PAGE檔案制度流程模板圖解法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本檔案制度流程模板圖解法。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)引用1.《中華人民共和國檔案法》2.《機(jī)關(guān)檔案工作條例》3.《企業(yè)檔案管理規(guī)定》4.國家及行業(yè)關(guān)于檔案管理的其他相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范（四）定義與術(shù)語1.檔案：指公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像等材料。2.檔案制度流程模板圖解法：通過繪制詳細(xì)的流程圖和配以清晰的文字說明，直觀展示檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的操作步驟、責(zé)任主體和時(shí)間要求等，以規(guī)范檔案管理工作流程，提高工作效率和質(zhì)量。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門檔案管理工作。3.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研和利用等工作。5.組織開展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工檔案意識(shí)。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.在檔案管理部門的指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作。2.按照檔案管理制度和流程，定期對本部門檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。3.及時(shí)向檔案管理部門報(bào)送本部門檔案管理工作情況和相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。4.協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用工作，提供必要的檔案信息和資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案不受損壞、丟失和泄密。4.熟練掌握檔案檢索工具和利用方法，為檔案利用者提供高效、準(zhǔn)確的服務(wù)。5.參與檔案的鑒定、銷毀等工作，按照規(guī)定程序辦理相關(guān)手續(xù)。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司/組織在經(jīng)營管理、生產(chǎn)活動(dòng)、科研開發(fā)、行政管理等各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、相關(guān)單位發(fā)來的與公司/組織有關(guān)的文件、通知、函件等。3.公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料等。4.公司/組織內(nèi)部的會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)等。5.公司/組織的產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制等方面的文件材料。6.公司/組織的財(cái)務(wù)文件、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。7.公司/組織的人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。8.公司/組織的聲像檔案、電子檔案等其他形式的檔案材料。（二）收集時(shí)間要求1.各部門應(yīng)在文件材料形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將其收集齊全，并移交本部門兼職檔案員進(jìn)行初步整理。2.對于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成收集和整理工作。3.項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將項(xiàng)目相關(guān)文件材料收集齊全，并移交檔案管理部門。（三）收集方式1.主動(dòng)收集：檔案管理人員定期到各部門進(jìn)行檔案收集，了解文件材料形成情況，及時(shí)進(jìn)行收集。2.部門移交：各部門兼職檔案員按照規(guī)定時(shí)間，將本部門收集整理好的檔案移交檔案管理部門。3.特殊情況收集：對于因特殊原因未能及時(shí)移交的檔案，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保檔案的及時(shí)收集。（四）收集注意事項(xiàng)1.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得擅自涂改、偽造或銷毀。2.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并做好備份存儲(chǔ)。3.收集的文件材料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理，便于后續(xù)的整理和歸檔工作。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索和編研等工作。（二）整理步驟1.分類根據(jù)檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等因素，將檔案分為[具體分類名稱，如文書檔案、科技檔案、人事檔案等]。在每一類檔案中，再按照具體事項(xiàng)或主題進(jìn)行二級(jí)分類。2.編號(hào)為每一份檔案或一組檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性。編號(hào)方法可采用數(shù)字編號(hào)法、字母編號(hào)法或數(shù)字與字母混合編號(hào)法等，具體編號(hào)規(guī)則應(yīng)在制度中明確規(guī)定。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)首頁，另一份單獨(dú)成冊，作為檔案檢索工具。4.裝訂對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，避免損壞文件內(nèi)容。5.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、題名、保管期限等信息。檔案盒應(yīng)按照編號(hào)順序排列上架，便于查找和管理。（三）整理要求1.整理檔案時(shí)應(yīng)保持文件材料的原貌，不得隨意剪裁、拼接或涂改。2.對于破損或褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.整理過程中應(yīng)做好記錄，包括整理時(shí)間、整理人員、檔案數(shù)量等信息，以便日后查詢和統(tǒng)計(jì)。五、檔案鑒定（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織檔案管理制度為依據(jù)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。2.堅(jiān)持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素。3.確保鑒定結(jié)果客觀、公正、準(zhǔn)確，避免誤判或漏判。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性：核實(shí)檔案內(nèi)容是否真實(shí)可靠，有無偽造、篡改等情況。2.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全完整，有無缺頁、漏項(xiàng)等問題。3.檔案的準(zhǔn)確性：審查檔案內(nèi)容是否準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)是否真實(shí)可靠。4.檔案的關(guān)聯(lián)性：判斷檔案與公司/組織業(yè)務(wù)活動(dòng)的關(guān)聯(lián)程度，是否具有保存價(jià)值。5.檔案的時(shí)效性：考慮檔案形成時(shí)間和當(dāng)前實(shí)際需求，確定其是否仍具有參考價(jià)值。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：鑒定人員直接審閱檔案內(nèi)容，根據(jù)鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)，對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行判斷。2.集體鑒定法：對于重要檔案或存在爭議的檔案，由鑒定小組進(jìn)行集體討論，形成鑒定意見。3.專家咨詢法：對于專業(yè)性較強(qiáng)的檔案，可咨詢相關(guān)領(lǐng)域的專家，聽取專家意見，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（五）鑒定結(jié)果處理1.