PAGE司法局執(zhí)法檔案制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強司法局執(zhí)法規(guī)范化建設(shè)，提高執(zhí)法水平，規(guī)范執(zhí)法行為，保障執(zhí)法公正，特制定本執(zhí)法檔案制度規(guī)范。本制度旨在通過建立健全執(zhí)法檔案，全面、客觀、真實地記錄司法局執(zhí)法人員的執(zhí)法活動，為執(zhí)法監(jiān)督、績效考核、責(zé)任追究等提供依據(jù)，促進嚴(yán)格規(guī)范公正文明執(zhí)法。（二）適用范圍本制度適用于司法局全體執(zhí)法人員在履行行政執(zhí)法職責(zé)過程中形成的各類執(zhí)法檔案。包括但不限于行政處罰、行政許可、行政復(fù)議、行政應(yīng)訴等執(zhí)法活動所涉及的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則執(zhí)法檔案的建立、管理和使用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及司法行政相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保執(zhí)法檔案的合法性、規(guī)范性和嚴(yán)肅性。2.客觀真實原則執(zhí)法檔案應(yīng)如實記錄執(zhí)法人員的執(zhí)法行為和過程，不得虛構(gòu)、篡改或隱瞞事實，保證檔案內(nèi)容的真實性和客觀性。3.全面覆蓋原則涵蓋司法局所有執(zhí)法領(lǐng)域和執(zhí)法環(huán)節(jié)，對執(zhí)法活動進行全過程、全方位記錄，確保執(zhí)法檔案的完整性。4.保密性原則對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的執(zhí)法檔案信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、執(zhí)法檔案的內(nèi)容與分類（一）行政處罰檔案1.立案材料包括行政處罰立案審批表、案件來源材料（如舉報信、檢查發(fā)現(xiàn)記錄等）、當(dāng)事人基本信息等。2.調(diào)查取證材料現(xiàn)場檢查筆錄、詢問筆錄、證人證言、鑒定意見、視聽資料、書證、物證等相關(guān)證據(jù)材料。3.案件審核材料案件調(diào)查報告、案件審核意見書、集體討論記錄等，記錄案件審核過程和結(jié)果。4.告知與聽證材料行政處罰事先告知書、當(dāng)事人陳述申辯材料、聽證申請書、聽證通知書、聽證筆錄、聽證報告等。5.處罰決定材料行政處罰決定書、送達回執(zhí)、執(zhí)行情況記錄（如罰款繳納憑證、沒收物品清單等）。6.結(jié)案材料結(jié)案審批表、案件執(zhí)行情況報告等。（二）行政許可檔案1.申請材料行政許可申請書、申請人身份證明、申請事項相關(guān)證明材料等。2.受理材料行政許可受理通知書、不予受理決定書及理由說明等。3.審查材料實地核查記錄、專家評審意見、內(nèi)部審批文件等，記錄許可審查過程。4.決定材料行政許可決定書、準(zhǔn)予許可或不予許可的理由及依據(jù)、送達回執(zhí)等。5.變更與延續(xù)材料行政許可變更申請書、延續(xù)申請書及相關(guān)審查決定材料。6.監(jiān)督檢查材料對被許可人從事行政許可事項活動的監(jiān)督檢查記錄、整改通知書等。（三）行政復(fù)議檔案1.復(fù)議申請材料行政復(fù)議申請書、申請人身份證明、被申請人作出具體行政行為的相關(guān)材料（如決定書、證據(jù)等）。2.受理材料行政復(fù)議受理通知書、不予受理決定書及理由說明等。3.審理材料復(fù)議答復(fù)書、證據(jù)交換記錄、聽證筆錄、調(diào)查取證材料、復(fù)議意見書等。4.決定材料行政復(fù)議決定書、送達回執(zhí)、履行情況記錄等。（四）行政應(yīng)訴檔案1.應(yīng)訴通知材料行政應(yīng)訴通知書、起訴狀副本、答辯狀等。2.證據(jù)材料提交給法院的證據(jù)清單、證據(jù)材料副本等，以及對原告證據(jù)的質(zhì)證意見。3.庭審材料庭審筆錄、代理詞、法院裁判文書等。4.執(zhí)行與反饋材料判決執(zhí)行情況記錄、案件總結(jié)報告等。三、執(zhí)法檔案的建立與歸檔（一）建立要求1.執(zhí)法人員在執(zhí)法活動開始時，應(yīng)同步啟動執(zhí)法檔案的記錄工作，確保執(zhí)法過程與檔案記錄的一致性和連貫性。2.檔案記錄應(yīng)使用規(guī)范的文書格式，語言表達準(zhǔn)確、清晰、簡潔，避免模糊不清或歧義性表述。3.各類執(zhí)法文書應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求制作，由承辦人、審核人、批準(zhǔn)人等簽字確認(rèn)，確保文書的真實性和有效性。（二）歸檔流程1.執(zhí)法活動結(jié)束后，承辦人應(yīng)及時對執(zhí)法過程中形成的各類材料進行整理、分類，確保材料齊全、完整。2.將整理好的材料按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進行編號、裝訂，編制檔案目錄。3.在規(guī)定時間內(nèi)，將裝訂成冊的執(zhí)法檔案移交至檔案管理部門，辦理交接手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)對接收的檔案進行核對、登記，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。四、執(zhí)法檔案的管理與保管（一）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)執(zhí)法檔案的集中統(tǒng)一管理，制定檔案管理制度，明確檔案管理人員職責(zé)。2.檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，熟悉司法行政執(zhí)法業(yè)務(wù)，負(fù)責(zé)執(zhí)法檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱等工作。