PAGE成本合約部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)成本合約部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在成本控制、合約管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司成本合約部在項(xiàng)目成本核算、合同簽訂與執(zhí)行、招投標(biāo)文件管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：成本合約部檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映成本合約業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)機(jī)密、敏感信息的檔案嚴(yán)格保密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢和使用。二、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.成本核算檔案：包括項(xiàng)目成本預(yù)算、成本分析報(bào)告、成本臺(tái)賬等。2.合同檔案：涵蓋工程施工合同、采購(gòu)合同、租賃合同等各類合同文件。3.招投標(biāo)檔案：如招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告等。4.結(jié)算檔案：包含工程結(jié)算書、結(jié)算審核報(bào)告等。5.其他檔案：與成本合約業(yè)務(wù)相關(guān)的其他文件資料，如會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)函件等。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式進(jìn)行編號(hào)。2.編號(hào)結(jié)構(gòu)為：[年份][部門代碼][檔案類別代碼][流水號(hào)]。年份：取公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字，如“23”代表2023年。部門代碼：“CB”代表成本合約部。檔案類別代碼：“CH”表示成本核算檔案，“HT”表示合同檔案，“ZB”表示招投標(biāo)檔案，“JS”表示結(jié)算檔案，“QT”表示其他檔案。流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序依次編排，從0001開(kāi)始。3.例如，2023年成本合約部形成的第一份合同檔案編號(hào)為：23CBHT0001。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各崗位人員在業(yè)務(wù)活動(dòng)完成后，應(yīng)及時(shí)將形成的相關(guān)文件資料移交檔案管理人員。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行檔案收集情況的檢查和督促，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。（二）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案目錄。3.去除檔案中的金屬物，對(duì)破損的檔案進(jìn)行修補(bǔ)，確保檔案的整潔和完好。4.按照檔案裝訂要求，將相關(guān)文件資料進(jìn)行裝訂，一般采用左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案整理完成后，檔案管理人員應(yīng)填寫檔案歸檔登記表，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、形成日期、歸檔日期等信息。2.將檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、年度等信息。3.按照檔案存放順序，將檔案盒存放在檔案柜中。（二）保管期限1.成本核算檔案：項(xiàng)目成本預(yù)算、成本分析報(bào)告等保管期限為項(xiàng)目竣工結(jié)算完成后5年。成本臺(tái)賬等保管期限為10年。2.合同檔案：工程施工合同、采購(gòu)合同等保管期限為合同履行完畢后10年。租賃合同等保管期限為租賃期屆滿后5年。3.招投標(biāo)檔案：保管期限為項(xiàng)目結(jié)束后5年。4.結(jié)算檔案：保管期限為永久。5.其他檔案：根據(jù)其重要性和相關(guān)性確定保管期限，一般不少于3年。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和存取。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.建立檔案借閱登記制度，嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。五、檔案借閱與利用（一）借閱范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要可借閱成本合約部檔案。2.外部單位因?qū)徲?jì)、檢查等特殊原因需要查閱檔案的，須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱程序1.填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。2.部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，報(bào)成本合約部負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理人員根據(jù)審批意見(jiàn)，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記表，記錄借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期等信息。4.借閱人憑檔案借閱登記表到檔案庫(kù)房領(lǐng)取檔案。（三）借閱期限1.一般檔案借閱期限不得超過(guò)15個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案或涉及商業(yè)機(jī)密的檔案借閱期限應(yīng)根據(jù)具體情況由成本合約部負(fù)責(zé)人確定，最長(zhǎng)不得超過(guò)7個(gè)工作日。（四）利用要求1.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。2.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在復(fù)印件上注明“復(fù)印件與原件一致”字樣。3.檔案使用完畢后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由成本合約部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。2.審查檔案的內(nèi)容是否已失去保存價(jià)值，如已過(guò)時(shí)效、與現(xiàn)行政策法規(guī)無(wú)關(guān)等。3.檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)破損、缺失嚴(yán)重的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見(jiàn)。2.填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，注明擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)人員在指定地點(diǎn)對(duì)檔案進(jìn)行銷毀，并填寫檔案銷毀登記表，記錄銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀日期等信息。4.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立成本合約部檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、借閱等功能，提高檔案管理的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，如檔案的借閱、歸還、銷毀等信息的錄入。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性