保管期限確定：根據(jù)鑒定結(jié)果，確定檔案的保管期限，保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。長期保管的檔案：保管期限為[X]年的檔案，主要是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在一定時(shí)期內(nèi)對公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案。短期保管的檔案：保管期限為[X]年的檔案，主要是反映公司/組織短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對公司/組織有參考價(jià)值的檔案。2.銷毀處理：對于經(jīng)過鑒定確定無保存價(jià)值或保管期限已滿且無繼續(xù)保存必要的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。編制檔案銷毀清冊，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。經(jīng)檔案鑒定小組審核、公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。六、檔案保管（一）保管場所要求1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地點(diǎn)，確保檔案安全。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)施等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）檔案存放方式1.按照檔案的類別、保管期限、編號(hào)順序等進(jìn)行排列存放，便于查找和管理。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用密集架或檔案柜存放，檔案柜應(yīng)排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰。3.對于電子檔案，應(yīng)采用磁盤、磁帶、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲(chǔ)管理。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。（三）保管期限管理1.對保管期限已滿的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行鑒定和處理，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀或延長保管期限。2.定期對檔案保管期限進(jìn)行檢查和核對，確保檔案保管期限的準(zhǔn)確性和合理性。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房、設(shè)備設(shè)施的安全管理。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫登記制度，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案出入庫數(shù)量、日期、借閱人員等信息，并做好記錄。3.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案安全事故發(fā)生。4.定期對檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。對于重大安全隱患，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司/組織領(lǐng)導(dǎo)，并采取有效措施進(jìn)行整改。七、檔案檢索（一）檢索工具建設(shè)1.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，將檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息錄入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)檢索。2.編制檔案檢索指南，詳細(xì)介紹檔案檢索工具的使用方法、檢索途徑和檢索技巧等，便于檔案利用者查詢和利用檔案。3.根據(jù)檔案管理需要，不斷完善檔案檢索工具，增加檢索字段和檢索功能，提高檢索效率和準(zhǔn)確性。（二）檢索途徑1.題名檢索：通過檔案題名進(jìn)行檢索，可快速定位到所需檔案。2.編號(hào)檢索：按照檔案編號(hào)進(jìn)行檢索，適用于已知檔案編號(hào)的情況。3.責(zé)任者檢索：根據(jù)檔案責(zé)任者進(jìn)行檢索，可查找特定人員形成的檔案。4.日期檢索：按照檔案形成日期進(jìn)行檢索，可獲取特定時(shí)間段內(nèi)的檔案。5.關(guān)鍵詞檢索：利用檔案內(nèi)容中的關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，可擴(kuò)大檢索范圍，提高檢索準(zhǔn)確性。（三）檢索服務(wù)1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案檢索工具和檢索方法，為檔案利用者提供準(zhǔn)確、高效的檢索服務(wù)。2.對于檔案利用者提出的檢索需求，應(yīng)認(rèn)真聽取，詳細(xì)記錄，并及時(shí)進(jìn)行檢索和反饋。3.根據(jù)檔案利用者的實(shí)際需求，提供個(gè)性化的檢索服務(wù)，如提供相關(guān)檔案線索、編制專題檔案目錄等。八、檔案編研（一）編研內(nèi)容1.根據(jù)公司/組織發(fā)展需要和檔案利用需求，開展檔案編研工作。編研內(nèi)容可包括公司/組織大事記、重要文件匯編、專題資料集、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)匯編等。2.對檔案中的重要信息進(jìn)行提煉和加工，形成有價(jià)值的編研成果，為公司/組織決策、管理、科研等工作提供參考依據(jù)。（二）編研方法1.選題：根據(jù)公司/組織實(shí)際情況和檔案資源狀況，確定編研選題。選題應(yīng)具有針對性、實(shí)用性和前瞻性。2.選材：從檔案中選取與編研選題相關(guān)的文件材料，并進(jìn)行篩選和整理。選材應(yīng)注重檔案的真實(shí)性、完整性和代表性。3.編纂：按照一定的體例和格式，對選取的檔案材料進(jìn)行編纂，形成編研成果初稿。編纂過程中應(yīng)注意語言規(guī)范、邏輯清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確。4.審核：編研成果初稿完成后，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括編研成果的內(nèi)容準(zhǔn)確性、體例規(guī)范性、語言表達(dá)等方面。審核通過后，方可正式出版或使用。（三）編研成果利用1.將編研成果提供給公司/組織內(nèi)部各部門，作為工作參考資料，為公司/組織決策、管理、科研等工作提供支持。2.根據(jù)編研成果的性質(zhì)和特點(diǎn)，通過內(nèi)部刊物、網(wǎng)站、會(huì)議等形式進(jìn)行宣傳和推廣，提高編研成果的影響力和利用率。3.鼓勵(lì)員工積極參與檔案編研工作，對在編研工作中表現(xiàn)突出的個(gè)人或部門給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。九、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司/組織外部單位因履行法定職責(zé)或合作需要查閱、借閱檔案。3.個(gè)人因合法權(quán)益需要查閱、借閱與其相關(guān)的檔案。（二）利用流程1.申請：檔案利用者填寫檔案利用申請表，注明利用目的、利用檔案名稱、數(shù)量、利用時(shí)間等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.審批：檔案管理部門對檔案利用申請表進(jìn)行審核，根據(jù)檔案利用范圍和審批權(quán)限，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱：經(jīng)審批同意后，檔案利用者憑有效證件到檔案管理部門查閱檔案。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定為檔案利用者提供必要的服務(wù)，并做好查閱記錄。4.借閱：如需借閱檔案，檔案利用者應(yīng)與檔案管理部門簽訂檔案借閱協(xié)議，明確借閱期限、歸還時(shí)間、保管責(zé)任等事項(xiàng)。檔案管理人員應(yīng)按照協(xié)議要求辦理借閱手續(xù)，并將檔案交付借閱者。5.歸還：檔案利用者應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還借閱的檔案。檔案管理人員在接收歸還檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與檔案利用者溝通解決。（三）利用注意事項(xiàng)1.檔案利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度和利用流程，不得擅自涂改、偽造、轉(zhuǎn)借、復(fù)印檔案。2.查閱、借閱檔案時(shí)，