PAGE項(xiàng)目業(yè)主方檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)項(xiàng)目業(yè)主方檔案管理，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)營(yíng)及后期維護(hù)提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于[公司/組織名稱]作為項(xiàng)目業(yè)主方所負(fù)責(zé)的各類建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，包括但不限于工程項(xiàng)目、科研項(xiàng)目、產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目等。（三）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28）等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定。（四）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則成立項(xiàng)目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)項(xiàng)目檔案管理工作。各部門及項(xiàng)目參與單位負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)檔案的收集、整理、歸檔工作，并接受檔案管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)。2.完整準(zhǔn)確原則確保項(xiàng)目從策劃、立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試到竣工驗(yàn)收等全過程形成的各類文件材料齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，能夠全面反映項(xiàng)目建設(shè)情況。3.同步管理原則項(xiàng)目檔案管理工作與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度同步，做到文件材料的形成、積累、整理與項(xiàng)目建設(shè)工作緊密結(jié)合，及時(shí)歸檔。4.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，科學(xué)分類、編號(hào)和存儲(chǔ)，提高檔案檢索和利用效率，滿足項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)營(yíng)及相關(guān)人員對(duì)檔案信息的需求。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善項(xiàng)目檔案管理實(shí)施細(xì)則。2.負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，定期對(duì)項(xiàng)目檔案管理情況進(jìn)行檢查和評(píng)估。3.負(fù)責(zé)接收、整理、保管和提供利用項(xiàng)目各類檔案，建立健全項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。4.組織開展項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高項(xiàng)目參與人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。5.參與項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，對(duì)項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審查，出具檔案驗(yàn)收意見。（二）項(xiàng)目建設(shè)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的文件材料的收集、整理、歸檔工作，并按規(guī)定向檔案管理部門移交。2.督促、指導(dǎo)項(xiàng)目各參建單位做好項(xiàng)目檔案管理工作，確保項(xiàng)目檔案與項(xiàng)目建設(shè)同步推進(jìn)。3.在項(xiàng)目建設(shè)過程中，及時(shí)向檔案管理部門反饋檔案管理工作中存在的問題，并協(xié)助解決。（三）項(xiàng)目設(shè)計(jì)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件及相關(guān)資料的收集、整理、歸檔工作，并按合同要求向項(xiàng)目業(yè)主方提交完整的設(shè)計(jì)檔案。2.配合項(xiàng)目業(yè)主方及檔案管理部門做好設(shè)計(jì)變更文件的整理和歸檔工作，確保設(shè)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性和完整性。（四）項(xiàng)目施工單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)施工過程中形成的各類文件材料的收集、整理、歸檔工作，包括施工技術(shù)文件、施工管理文件、物資設(shè)備文件、工程質(zhì)量驗(yàn)收文件等。2.按照項(xiàng)目業(yè)主方和檔案管理部門的要求，及時(shí)將施工檔案移交歸檔，并對(duì)檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。3.在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，完成施工檔案的自查自糾工作，對(duì)存在的問題及時(shí)整改。（五）項(xiàng)目監(jiān)理單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)監(jiān)理過程中形成的監(jiān)理文件的收集、整理、歸檔工作，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。2.對(duì)項(xiàng)目施工單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，審核施工單位提交的檔案資料，并簽署審核意見。3.協(xié)助項(xiàng)目業(yè)主方做好項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作，提供監(jiān)理過程中形成的相關(guān)檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目選址意見書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.設(shè)計(jì)文件包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更通知、設(shè)計(jì)交底記錄等。3.施工文件包括施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程測(cè)量記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄等。4.監(jiān)理文件包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、監(jiān)理通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單等。5.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。6.其他文件包括項(xiàng)目建設(shè)過程中的各類合同協(xié)議、往來信函、會(huì)議記錄、招投標(biāo)文件、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等。（二）收集要求1.項(xiàng)目各參與單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號(hào)規(guī)范，便于保管和利用。（四）整理方法1.按照項(xiàng)目前期、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等階段進(jìn)行分類。2.每個(gè)階段的文件材料按照文件性質(zhì)、時(shí)間順序等進(jìn)行組卷，卷內(nèi)文件排列應(yīng)有序。3.對(duì)紙質(zhì)文件應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、編目，編制卷內(nèi)目錄、備考表等；對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，并進(jìn)行命名和標(biāo)注。4.竣工圖應(yīng)與施工圖進(jìn)行核對(duì)，對(duì)變更部分進(jìn)行修改補(bǔ)充，并加蓋竣工圖章。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目各參與單位應(yīng)在項(xiàng)目階段性工作完成后或文件材料形成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，向項(xiàng)目業(yè)主方檔案管理部門移交檔案。2.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，施工單位應(yīng)在[具體時(shí)間]內(nèi)將全部施工檔案移交歸檔，監(jiān)理單位應(yīng)在[具體時(shí)間]內(nèi)將監(jiān)理檔案移交歸檔。（二）歸檔程序1.項(xiàng)目各參與單位整理好檔案后，填寫檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案退回原單位進(jìn)行整改。3.審核合格的檔案辦理正式歸檔手續(xù)，檔案管理部門將檔案移交清單一份留存，一份返還移交單位。（三）保管期限1.項(xiàng)目檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告等。3.長(zhǎng)期保管的檔案主要包括項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件等，保管期限為[具體年限]。4.短期保管的檔案主要包括項(xiàng)目建設(shè)過程中的一般性文件，保管期限為[具體年限]。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理；對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)營(yíng)及維護(hù)過程中需要查閱項(xiàng)目檔案的相關(guān)人員。2.政府有關(guān)部門、審計(jì)機(jī)構(gòu)、司法機(jī)關(guān)等因工作需要查閱項(xiàng)目檔案的。3.其他經(jīng)項(xiàng)目業(yè)主方批準(zhǔn)需要查閱項(xiàng)目檔案的單位或個(gè)人。（二）利用方式1.查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案供查閱，并做好查閱登記工作。查閱登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、查閱目的等。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守借閱期限，到期歸還。如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)制、摘錄、拍照檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立項(xiàng)目檔案鑒定小組，由檔案管理部門、項(xiàng)目建設(shè)部門、項(xiàng)目設(shè)計(jì)單位、項(xiàng)目施工單位、項(xiàng)目監(jiān)理單位等相關(guān)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案保管期限表，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍有保存價(jià)值。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)從檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性以及對(duì)項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)營(yíng)和維護(hù)的參考作用等方面進(jìn)行綜合評(píng)估。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，形成檔案鑒定報(bào)告，提出存毀意見。2.經(jīng)項(xiàng)目業(yè)主方領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對(duì)確無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、卷號(hào)（或電子文件編號(hào)）、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目業(yè)主方領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，確保檔案銷毀徹底。七、檔案信息化管理（一）建設(shè)目標(biāo)建立項(xiàng)目業(yè)主方檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、管理、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案的信息錄入，包括文件編號(hào)、題名、日期、來源、保管期限等。2.檔案存儲(chǔ)功能對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立索引數(shù)據(jù)庫(kù)，方便快速檢索和查詢。3.檔案檢索功能提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、文件類型、保管期限等進(jìn)行檢索，滿足用戶多樣化的檢索需求。4.檔案利用功能支持檔案在線查閱、下載、打印等功能，同時(shí)記錄用戶利用檔案的相關(guān)信息。5.權(quán)限管理功能設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。（三）數(shù)據(jù)管理1.建立檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)