PAGE寺院檔案管理制度及流程一、總則（一）目的為加強(qiáng)寺院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于寺院各部門及全體教職人員、工作人員在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義寺院檔案是指寺院在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：寺院檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映寺院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案的完整性。3.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查閱和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置寺院設(shè)立專門的檔案管理室，配備專職檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定寺院檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)寺院各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，為檔案利用提供便利。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱和利用服務(wù)工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后組織銷毀。6.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。7.組織開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體人員的檔案意識(shí)。三、檔案分類及編號(hào)（一）檔案分類寺院檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括寺院行政事務(wù)管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理等方面的文件材料。2.教務(wù)管理類：涵蓋寺院教務(wù)活動(dòng)組織、教義闡釋、法會(huì)安排、僧眾教育等相關(guān)檔案。3.法務(wù)活動(dòng)類：涉及寺院法務(wù)案件處理、法務(wù)咨詢、法務(wù)文書等檔案。4.文化活動(dòng)類：包含寺院文化建設(shè)、文化交流、文化活動(dòng)策劃與實(shí)施等方面的記錄。5.基本建設(shè)類：有關(guān)寺院建筑工程、修繕工程、設(shè)施設(shè)備購(gòu)置等項(xiàng)目的檔案。6.捐贈(zèng)資助類：記錄寺院接受捐贈(zèng)資助的相關(guān)文件、協(xié)議、資金使用等情況。7.歷史資料類：寺院歷史沿革、大事記、重要人物事跡等方面的檔案。8.其他類：不屬于上述分類的其他有保存價(jià)值的檔案。（二）檔案編號(hào)編制檔案編號(hào)采用層次分類編號(hào)法，具體如下：1.一級(jí)類目代碼：用大寫字母表示各大類，如“A”代表行政管理類，“B”代表教務(wù)管理類等。2.二級(jí)類目代碼：在一級(jí)類目代碼后用兩位數(shù)字表示二級(jí)類目，如“A01”表示行政事務(wù)管理，“B02”表示教義闡釋等。3.三級(jí)類目代碼：在二級(jí)類目代碼后用兩位數(shù)字表示三級(jí)類目，如“A0101”表示行政公文，“B0203”表示講經(jīng)記錄等。4.案卷編號(hào)：在三級(jí)類目下按順序依次編號(hào)，如“A0101001”“B0203002”等。四、檔案收集（一）收集范圍1.寺院各部門在工作中形成的各類文件、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.教務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的講經(jīng)稿、法會(huì)資料、僧眾學(xué)習(xí)記錄等。3.法務(wù)活動(dòng)中的案件卷宗、法律咨詢意見(jiàn)、法務(wù)文書等。4.文化活動(dòng)的策劃方案、活動(dòng)總結(jié)、宣傳資料等。5.基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.捐贈(zèng)資助的相關(guān)協(xié)議、捐贈(zèng)憑證、資金使用報(bào)告等。7.寺院歷史資料的原始記錄、口述資料、照片、影像等。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其真實(shí)性、完整性和可讀性，并按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行保存。4.收集的文件材料應(yīng)定期移交檔案管理部門，交接時(shí)應(yīng)辦理交接手續(xù)。五、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接，便于檔案的保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照檔案分類方案對(duì)收集的文件材料進(jìn)行分類。2.組卷：將同一類別的文件材料按照一定的原則和方法組成案卷。一般應(yīng)按照文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行組卷，使案卷內(nèi)文件材料具有一定的系統(tǒng)性和關(guān)聯(lián)性。3.編目：在案卷內(nèi)編制卷內(nèi)文件目錄，包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目。同時(shí)，編制案卷封面，填寫案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限等內(nèi)容。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保案卷整齊、牢固。六、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的檔案，在次年上半年完成歸檔。2.對(duì)于一些重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.將符合歸檔要求的檔案按照編號(hào)順序裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫相關(guān)信息。3.將檔案盒存放在檔案庫(kù)房的相應(yīng)位置，并建立檔案存放索引，便于查找。七、檔案保管（一）保管場(chǎng)所檔案庫(kù)房應(yīng)具備良好的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件，保持適宜的溫度和濕度。庫(kù)房應(yīng)安裝防火、防盜報(bào)警裝置，配備滅火設(shè)備和防蟲、防鼠藥品。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案架上，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于重要的聲像檔案，應(yīng)采用光盤、磁帶等介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并注明檔案內(nèi)容、拍攝時(shí)間、拍攝地點(diǎn)等信息。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：反映寺院歷史沿革、重大事件、重要人物事跡等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案，主要是寺院一般性工作活動(dòng)中形成的重要檔案。3.短期保管的檔案：保管期限為1年至15年的檔案，主要是寺院日常工作中形成的一般性檔案。（四）檔案清查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。2.在清查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。同時(shí)，應(yīng)填寫檔案清查登記表，記錄清查情況。八（文檔字?jǐn)?shù)限制，此處八的內(nèi)容未完整呈現(xiàn)，可根據(jù)實(shí)際需求補(bǔ)充完整）九、檔案利用（一）利用范圍寺院內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可查閱相關(guān)檔案。外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱檔案的，須經(jīng)寺院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。查閱時(shí)，利用者應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損檔案，按時(shí)歸還檔案。（三）利用限制1.涉及寺院機(jī)密的檔案，未經(jīng)寺院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱、借閱和傳播。2.對(duì)檔案的利用應(yīng)遵循保護(hù)寺院權(quán)益和聲譽(yù)的原則，不得利用檔案從事?lián)p害寺院利益的活動(dòng)。十、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和寺院主管領(lǐng)導(dǎo)組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.檔案管理人員對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行初步審查，并提出鑒定意見(jiàn)。2.檔案鑒定小組對(duì)檔案管理人員提出的鑒定意見(jiàn)進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的實(shí)際情況確定檔案的存毀。3.對(duì)確定銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的題名、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息。（四）銷毀程序1.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)寺院主管