PAGE會(huì)計(jì)檔案保管與銷(xiāo)毀制度各步驟一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案的管理，確保會(huì)計(jì)檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案管理工作。（三）定義會(huì)計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。二、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）會(huì)計(jì)檔案的整理1.會(huì)計(jì)憑證的整理每月終了，會(huì)計(jì)人員應(yīng)將當(dāng)月的記賬憑證按照編號(hào)順序進(jìn)行整理，檢查憑證是否齊全、編號(hào)是否連續(xù)、附件是否完整。將記賬憑證連同所附的原始憑證，按照憑證類(lèi)別和編號(hào)順序，折疊整齊，加具封面、封底，裝訂成冊(cè)，并在裝訂線上加封簽，由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。封面上應(yīng)注明單位名稱(chēng)、年度、月份、憑證種類(lèi)、起訖日期、起訖號(hào)碼、記賬憑證張數(shù)、附件張數(shù)等內(nèi)容。2.會(huì)計(jì)賬簿的整理年度終了，各種賬簿在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般應(yīng)將舊賬集中統(tǒng)一管理。對(duì)于活頁(yè)賬簿，應(yīng)抽出空白賬頁(yè)，再將已使用的賬頁(yè)依次編號(hào)，加具封面、封底，裝訂成冊(cè)，并在裝訂線上加封簽，由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。封面應(yīng)注明單位名稱(chēng)、賬簿名稱(chēng)、年度、賬簿頁(yè)數(shù)等內(nèi)容。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的整理月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按月、季分別整理成冊(cè)，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按年度整理成冊(cè)。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)包括會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)報(bào)表附注和財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)等內(nèi)容。整理時(shí)，應(yīng)確保各項(xiàng)內(nèi)容齊全、完整，并按照規(guī)定的格式和順序進(jìn)行排列。在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告封面上應(yīng)注明單位名稱(chēng)、年度、月份、季度、報(bào)表名稱(chēng)等內(nèi)容，并加蓋單位公章。（二）會(huì)計(jì)檔案的裝訂1.裝訂要求會(huì)計(jì)檔案應(yīng)采用線裝方式裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有壓字、掉頁(yè)等現(xiàn)象。裝訂線應(yīng)位于憑證的左上角，裝訂厚度一般以1.52厘米為宜。對(duì)于紙張面積過(guò)大的原始憑證，如工資表、材料收發(fā)存報(bào)表等，可以按記賬憑證的面積尺寸，先自右向后，再自下向后兩次折疊。注意應(yīng)把憑證的左上角或左側(cè)面讓出來(lái)，以便裝訂后還可以展開(kāi)查閱。對(duì)于紙張面積過(guò)小的原始憑證，如汽車(chē)票、火車(chē)票、飛機(jī)票等，一般不能直接裝訂，可先按一定順序和類(lèi)別排列，再粘在一張同記賬憑證大小相同的白紙上，粘貼時(shí)以膠水為宜。小票應(yīng)分張排列，同類(lèi)同金額的單據(jù)盡量粘在一起，同時(shí)，在一旁注明張數(shù)和合計(jì)金額。如果是板狀票證（如火車(chē)票），可以將票面票底輕輕撕開(kāi)，厚紙板棄之不用。2.裝訂步驟準(zhǔn)備裝訂材料，包括裝訂線、封面、封底、封簽等。將整理好的會(huì)計(jì)檔案放在工作臺(tái)上，對(duì)齊左上角。在裝訂線處打眼，一般打三個(gè)眼，眼距憑證邊緣約1.5厘米。將裝訂線穿過(guò)打好的眼，在憑證背面打結(jié)，將線頭剪齊。用封簽將裝訂線封好，并在封簽處加蓋裝訂人員印章。在封面上填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容，如單位名稱(chēng)、年度、月份、憑證種類(lèi)、起訖日期、起訖號(hào)碼、記賬憑證張數(shù)、附件張數(shù)等。（三）會(huì)計(jì)檔案的保管期限1.會(huì)計(jì)憑證原始憑證、記賬憑證的保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿總賬、明細(xì)賬、日記賬、其他輔助性賬簿的保管期限為30年。固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的保管期限為10年。年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的保管期限為永久。（四）會(huì)計(jì)檔案的保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)，配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防鼠等設(shè)施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全。2.會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類(lèi)存放，按照保管期限、類(lèi)別等進(jìn)行排列，便于查找和管理。（五）會(huì)計(jì)檔案的保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的整理、裝訂、保管等工作，確保會(huì)計(jì)檔案的安全、完整。2.按照規(guī)定的保管期限和保管要求，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行妥善保管，防止會(huì)計(jì)檔案的損壞、丟失。3.