PAGE公司檔案管理制度及工作流程一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度及工作流程。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、分支機構(gòu)的檔案管理工作。（三）定義1.檔案：指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等。2.檔案管理：指對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等工作的全過程管理。（四）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面收集，涵蓋公司各項工作的各個方面。4.安全性原則：確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負責(zé)公司檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等日常工作。2.制定檔案管理制度和工作流程，并組織實施。3.對各部門檔案管理工作進行監(jiān)督和檢查，指導(dǎo)兼職檔案員開展工作。4.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。5.參與檔案的鑒定和銷毀工作，確保檔案的安全和有效利用。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交等工作。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的鑒定、統(tǒng)計、利用等工作。三、檔案的收集（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件。2.公司各項規(guī)章制度、會議記錄、決議等。3.公司業(yè)務(wù)活動中形成的合同、協(xié)議、訂單、報表等。4.公司人事檔案、財務(wù)檔案、審計檔案等。5.公司工程建設(shè)、科研項目等相關(guān)檔案。6.公司對外宣傳、交流活動中形成的資料。7.其他具有保存價值的文件和資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.檔案收集應(yīng)遵循真實性、完整性原則，不得遺漏重要文件和資料。3.對收集到的檔案應(yīng)進行初步整理，確保檔案的清晰、整潔。（三）收集時間1.日常工作中形成的檔案應(yīng)及時收集，定期移交至檔案管理部門。2.重大活動、項目結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將檔案收集整理后移交至檔案管理部門。四、檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（二）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案等類別。2.編號：對每一份檔案進行編號，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。（三）整理流程1.檔案管理人員接收各部門移交的檔案后，進行初步審核。2.按照整理原則和方法，對檔案進行分類、編號、編目等整理工作。3.將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標注相關(guān)信息。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器等。2.定期對保管設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備的正常運行。（三）保管要求1.將整理好的檔案按照類別、年度、保管期限等順序排列上架，便于查找和利用。2.建立檔案保管臺賬，記錄檔案的入庫、出庫、保管期限等信息。3.定期對檔案進行清查和核對，確保檔案的賬實相符。4.對電子檔案應(yīng)進行備份，并存儲在安全的存儲介質(zhì)上，定期進行檢查和維護。六、檔案的鑒定（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定，對檔案進行科學(xué)鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案管理人員等組成，負責(zé)檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，確定其價值。2.分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判定其價值。（四）鑒定標準1.重要的、具有長期保存價值的檔案應(yīng)列為永久保管。2.一般重要的、在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案應(yīng)列為定期保管，定期保管期限分為30年、10年。3.不具有保存價值的檔案應(yīng)予以銷毀。（五）鑒定流程1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行清理，提出鑒定意見。2.檔案鑒定小組對檔案管理部門提出的鑒定意見進行審核，形成鑒定報告。3.根據(jù)鑒定報告，對確無保存價值的檔案進行銷毀處理。七、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案的鑒定、銷毀等情況。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進行記錄和統(tǒng)計。2.利用檔案管理軟件，對檔案信息進行自動化統(tǒng)計分析。（三）統(tǒng)計要求1.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準確、及時、完整，不得虛報、瞞報。2.定期對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析和總結(jié)，為檔案管理決策提供依據(jù)。八、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)利用原則，嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定。2.服務(wù)公司發(fā)展原則，為公司各項工作提供有力的檔案支持。3.確保安全原則，在利用檔案過程中確保檔案的安全和保密。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司外部單位因業(yè)務(wù)往來、合作等需要查閱檔案。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)等因辦案、執(zhí)法等需要查閱檔案。（三）利用流程1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。4.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，并遵守檔案查閱的相關(guān)規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案。s.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對檔案進行檢查，確保檔案的完整和安全。（四）檔案的借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。4.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對檔案進行檢查，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。（五）檔案的復(fù)制1.因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息。2.《檔案復(fù)制申請表》經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審批后，辦理復(fù)制手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)按照審批意見，對檔案進行復(fù)制，并做好復(fù)制登記工作。4.復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明復(fù)制日期。九、檔案的保密（一）保密制度1.建立健全檔案保密制度，明確檔案保密責(zé)任。2.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)秘密等重要檔案，應(yīng)采取嚴格的保密措施。（二）保密措施1.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。2.對檔案管理人員進行保密培訓(xùn)，提高保密意識。3.在檔案利用過程中，嚴格控制查閱范圍和審批程序，防止檔案泄密。4.對電子檔案應(yīng)采取加密存儲、訪問控制等安全措施，防止電子檔案泄密。（三）泄