3.各執(zhí)法業(yè)務(wù)部門應(yīng)配合檔案管理部門做好執(zhí)法檔案的前期收集、整理工作，并對本部門形成的執(zhí)法檔案的真實性、完整性負(fù)責(zé)。（二）保管措施1.設(shè)立專門的執(zhí)法檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案安全。2.對執(zhí)法檔案進行分類存放，按照檔案形成年度、類別等順序排列，便于查找和管理。3.建立執(zhí)法檔案電子數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進行數(shù)字化掃描錄入，實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理，方便檔案查閱和利用。同時，要做好電子檔案的安全防護工作，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或泄露。4.定期對執(zhí)法檔案進行清查、核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理，并做好記錄。五、執(zhí)法檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本局執(zhí)法人員因工作需要查閱執(zhí)法檔案的，應(yīng)填寫《執(zhí)法檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員只能查閱與本人工作相關(guān)的檔案內(nèi)容，不得擅自摘抄、復(fù)制、涂改或損毀檔案。3.因案件復(fù)查、質(zhì)量評查、執(zhí)法監(jiān)督等工作需要查閱執(zhí)法檔案的，由相關(guān)部門提出申請，經(jīng)司法局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序查閱。（二）借閱規(guī)定1.外單位因工作需要借閱本局執(zhí)法檔案的，應(yīng)持單位介紹信，注明借閱目的、范圍和期限，經(jīng)司法局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.本局執(zhí)法人員因特殊原因需要借閱執(zhí)法檔案的，應(yīng)填寫《執(zhí)法檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，限期歸還。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員必須妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損，不得擅自復(fù)制。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。六、執(zhí)法檔案的統(tǒng)計與分析（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.定期對執(zhí)法檔案的數(shù)量、類別、形成時間、涉及案件等進行統(tǒng)計，掌握執(zhí)法檔案的總體情況。2.統(tǒng)計執(zhí)法活動中各類案件的數(shù)量、分布情況，如行政處罰案件的案由、行政許可事項的類別等。3.統(tǒng)計執(zhí)法檔案的查閱、借閱情況，包括查閱和借閱的部門、人員、時間、檔案內(nèi)容等。（二）分析要求1.根據(jù)執(zhí)法檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)，定期對執(zhí)法工作進行分析評估，總結(jié)執(zhí)法經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)存在的問題和不足。2.分析不同執(zhí)法領(lǐng)域、執(zhí)法環(huán)節(jié)的工作特點和規(guī)律，為執(zhí)法決策提供參考依據(jù)。3.通過對執(zhí)法檔案中典型案例的分析，查找執(zhí)法過程中的薄弱環(huán)節(jié)，提出改進措施和建議，不斷提高執(zhí)法水平。七、執(zhí)法檔案的保密與安全（一）保密措施1.嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對執(zhí)法檔案中涉及的國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私信息進行保密管理。2.檔案管理人員應(yīng)與接觸執(zhí)法檔案的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在檔案查閱、借閱過程中，對涉及保密內(nèi)容的檔案應(yīng)采取專門的保密措施，限制查閱范圍，防止信息泄露。（二）安全管理1.加強執(zhí)法檔案保管場所的安全防范工作，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案存放環(huán)境安全。2.定期對檔案保管設(shè)備進行檢查、維護，確保設(shè)備正常運行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致檔案損壞或丟失。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，對可能發(fā)生的火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，明確應(yīng)急處置措施和責(zé)任人員，確保在緊急情況下能夠迅速、有效地保護執(zhí)法檔案安全。八、執(zhí)法檔案的銷毀（一）銷毀條件1.執(zhí)法檔案超過保管期限，且已無保存價值的，可以按照規(guī)定程序進行銷毀。2.因保管不善等原因?qū)е聶n案損壞、變質(zhì)，無法繼續(xù)保存的，經(jīng)鑒定后可以銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對執(zhí)法檔案進行清查，提出擬銷毀檔案清單，報司法局領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)