PAGE商業(yè)銀行檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強商業(yè)銀行檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，提高檔案利用效率，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本行實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本行各部門及所屬分支機構(gòu)在業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案，包括但不限于會計檔案、信貸檔案、行政檔案、業(yè)務(wù)合同檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。本行檔案工作實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由綜合管理部門負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作。2.真實完整原則。檔案應(yīng)如實反映業(yè)務(wù)活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.分類科學(xué)原則。按照檔案的形成領(lǐng)域、性質(zhì)和特點，進行科學(xué)分類，便于管理和查找利用。4.安全保密原則。采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理。二、檔案管理職責(zé)分工（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本行檔案管理制度并組織實施。2.負責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案管理工作。3.負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等日常管理工作。4.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動中形成檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向綜合管理部門移交。2.配合綜合管理部門做好檔案的鑒定、銷毀和利用等工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)信息和資料。3.明確一名兼職檔案管理人員，負責(zé)本部門檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)，確保檔案工作的順利開展。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認真貫徹執(zhí)行檔案管理制度，嚴格遵守檔案管理工作流程，確保檔案管理工作規(guī)范有序。2.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等具體工作，保證檔案的質(zhì)量。3.妥善保管檔案，做好檔案庫房的安全管理工作，定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全完整。4.按照規(guī)定的程序和方法，對檔案進行鑒定，提出檔案銷毀意見，經(jīng)批準后組織實施檔案銷毀工作。5.積極開展檔案利用工作，為業(yè)務(wù)部門和其他需要查閱檔案的人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，做好檔案查閱、借閱登記等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.會計檔案：包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、銀行對賬單、余額調(diào)節(jié)表等。2.信貸檔案：涵蓋貸款申請、調(diào)查評估、審批、發(fā)放、管理、回收等全過程形成的文件資料，如借款合同、擔(dān)保合同、評估報告、貸后檢查記錄等。3.行政檔案：涉及本行行政管理活動中的各類文件，如上級文件、本行發(fā)文、會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)、人事檔案等。4.業(yè)務(wù)合同檔案：包括各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、意向書等。5.其他檔案：如審計檔案、法律事務(wù)檔案、信息技術(shù)檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時將本部門形成的檔案收集齊全，不得遺漏。2.檔案應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、缺頁等情況，應(yīng)進行修復(fù)或補充。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息，確保電子檔案的真實性和可讀性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的類別進行分類，如會計檔案分為憑證類、賬簿類等；信貸檔案按貸款項目進行分類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案架或檔案柜中，排列有序，并建立相應(yīng)的標識。2.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、專人保管等。（三）保管期限1.會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。2.信貸檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)貸款業(yè)務(wù)的性質(zhì)和風(fēng)險程度確定，一般自貸款結(jié)清后至少保存5年。3.行政檔案、業(yè)務(wù)合同檔案等其他檔案的保管期限根據(jù)相關(guān)規(guī)定和實際情況確定。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄一致。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補救措施。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門牽頭，業(yè)務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員參加。鑒定工作小組負責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出檔案銷毀意見。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實利用價值等因素進行鑒定。2.對保管期限已滿且確無保存價值的檔案，可提出銷毀意見；對仍有保存價值的檔案，應(yīng)延長保管期限。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組提出檔案銷毀清單，經(jīng)本行分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可組織實施銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認。3.對已銷毀的檔案，應(yīng)在檔案目錄和相關(guān)登記簿上注明銷毀日期和銷毀情況。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本行內(nèi)部各部門因業(yè)務(wù)工作需要查閱檔案。2.司法機關(guān)、監(jiān)管部門等依法查閱檔案。3.經(jīng)本行批準，外部單位或個人因特定事由查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.本行內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。2.司法機關(guān)、監(jiān)管部門等依法查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，經(jīng)本行法律合規(guī)部門審核后，由綜合管理部門提供查閱服務(wù)。3.外部單位或個人查閱檔案，應(yīng)提交查閱申請函，說明查閱目的和范圍，經(jīng)本行分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）利用方式1.查閱紙質(zhì)檔案時，應(yīng)在檔案查閱室進行，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.查閱電子檔案時，應(yīng)使用綜合管理部門提供的專用設(shè)備和軟件，在指