建立會(huì)計(jì)檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄會(huì)計(jì)檔案的種類(lèi)、數(shù)量、保管期限、存放地點(diǎn)等信息，并定期進(jìn)行核對(duì)。4.嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)檔案查閱、借閱制度，對(duì)查閱、借閱的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行登記，確保會(huì)計(jì)檔案的安全。5.定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行處理。三、會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱與借閱的范圍1.本公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)經(jīng)本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)。2.外單位人員因工作需要查閱本公司會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)本公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.查閱、借閱會(huì)計(jì)檔案的人員，不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。（二）查閱與借閱的程序1.查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱人員姓名等信息。2.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱會(huì)計(jì)檔案，不得將會(huì)計(jì)檔案帶出保管庫(kù)。如需復(fù)印會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)會(huì)計(jì)檔案保管人員同意，并在《會(huì)計(jì)檔案查閱登記表》上注明復(fù)印內(nèi)容、份數(shù)等信息。3.借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱日期、借閱內(nèi)容、借閱人員姓名、歸還日期等信息，并經(jīng)本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)。4.會(huì)計(jì)檔案保管人員應(yīng)根據(jù)批準(zhǔn)的《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，將會(huì)計(jì)檔案借給借閱人員，并在《會(huì)計(jì)檔案借閱登記表》上登記借閱人員姓名、借閱日期、歸還日期等信息。5.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的歸還日期內(nèi)歸還會(huì)計(jì)檔案，如因特殊原因需要延期歸還的，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。6.會(huì)計(jì)檔案保管人員應(yīng)對(duì)歸還的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。（三）查閱與借閱的注意事項(xiàng)1.查閱、借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)保持安靜，不得在保管庫(kù)內(nèi)吸煙、飲食等。2.查閱、借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)會(huì)計(jì)檔案的安全，不得隨意折疊、拆散、涂改會(huì)計(jì)檔案。3.查閱、借閱會(huì)計(jì)檔案后，應(yīng)及時(shí)將會(huì)計(jì)檔案歸還原位，不得隨意亂放。4.會(huì)計(jì)檔案保管人員應(yīng)對(duì)查閱、借閱會(huì)計(jì)檔案的情況進(jìn)行記錄，并定期進(jìn)行核對(duì)，確保會(huì)計(jì)檔案的安全。四、會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀的條件1.保管期滿(mǎn)的會(huì)計(jì)檔案，除本制度另有規(guī)定外，可以按照規(guī)定程序銷(xiāo)毀。2.保管期滿(mǎn)但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷(xiāo)毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。3.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿(mǎn)的會(huì)計(jì)檔案不得銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀的程序1.由本公司檔案管理部門(mén)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，列明銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。2.公司負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。3.銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門(mén)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。國(guó)家機(jī)關(guān)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門(mén)、審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo)。財(cái)政部門(mén)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo)。4.監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；在銷(xiāo)毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告本公司負(fù)責(zé)人。（三）銷(xiāo)毀的記錄1.會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀后，會(huì)計(jì)檔案保管人員應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)及銷(xiāo)毀記錄整理歸檔，妥善保管。2.會(huì)計(jì)檔案