況進(jìn)行二級(jí)、三級(jí)分類(lèi)。2.編號(hào)對(duì)每一類(lèi)檔案編制唯一的編號(hào)，便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如采用年份+類(lèi)別代碼+流水號(hào)的形式。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便快速檢索。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案管理人員對(duì)收集整理好的檔案進(jìn)行審核，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.將審核后的檔案按照分類(lèi)編號(hào)順序放入檔案柜，并在檔案目錄中登記歸檔情況。（二）保管期限1.永久保管涉及水利工程建設(shè)重大決策、重要?dú)v史事件、長(zhǎng)期保存有重要價(jià)值的檔案。2.定期保管分為30年和10年。一般的水利工程建設(shè)文件、水資源管理資料、防汛抗旱記錄等保存30年；一般性的行政管理文件、短期的業(yè)務(wù)資料等保存10年。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。2.檔案應(yīng)分類(lèi)存放于檔案柜中，排列整齊，便于查找。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.做好檔案的防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防鼠等工作，配備必要的消防器材和防蟲(chóng)藥品。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍本單位工作人員因工作需要可查閱、利用檔案；外單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案管理人員根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。查閱者應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案管理室。2.借閱因工作需要借閱檔案的，須填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、用途、借閱時(shí)間等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等，以便統(tǒng)計(jì)和查詢(xún)。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、各部門(mén)負(fù)責(zé)人等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容和價(jià)值。2.參考檔案的保管期限，結(jié)合實(shí)際利用情況，判斷檔案是否仍有保存必要。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限、銷(xiāo)毀原因等。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審批后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案徹底銷(xiāo)毀。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)水管站檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的要求，將檔案的目錄信息和全文數(shù)據(jù)錄入檔案管理信息系統(tǒng)。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）系統(tǒng)安全與保密1.采取有