PAGE檔案保管及庫(kù)房管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的安全與完整，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案保管及庫(kù)房管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。3.方便利用原則：便于檔案的查閱和使用，提高工作效率。二、檔案保管（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案收集范圍包括但不限于公司文件、合同協(xié)議、會(huì)議記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案、技術(shù)資料等各類具有保存價(jià)值的資料。3.對(duì)于重要檔案，應(yīng)在形成后及時(shí)移交檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.檔案整理應(yīng)遵循以下步驟：分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和來(lái)源，將檔案分為不同的類別，如文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案等。編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管，保管期限為15年以下。2.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同研究決定。（四）檔案存放1.檔案應(yīng)存放在專門的庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫(kù)房應(yīng)設(shè)置不同的區(qū)域，分別存放不同類別的檔案，如文書檔案區(qū)、科技檔案區(qū)、會(huì)計(jì)檔案區(qū)等。3.檔案應(yīng)按照編號(hào)順序排列存放，便于查找和管理。（五）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。4.在檔案保管過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或泄密等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。三、庫(kù)房管理（一）庫(kù)房環(huán)境管理1.庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。2.庫(kù)房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.庫(kù)房應(yīng)安裝通風(fēng)設(shè)備，保持空氣流通。4.庫(kù)房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）庫(kù)房安全管理1.庫(kù)房應(yīng)實(shí)行專人管理，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫(kù)房。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫(kù)房管理制度，不得在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、用火、用電等。3.庫(kù)房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。4.檔案管理人員離開(kāi)庫(kù)房時(shí)，應(yīng)關(guān)好門窗，切斷電源，確保庫(kù)房安全。（三）庫(kù)房設(shè)備管理1.庫(kù)房?jī)?nèi)的設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。2.對(duì)于損壞的設(shè)備，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行維修或更換。3.庫(kù)房設(shè)備的使用應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行，不得違規(guī)操作。四、檔案查閱與借閱（一）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱檔案時(shí)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等。4.查閱完畢后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)收回檔案，并對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全和完整。（二）檔案借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員責(zé)任。（三）檔案利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.檔案利用登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）檔案名稱、查閱（借閱）目的、歸還日期等。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查閱。五、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍有保存價(jià)值。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門組成鑒定小組進(jìn)行，鑒定小組應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行全面、客觀、公正的鑒定。3.檔案鑒定結(jié)果應(yīng)形成鑒定報(bào)告，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后存檔。（二）檔案銷毀1.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同監(jiān)督銷毀過(guò)程，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限、銷毀原因、銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、監(jiān)銷人等信息，銷毀清冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查閱。六、檔案統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)定期進(jìn)行，統(tǒng)計(jì)結(jié)果應(yīng)形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表，報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。3.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。（二）檔案移交1.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員變動(dòng)等原因，需要進(jìn)行檔案移交時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度進(jìn)行辦理。2.檔案移交應(yīng)